1. Preparación de Pedidos y Expedición: Clave en la Gestión de Almacén

La preparación de pedidos y su expedición constituyen una actividad fundamental en la operativa del almacén. Consiste en la selección y acondicionamiento de los productos para su envío al cliente. Cada solicitud individual se denomina línea de pedido.

Esta fase es la que consume más tiempo y recursos económicos. Por lo tanto, optimizar los tiempos es crucial para aumentar la competitividad, siempre y cuando no se incremente la tasa de errores.

Picking: Se refiere a la extracción de las unidades necesarias de una unidad de carga mayor (como un palet) para conformar un pedido específico. Es, en esencia, la recolección y combinación de los artículos solicitados por un cliente.

• Zona de picking: Puede ubicarse en el suelo o en estanterías específicamente diseñadas para picking.
• Estanterías del almacén: También se puede realizar picking directamente desde las estanterías de almacenamiento general.

2. Clasificación de los Métodos de Picking

Picking según el número de pedidos:

• Preparación por pedido: Se prepara un pedido individualmente, uno tras otro.
• Extracción en bloque (Batch picking): Se extrae la mercancía correspondiente a varios pedidos simultáneamente y luego se consolida y separa por pedido.

Picking según la interacción del operario:

• Operario a producto: El operario se desplaza hasta la ubicación del producto.
• Producto a operario: Sistemas automatizados transportan el producto hasta el operario.
• Cross Docking: La mercancía se recibe y se expide directamente, sin pasar por un almacenamiento intermedio prolongado.

3. Herramientas y Tecnologías para el Picking

Existen diversas tecnologías para asistir en el proceso de picking, cada una con sus ventajas y desventajas:

• Picking con papel: Se utiliza una lista impresa y un bolígrafo. Es propenso a errores humanos.
• Picking con PDA: Se emplean terminales portátiles (PDA) para escanear códigos de barras. Mejora la precisión, pero mantiene las manos del operario ocupadas.
• Pick to Light: Indicadores luminosos en las estanterías guían al operario hacia los productos y cantidades correctas. Es rápido, pero puede ser costoso y poco flexible ante cambios.
• Voice Picking: El operario recibe instrucciones por voz a través de auriculares y confirma las acciones verbalmente. Libera las manos, pero requiere una alta concentración y un entorno relativamente silencioso.
• Picking automático: Sistemas robotizados extraen y transportan los productos de forma automática. Incluye tecnologías como Visual Picking y Robots de Picking.

4. Proceso de Preparación del Envío

El proceso de preparación del envío comprende las siguientes etapas:

1. Consolidación del pedido: Agrupación de todos los artículos de un pedido.
2. Verificación: Comprobación de que los productos y cantidades coinciden con el pedido.
3. Embalado: Protección de los productos para el transporte.
4. Precintado: Cierre seguro del embalaje.
5. Pesaje: Determinación del peso del paquete.
6. Documentación: Generación de los documentos necesarios para el envío.
7. Consolidación de envío: Agrupación de varios pedidos para un mismo destino.
8. Entrega al transportista: Transferencia del paquete a la empresa de transporte.

5. Documentos Esenciales en la Preparación de Pedidos

1. Orden de Picking (Picking List): Documento que detalla los productos, cantidades, ubicación (pasillo, estantería) y el recorrido óptimo que debe seguir el operario.
2. Albarán (Nota de Entrega): Documento que acompaña al pedido desde su salida del almacén hasta su entrega. Sirve como comprobante de la entrega, requiriendo la firma del receptor.
3. Packing List (Lista de Empaque): Relación detallada de los productos incluidos en un paquete.
4. Hoja de Ruta: Documento que especifica la ruta de reparto de la mercancía.
5. Número de Seguimiento (Tracking Number): Código que identifica un envío y permite su seguimiento en tiempo real.

6. Errores Comunes en el Picking y KPIs de Rendimiento

El objetivo principal en la preparación de pedidos es minimizar los costes, pero evitando errores que puedan dañar la imagen de la empresa o generar gastos adicionales. Algunos errores frecuentes son:

• Producto equivocado.
• Cantidades incorrectas.
• Productos sin etiquetas.
• Sobreesfuerzo de los trabajadores.

Indicadores Clave de Rendimiento (KPIs) para medir la eficiencia:

• Por Tiempo:
  • Pedidos preparados a tiempo.
  • Tiempo de ciclo interno (desde la recepción de la mercancía hasta la carga del camión).
  • Tiempo de entrega del pedido al cliente.
• Por Calidad:
  • Tasa de pedidos entregados a tiempo.
  • Tasa de pedidos sin incidencias (errores, daños).
  • Tasa de devoluciones.

7. El Envase: Protección y Conservación del Producto

El envase es el recipiente que está en contacto directo con el producto, diseñado para contenerlo, protegerlo y preservar sus características.

Funciones del envase:

• Contener
• Proteger
• Fraccionar
• Conservar
• Manipular
• Facilitar
• Identificar
• Comercializar (diferentes formatos y tamaños)

8. El Embalaje: Protección Temporal para Almacenamiento y Transporte

El embalaje es el material que protege temporalmente la mercancía durante su almacenamiento, transporte y manipulación.

Funciones del embalaje:

• Proteger el producto de golpes, condiciones climáticas adversas, plagas y robos.
• Garantizar una manipulación fácil y ergonómica.
• Transmitir imagen e información relevante.
• Optimizar el espacio de carga para reducir costes de transporte.

9. Características Clave de Envases y Embalajes

• Resistencia: Capacidad para soportar golpes e impactos.
• Hermeticidad: Protección contra agentes externos como la humedad.
• Facilidad de apertura y cierre: Diseño que permita un acceso cómodo y seguro al producto.
• Inviolabilidad: Incorporación de precintos de seguridad para garantizar que el producto no ha sido manipulado.
• Compatibilidad: Adecuación del material del envase al producto que contiene.
• Ergonomía: Diseño que facilite su manejo en términos de peso y volumen.
• Comunicación: Capacidad para informar sobre las características del producto y su manipulación.

10. Tipos y Materiales de Envases y Embalajes

Clasificación según su función:

• Primario: En contacto directo con el producto. Representa la unidad de consumo. Generalmente utiliza el código GTIN-13 o EAN-13.
• Secundario (Colectivo): Agrupa varias unidades de consumo. Constituye la unidad de venta o pack. Suele emplear el código GTIN-14 o ITF-14.
• Terciario: Embalaje diseñado para el transporte. Forma la unidad de carga o transporte. Utiliza el código GS1-128.

Materiales comunes:

• Plástico
• Metal
• Madera
• Vidrio
• Papel y cartón
• Tetrabrik

La elección del material debe considerar las características del producto y su impacto ambiental. Se debe fomentar la logística inversa para la recuperación y reciclaje de envases y embalajes.

11. Estiba: Optimización del Espacio de Carga

La unitización consiste en agrupar productos en unidades de carga mayores para facilitar su almacenamiento y transporte.

Ventajas de la unitización:

• Permite mover mayor cantidad de carga.
• Reduce costes operativos.
• Estandariza los procesos.
• Disminuye los tiempos de manipulación.
• Reduce el número de movimientos.
• Aumenta la seguridad.
• Optimiza el espacio de almacenamiento.

12. Paletización: Recomendaciones para una Carga Eficiente

La paletización es una forma común de unitización. Se recomienda seguir estas pautas:

• Buscar estabilidad: Entrelazar la mercancía para crear una estructura sólida.
• Evitar que la mercancía sobresalga del palet: Para prevenir daños y facilitar la manipulación.
• Utilizar retractilado y flejado: Para asegurar la carga y evitar desplazamientos.
• Controlar el peso y la altura: En el caso del palet europeo, se recomienda no superar los 1.000 kg de peso. La altura también debe ser adecuada para la estabilidad y el transporte.