La planificación de recursos humanos (RRHH) consiste en racionalizar y optimizar la estructura humana de la organización, para prevenir necesidades futuras mediante la aplicación de criterios de rentabilidad, y permitir a la organización contar con el número de personas necesarias en cada momento, con las calificaciones requeridas y en los puestos de trabajo adecuados. Para ello, la organización ha de proveer flujos de RRHH:

Flujos de RRHH

• Hacia dentro de la organización: reclutamiento, selección, incorporación, socialización, etc.
• Su desarrollo y evolución dentro de la misma: formación, desarrollo, crecimiento profesional, carrera, promociones, etc.
• Hacia el exterior de la misma: bajas, jubilaciones, etc.

Consecuencias de una mala planificación de RRHH

Si no se realiza una correcta planificación de RRHH, la organización tendrá problemas:

• Personal excedentario: que no tiene ocupación, por lo que genera costes sin contraprestación: pérdida de rentabilidad.
• Déficit de RRHH: provoca incapacidad y retraso en la actividad laboral, pérdida de beneficios económicos y sociales.

Planificación de RRHH (P.R.H.)

Antes de planificar es necesario tomar medidas de ajuste interno para proceder a la clarificación de necesidades:

1. Optimización de plantilla o eficiencia administrativa.
2. Analizar la estructura humana de la que se dispone.

2.A) Optimización de la Plantilla

• Tiempo básico de producción: tiempo necesario para obtener una unidad de producto o prestar un servicio si el diseño previo fuese correcto, el método de elaboración fuese el adecuado y se desarrollara sin ninguna pérdida de tiempo.
  • Tiempo productivo directo
  • Tiempo productivo indirecto
  • Tiempo improductivo imputable a la organización
  • Tiempo improductivo imputable al empleado
• Tiempo productivo directo: tiempo que dedica una persona a las tareas normalmente establecidas para un puesto.
• Tiempo productivo indirecto: tiempo que dedica una persona a las tareas necesarias para las funciones directas del puesto, pero que no son esenciales, ni constituyen la razón de ser de ese puesto.
• Tiempo improductivo imputable a la organización: Tiempo adicional por errores, deficiencias o defectos de diseño en el producto, en el proceso, por deficiencias en el método de prestación o elaboración, por una mala organización y planificación de la producción.
• Tiempo improductivo imputable al empleado: absentismo, faltas de puntualidad, ausencias injustificadas, lentitud en el trabajo.

¿Cómo mejorar la optimización de la plantilla?

• Reduciendo la importancia de tareas preparatorias:
  • Orientar la actividad hacia los resultados.
  • Diseñar sistemas de información y mejorar los procesos de trabajo, etc.
• Reduciendo tiempos improductivos:
  • Mejorando los niveles de absentismo, índices de impuntualidad, etc.
  • Eliminar errores, duplicidades, cuellos de botella, etc.
  • Reducir tiempos muertos, etc.

2.B) Análisis de la Organización Humana

Se trata de analizar si la organización cuenta con la estructura humana óptima:

1. Estructura socio-demográfica de la fuerza de trabajo:
   • Edad, sexo, formación, experiencia profesional, antigüedad en el puesto, jornada laboral.
2. Estructura de los puestos actuales:
   • Denominación del puesto.
   • Carácter instrumental o finalista.
   • Régimen estatuario de los puestos:
     • Funcionarial, laboral o eventual.
     • Grupo y escala.

3. Previsión de las Necesidades de Recursos Humanos

• Se trata de calcular de modo aproximado la fuerza de trabajo que se necesitará en un futuro.
• Factores que influyen:
  • Del entorno: variaciones en la demanda, cambios sociales, cambios políticos, cambios de legislación, etc.
  • De la organización: objetivos a corto plazo (c/p) y a largo plazo (l/p): nuevos productos, cambios en la gestión, etc.
  • Vegetativos: bajas por el transcurso del tiempo (jubilación), hechos fortuitos (fallecimientos, accidentes, maternidad), decisiones voluntarias del trabajador o la organización (excedencias, bajas voluntarias y despidos).

3.A) Previsión de las Necesidades de RRHH a Corto Plazo

• Es aquella que considera la evolución de la plantilla afectada exclusivamente por los determinantes de tipo vegetativo.
• Parte del conocimiento cuantificado de las variaciones normales de la plantilla.
• Etapas:
  1. Plantilla existente a principio de año.
  2. Reincorporaciones.
  3. Bajas: excedencias, jubilaciones, etc.
  4. Cálculo plantilla prevista a final de año.
  5. Plantilla teórica necesaria para el año.
  6. Necesidades de personal.

3.B) Previsión de las Necesidades de Recursos Humanos a Largo Plazo

• Permite establecer el marco en que se integrará el corto plazo previsión deslizante: las modificaciones a corto plazo permiten redefinir año a año las previsiones a medio plazo (m/p) y largo plazo.
• Existen dos grupos de técnicas:
  • Cuantitativas: extrapolación de tendencias, métodos de regresión, programación lineal, etc.
  • Cualitativas: técnica Delphi.

4. La Flexibilidad y su Planificación

• Es la capacidad que tienen las organizaciones para adaptarse con rapidez a los cambios que se producen en su entorno.
• Instrumentos de flexibilización en la jornada de trabajo:
  • Horas extras.
  • Trabajo a tiempo parcial.
  • Jornada diaria/semanal flexible.
  • Horas complementarias compensadas con tiempo libre.
  • Cómputo anual de la jornada.
  • Trabajo a turnos.
  • Diseño del plan de vacaciones.
• Flexibilización del puesto de trabajo y de las competencias:
  • Trabajo compartido: Job sharing y Jubilación a relevo.
  • Flexibilización de competencias: empleados polivalentes, de sustitución, etc.
  • Flexibilización en el contenido del trabajo: puestos multitarea, asignación a puestos temporales, etc.
  • Flexibilización en el lugar de trabajo: teletrabajo, movilidad entre diferentes centros de trabajo.
• Planificación flexible de efectivos:
  • Redistribución de efectivos.
  • Bolsa de trabajo interna.
• Planificación flexible de la movilidad:
• Planificación flexible en las formas de gestión: automatización mediante cajeros automáticos, instancias y solicitudes mediante correo electrónico, etc.
• Externalización de servicios.