Proceso de Recepción de Mercancías en el Almacén
La recepción de mercancías es un proceso crítico en la gestión de almacenes que involucra la llegada de los productos desde el transportista hasta las instalaciones del comprador. Este proceso implica varios aspectos clave, como la planificación de recursos (humanos y materiales), la coordinación de fechas y horarios de llegada, y la estimación de los tiempos de descarga.
Fases del Proceso de Recepción
- Recepción de la Mercancía: El vendedor (o su transportista) entrega la mercancía al comprador. Esta fase genera una serie de tareas y documentos que involucran tanto al vendedor (que envía) como al comprador (que recibe).
- Descarga de la Mercancía: Una vez recibida, la mercancía se descarga. Durante este proceso, se realiza una inspección visual externa para identificar posibles daños o deterioros. Se pueden utilizar equipos como carretillas y transpaletas.
- Inspección de la Mercancía: Si se detectan daños durante la descarga, se deben anotar en la carta de portes. Además, se realiza un control y recuento exhaustivo para verificar que la mercancía coincide con el pedido.
Controles en la Recepción
- Control Cuantitativo: Se realiza un recuento físico de los bultos recibidos para verificar las cantidades.
- Control Cualitativo: Se verifica el estado de la mercancía y su calidad, comprobando que se ajusta a lo solicitado (tallas, tamaños, etc.). En casos de grandes volúmenes, este control puede ser aleatorio.
- Anotación en el Registro de Entrada: Se registra la entrada de la mercancía para garantizar un control preciso del stock.
Ubicación de la Mercancía
La ubicación de la mercancía en el almacén debe considerar varios factores:
- Maximización del Espacio: Aprovechar al máximo la superficie disponible.
- Manipulación: Ubicar la mercancía de forma que se minimicen los costes de manipulación.
- Recorridos del Personal: Reducir las distancias que deben recorrer los operarios.
- Seguridad: Garantizar la seguridad de los operarios, la mercancía y las instalaciones.
- Compatibilidad: Evitar almacenar mercancías incompatibles juntas.
- Tamaño y Peso de la Mercancía: Considerar las dimensiones y el peso de los artículos (los más pesados en zonas bajas).
- Características de Conservación: Algunos productos requieren condiciones especiales de conservación (cámaras frigoríficas, temperatura y humedad constantes).
- Caducidad: Los productos perecederos deben colocarse de manera que se acceda primero a los que caducan antes.
Tipos de Incidencias en la Recepción
Incidencias Durante la Descarga
Si se detectan anomalías durante la descarga, se deben registrar en la carta de portes. Los productos rechazados se devuelven al origen, y los gastos suelen correr a cargo del proveedor o transportista, si son responsables.
Incidencias Después de la Descarga
Se revisa la mercancía para detectar posibles fallos de calidad o cantidad. Se debe comunicar al proveedor por escrito y anotar en el albarán. El proveedor debe retirar y sustituir la mercancía defectuosa, rectificar la factura (si se ha emitido) y asumir los gastos generados.
Hoja de Recepción
La hoja de recepción es un documento interno que registra las entradas de mercancías. Sirve para controlar las mercancías solicitadas, las recibidas y el cumplimiento de los plazos de entrega.
Características:
- Documento interno de la empresa.
- Se realiza por escrito.
- Incluye información como el número de albarán, el número de pedido, la descripción y las unidades solicitadas y recibidas, e información sobre la calidad.
Pérdida Desconocida
La pérdida desconocida es la cantidad de dinero que pierden las empresas, principalmente durante la cadena de suministro o en la tienda/almacén. Se debe a:
- Hurto Externo: Pérdidas causadas por personas ajenas a la empresa.
- Hurto Interno: Pérdidas causadas por empleados de la empresa.
- Errores de Gestión: Pérdidas por fallos no intencionados en la gestión.
Cálculo de la Pérdida Desconocida:
Pérdida Desconocida = Inventario Teórico (Existencias Iniciales + Entradas - Salidas) - Inventario Real (Valor del Recuento Físico del Stock)
Fuentes de Error en la Pérdida Desconocida
- Errores en el Inventario Teórico: Duplicidad de ventas, confusión de códigos de artículos, mala interpretación de albaranes, devoluciones de productos, cambios en los precios, recepción o expedición errónea de productos, autoconsumo.
- Errores en el Inventario Físico: Mala ubicación y desorden en el almacén, duplicidad de productos en diferentes zonas, fallos en los recuentos de productos.
Medidas de Control de la Pérdida Desconocida
Una vez identificado el problema, se deben aplicar medidas correctivas:
- Hurto Interno:
- Vigilar la sensación de facilidad para hurtar productos.
- Considerar la percepción de los empleados sobre las consecuencias del hurto.
- Analizar la impresión del empleado sobre la brecha entre los beneficios de la empresa y los suyos.
- Cubrir las necesidades de los empleados para evitar tentaciones.
- Hurto Externo:
- Mejorar las instalaciones para dificultar los accesos.
- Limitar espacios y personas.
- Mejorar la iluminación.
- Mejorar la implicación de los empleados.
- Mejorar los sistemas antirrobo.
- Otras Medidas:
- Implementar procedimientos internos.
- Revisar o cambiar los protocolos en logística, seguridad, pedidos, etc.
- Implementar medidas puntuales de seguridad sobre productos, zonas, almacenes o secciones específicas.