Gestión de Existencias o Stocks
Concepto y Clases de Stocks
Las existencias o stocks de una empresa son los productos que se encuentran en sus almacenes. Pueden ser existencias de materias primas o de productos terminados.
Función del Aprovisionamiento
Es muy importante que la empresa controle el aprovisionamiento de los almacenes de productos terminados y de materias primas. Los almacenes de materias primas son importantes para que el proceso productivo no se quede desabastecido y se tenga que paralizar. Los almacenes de productos terminados son cruciales para que la empresa no se quede sin bienes en caso de un aumento de la demanda de los clientes.
Clases de Stocks
- Stock Activo: Sirve para hacer frente a la demanda normal de los clientes y evoluciona entre un máximo y un mínimo.
Stock Máximo y Mínimo
- Stock Máximo: Es la cantidad máxima de un producto que puede haber en el almacén. Lo marca la capacidad del almacén, el capital disponible para comprar existencias y los costes de mantenimiento de las mercancías.
- Stock Mínimo o Stock de Seguridad: Es la cantidad mínima de un producto que puede haber en el almacén. Se tiene para evitar la ruptura de stocks, es decir, para evitar que la empresa se quede sin existencias y no se puedan atender los pedidos de los clientes (si se ha quedado sin existencias de productos terminados), o que se paralice el proceso de producción de la empresa (si se queda sin materias primas).
- Stock Óptimo: Es la cantidad óptima de existencias, es decir, la cantidad que hace que los costes de almacenamiento sean mínimos.
- Stock Cero (Estrategia Just-in-Time): Es una estrategia que surgió en Japón, en la empresa Toyota Motor Company, en los años setenta. Este método se utiliza en el sector del automóvil y de la electrónica, y propone que las existencias se compren no para almacenarse sino solo cuando se necesiten realmente. Este método tiene una ventaja y un inconveniente:
Ventaja: Disminuye el coste de almacenamiento porque se tienen menos existencias en el almacén.
Inconveniente: Solo se compran existencias cuando se necesitan, no en grandes pedidos. Esto sube el coste de cada pedido porque al comprar pocas unidades cada vez no se pueden obtener descuentos por volumen de compras.
Esta estrategia es rentable siempre que este mayor coste de pedido sea menor que el ahorro de gastos de almacenamiento y financieros (coste de oportunidad).
Gestión de Stocks
El objetivo de la gestión de stocks es gestionar las mercancías adecuadamente para evitar:
- Que se pierdan o deterioren las mercancías.
- Que no se realice el pedido en el momento oportuno, con el riesgo de que se agoten las existencias y no se puedan atender los pedidos de los clientes.
- Que la cantidad solicitada no sea la adecuada, con el consiguiente incremento de los costes de almacenamiento si se adquieren más artículos de los necesarios, o del coste de repetir pedidos, si se compra de menos.
Punto de Pedido y Plazo de Entrega
- Punto de Pedido: Es el número de unidades necesarias para cubrir la demanda durante el plazo que tarda el proveedor en entregar un nuevo pedido (más el stock de seguridad).
- Plazo de Entrega: Es el período de tiempo que los proveedores tardan en suministrar las mercancías solicitadas.
Cantidad de Pedido Óptima y Tipos de Costes de Inventarios
Es la cantidad de pedido que minimiza los costes de almacenamiento. Estos costes son de dos tipos:
- Costes de Mantenimiento:
- Alquiler del almacén, gasto del material, sueldos del personal.
- Coste de oportunidad de los recursos financieros: rentabilidad de otras inversiones a las cuales podría destinarse el dinero empleado en comprar las existencias.
- Riesgo de obsolescencia: riesgo de que las existencias, debido a modas o cambios tecnológicos, queden anticuadas.
- Costes de Pedido: Precio de compra del pedido más los gastos de gestión del pedido (llamadas telefónicas, tiempo dedicado por los trabajadores que lo tramitan, etc.).
Cuando aumentan las existencias de cada pedido: aumentan los costes de almacenamiento, pero disminuyen los costes de pedido, porque como cada pedido incluye más existencias, no hay que hacer tantos pedidos para llegar a conseguir el número de existencias necesarias.
Cuando disminuyen las existencias de cada pedido: disminuyen los costes de almacenamiento, pero aumentan los costes de pedido, porque como cada pedido incluye menos existencias, habría que hacer más pedidos para llegar a conseguir el número de existencias necesarias.
El problema de la empresa es determinar la cantidad óptima de cada pedido, es decir, aquella que hace que los costes totales de almacenamiento sean mínimos. La cantidad óptima de pedido se obtiene con el modelo de Wilson.
Análisis ABC
Por término medio, las existencias de una empresa se pueden clasificar en tres grupos (A, B y C) para aplicar una estrategia diferente a cada uno.
- Grupo A: Existencias que suponen el 75% del total de la inversión, y representan el 20% de los productos almacenados.
- Grupo B: Existencias que suponen el 20% del total invertido, y representan el 30% de los productos almacenados.
- Grupo C: Suponen el 5% del capital invertido en el almacén y representan el 50% de los productos almacenados.
La estrategia a seguir consiste en prestar mayor atención y dedicar más recursos al cuidado y gestión de los productos del grupo A, menor atención a los del grupo B y menor aún a los del grupo C.
Rotación de Existencias
El índice de rotación señala cuántas veces se ha renovado el stock a lo largo de un año. Se puede calcular para un artículo o para varios.
Índice de Rotación = Importe Salidas Anuales / Valor Medio de los Stocks
Este índice debe ser mayor a 1, porque si no significaría que la empresa compra más existencias de las que utiliza en el proceso productivo (si se trata del almacén de materias primas) o de las que vende (si se trata del almacén de productos terminados).
- Si el índice de rotación es muy bajo, significa que los artículos se mueven poco y la inversión no está siendo productiva. En este caso, la empresa debería:
- Mejorar su proceso productivo para que funcione más rápidamente.
- Mejorar sus actividades comerciales (marketing) para vender más.
- O, si no consigue ninguna de las dos cosas anteriores, disminuir las compras de existencias.
- Si el índice de rotación es muy elevado, significa que las existencias están en continuo movimiento. En este caso, la empresa deberá prestar atención al stock de seguridad para no quedarse sin existencias y aumentarlo si es necesario.
Ruptura de Stocks
Se produce cuando el almacén no es capaz de atender la demanda, al no disponer de los artículos que le solicitan. Las consecuencias de la ruptura de stocks son:
- En el stock de productos terminados: Descenso de las ventas por falta de existencias, con el peligro que supone la pérdida de clientes y deterioro de la imagen de la empresa.
- En el stock de materias primas: Interrupción o descenso de la producción por falta de materiales que lo alimenten.
La solución para evitar la ruptura no es pedir muchas mercancías porque eso genera muchos costes de almacenamiento. La solución es tener un stock de seguridad y que la cantidad de pedido sea la óptima.
Liquidación de los Stocks
Existen circunstancias en que las mercancías deben ser vendidas porque han pasado de moda o corresponden a otra estación (por ejemplo, ropa de verano). Por ello, cuando se acerca la fecha en que el producto puede dejar de ser atractivo para el consumidor, las ventas deben acelerarse con promociones y rebajas. Así se conseguiría disminuir los costes de almacenamiento de existencias inútiles en el almacén.
Valoración de las Existencias
Valoración de las Entradas en el Almacén
- Cuando se compran, se valoran por el precio de adquisición: Es el consignado en factura más todos los gastos que se produzcan hasta que los bienes se hallen en el almacén (transportes, seguros, etc.). El IVA no se incluye porque se puede deducir en la declaración de IVA.
- Cuando los produce la empresa, se valoran al coste de producción: Que incluye todos los costes directos más los indirectos.
Valoración de las Salidas y las Existencias Finales
Los tres métodos admitidos por la normativa contable y fiscal para la valoración de existencias son:
- FIFO (First In, First Out): Este método supone que las existencias que salen del almacén son siempre las más antiguas, quedando en él las últimas que entraron.
- LIFO (Last In, First Out): Se supone que salen primero las últimas existencias que entraron en el almacén.
- Precio Medio Ponderado: El precio medio es el resultado del cociente entre el importe total y el número de unidades. Este precio se recalcula cada vez que se produce una nueva entrada.
En caso de inflación:
- El FIFO hace que las existencias que se quedan en el almacén (existencias finales) queden sobrevaloradas. Esto es porque este método considera que las primeras que salen del almacén son las primeras que se compraron (a un precio más bajo porque la inflación sería menor, puesto que crece con el tiempo) y se quedan las que se han comprado posteriormente (compradas a un precio más alto a causa de la inflación).
- El LIFO, por el contrario, hace que las existencias que se quedan en el almacén (existencias finales) queden infravaloradas, porque con este método salen primero del almacén las últimas que entraron (compradas a un precio superior a causa de la inflación) y se quedan en el almacén las primeras que se compraron (a un precio más bajo porque el efecto de la inflación era menor).