Tema 10. El proceso administrativo. Planificación, dirección y control.

1.La administración de las empresas

1. Concepto

La administración de empresas es el proceso mediante el cual los administradores de una empresa crean el ambiente adecuado, coordinan la situación de las personas y del resto de recursos de la empresa, y realizan las actividades necesarias para alcanzar de una manera eficiente los objetivos.

2.El proceso productivo

Se divide en 4 funciones:

1-planificacion:se establecen objetivos

2-organización:se establecen las relaciones entre empresa y personas

3-direccion:gestiona el personal de la empresa, objetivo es conseguir el mayor rendimiento

4-control:se comparan los resultados obtenidos con los fijados

2.La toma de decisiones en la empresa

La adopción de una decisión en la elección de una estrategia o de un método de acción determinado ante diversas alternativas.

Tipos

-decisiones programadas: la mayoría de los problemas en la empresa son rutinarios(bajas, despidos…)Las decisiones que se toman al respecto son programadas y se suelen solucionar rápido

-decisiones no programadas: son problemas q los que la empresa no esta acostumbrada como por ejemplo (combatir a la competencia, tecnologías).Estos son ejecutados por los altos cargos con un perfil profesional mas amplio.

3. Planificación y control

3.1. La función de planificación

La planificación es la que hay que realizar primero, ya que sin una idea clara de donde queremos llegar es imposible seguir adelante. Gracias a los planes, se tiene claro que hay que hacer en cada momento

1. Tipos de planes

Planes a largo plazo(estrategias)

Planes a corto plazo

1. Elementos de los planes

-objetivos(metas),políticas(líneas generales de acción),procedimientos(pasos específicos),reglas(obligaciones),presupuestos(expres.cuantitativa)

3.2.La función de control

A)Fases del proceso de control

1-estandares(parámetros que indican resultados)

2-medida de los resultados y comparación con el estándar

3-correcion de las desviaciones detectadas

B) técnicas de control

1-observacion:es la mas simple, y consiste en comprobar el desarrollo

2-Auditoria: es mas elaborada, y su usa para la planificación contable y financiera

3-control presupuestario: es una herramienta muy poderosa, ya que expresa todas las acciones previstas en el

4-tecnicas analíticas y graficas: existen multitud de técnicas de control basadas en estadísticas y análisis matemático.

4. La función de dirección: los niveles directivos

-Alta dirección

Es el nivel más alto. Forman la presidencia, dirección general,jefes.Se encarga de tomar las decisiones más importantes, de carácter estratégico norm.

-Dirección intermedia

Es el enlace entre la alta dirección y los de primera línea, transmiten órdenes de arriba para que se hagan cumplir. Tareas como diseñar tácticas coordinación de ventas

-Dirección operativa

Es el último eslabón de la cadena, son los que más a menudo tienen que ejercer la autoridad. Su principal tarea es asignar a los trabajadores tareas, analizando día a día el trabajo y la evolución de los planes

5. El liderazgo. Concepto y modelos

-Concepto

El liderazgo está conformado por una serie de características, ya sean innatas, aprendidas o adquiridas, que tiene una persona para ejercer influencia sobre otras con el fin de encaminar los esfuerzos de un grupo hacia la consecución de los objetivos.

5.2 Modelos de liderazgo (dirección)

-Autocrático (el líder actua solo, sin mediar con nadie)

-Democrático(los subord. participan en decisiones, pero decisión del líder)

-Laissez faire (líder deja hacer trabajo libre a trabajadores)

A) La teoría X y la teoría Y

Fue desarrollada por Douglas Mcgregor.

-Teoría X: lideres que consideran que las personas trabajan por necesidad y su intención es hacer lo menos posible, por lo que evitan las responsabilidades y se resisten a los cambios. Estilo autocrático

-Teoría Y:opuesto,el líder piensa que sus subordinados les gusta la labor que desempeña,con ganas de aprender y colaborar gustosamente con la empresa para llegar a sus objetivos.Estilo democrático.

6. La motivación

Es la predisposición de una persona a realizar el trabajo lo mejor posible,de modo que coincidan los objetivos personales con los objetivos de la organización

6.1. Teoría de Maslow

Autorrealización

Estima

Necesidades sociales

Seguridad

Necesidades fisiológicas

6.2. Teoría de Hertzberg

Hertzberg en resumen dividió los factores del trabajo en 2 grupos:

-factores higiénicos: son imprescindibles para el desarrollo del trabajo, como la creación de trabajos confortables, incrementos salariales..

-factores motivadores: Son situaciones para que los trabajadores de sientan agusto, asi atribuyendo responsabilidades, reconocimiento de su trabajo. Se conocen como recompensas intrínsecas.

En conclusión, los higiénicos no motivan, pero son imprescindibles para que el trabajador no este desmotivado

6.4. Instrumentos de motivación

El dinero

La promoción

El enriquecimiento de las tareas

El reconocimiento

4. La función de dirección: los niveles directivos

-Alta dirección

Es el nivel más alto. Forman la presidencia, dirección general,jefes.Se encarga de tomar las decisiones más importantes, de carácter estratégico norm.

-Dirección intermedia

Es el enlace entre la alta dirección y los de primera línea, transmiten órdenes de arriba para que se hagan cumplir. Tareas como diseñar tácticas coordinación de ventas

-Dirección operativa

Es el último eslabón de la cadena, son los que más a menudo tienen que ejercer la autoridad. Su principal tarea es asignar a los trabajadores tareas, analizando día a día el trabajo y la evolución de los planes

5. El liderazgo. Concepto y modelos

-Concepto

El liderazgo está conformado por una serie de características, ya sean innatas, aprendidas o adquiridas, que tiene una persona para ejercer influencia sobre otras con el fin de encaminar los esfuerzos de un grupo hacia la consecución de los objetivos.

5.2 Modelos de liderazgo (dirección)

-Autocrático (el líder actua solo, sin mediar con nadie)

-Democrático(los subord. participan en decisiones, pero decisión del líder)

-Laissez faire (líder deja hacer trabajo libre a trabajadores)

A) La teoría X y la teoría Y

Fue desarrollada por Douglas Mcgregor.

-Teoría X: lideres que consideran que las personas trabajan por necesidad y su intención es hacer lo menos posible, por lo que evitan las responsabilidades y se resisten a los cambios. Estilo autocrático

-Teoría Y:opuesto,el líder piensa que sus subordinados les gusta la labor que desempeña,con ganas de aprender y colaborar gustosamente con la empresa para llegar a sus objetivos.Estilo democrático.

6. La motivación

Es la predisposición de una persona a realizar el trabajo lo mejor posible,de modo que coincidan los objetivos personales con los objetivos de la organización

6.1. Teoría de Maslow

Autorrealización

Estima

Necesidades sociales

Seguridad

Necesidades fisiológicas

6.2. Teoría de Hertzberg

Hertzberg en resumen dividió los factores del trabajo en 2 grupos:

-factores higiénicos: son imprescindibles para el desarrollo del trabajo, como la creación de trabajos confortables, incrementos salariales..

-factores motivadores: Son situaciones para que los trabajadores de sientan agusto, asi atribuyendo responsabilidades, reconocimiento de su trabajo. Se conocen como recompensas intrínsecas.

En conclusión, los higiénicos no motivan, pero son imprescindibles para que el trabajador no este desmotivado

6.4. Instrumentos de motivación

El dinero

La promoción

El enriquecimiento de las tareas

El reconocimiento

-Teoría Y:opuesto,el líder piensa que sus subordinados les gusta la labor que desempeña,con ganas de aprender y colaborar gustosamente con la empresa para llegar a sus objetivos.Estilo democrático.

6. La motivación

Es la predisposición de una persona a realizar el trabajo lo mejor posible,de modo que coincidan los objetivos personales con los objetivos de la organización

6.1. Teoría de Maslow

Autorrealización,Estima,Necesidades sociales,Seguridad,Necesidades fisiológicas

6.2. Teoría de Hertzberg

Hertzberg en resumen dividió los factores del trabajo en 2 grupos:

-factores higiénicos: son imprescindibles para el desarrollo del trabajo, como la creación de trabajos confortables, incrementos salariales..

-factores motivadores: Son situaciones para que los trabajadores de sientan agusto, asi atribuyendo responsabilidades, reconocimiento de su trabajo. Se conocen como recompensas intrínsecas.

En conclusión, los higiénicos no motivan, pero son imprescindibles para que el trabajador no este desmotivado

6.4. Instrumentos de motivación

El dinero

La promoción

El enriquecimiento de las tareas

El reconocimiento

                                              Tema 11. La organización de la empresa

Concepto de organización

Mediante la función de organización, las empresas establecen las relaciones entre las personas que forman parte de ellas, se diseñan las tareas que hay que realizar y se asignan diferentes grados de autoridad y responsabilidad. En definitiva, se define la estructura empresarial.

Escuelas de pensamiento

A) la escuela clásica: organización científica del trabajo

1. El taylorismo: introduce el método científico en el estudio del trabajo, concretamente el estudio de tiempos y movimientos. Así incrementaría la productividad. Descompuso las tareas en una serie de movimientos, y cronometro el tiempo de ejecución de cada una..(Baño).

Sus fundamentos son: división de la tarea, observación y análisis, selección, incentivos, reparto de responsabilidades, cooperación.

Críticas: trabajadores son maquinas, trabajo muy rutinario (desmotivación) ,las personas solo se motivan por el dinero.

2. Fayol

Se encarga de organizar la empresa en general, introduciendo el concepto de estructura. Considera la función más principal la administrativa.

Algunos principios generales de administración son: unidad de mando, unidad de dirección, división del trabajo, autoridad y responsabilidad ,disciplina, jerarquía, orden..

B) la escuela de las relaciones humanas: Elton Mayo

Con la evolución de la empresa, se requería personal más cualificado, siendo un elemento importante en la empresa.

1. Experimentos de Hawthorne

Introdujo mejores en el trabajo (descansos y permisos, iluminación) así la producción aumento. Después se volvió a las condiciones originales y sorprendentemente

la producción aumento, todo fue porque los operarios no dependen de aspectos externos, sino la motivación por formar parte de un estudio. Además, sentían que se les prestaba atención. Para Mayo el nivel de producción depende de la integración social. Todo esto hace que sea de carácter no mecanicista del empleado, una mejor comunicación, mejor participación..

Críticas: el hombre social es incompleto, paternalismo

2

Organizacion formal e informal

La jerarquía.

2.1. La organización formal. El organigrama

El conjunto de relaciones entre las personas que trabajan en una empresa, definidas de manera intencional y preestablecida, se denomina organización formal. Los trabajadores se deben ajustar a ella obligatoriamente.

Esto implica organización de tipo jerárquico:

La jerarquía implica la existencia de distintos niveles de autoridad dentro de una organización. Mediante ella se establece la cadena de mando, que va desde el director general de la empresa hasta los operarios que no tienen a nadie a su cargo.

Se representa mediante los organigramas:

Los organigramas constituyen un reflejo grafico de la organización formal de una empresa. En ellos se representa las relaciones jerárquicas entre sus miembros.

Existen 2 relaciones en un organigrama:

– relaciones lineales (la cadena está entre jefes y subord)

-relaciones de apoyo o de staff (ej: equipo de abogados que asesoran a la empresa)

2.2. La organización informal

Este lo conforma el conjunto de relaciones de tipo social que surgen espontáneamente en el seno de una empresa.

Ventajas:

-Ayuda a satisfacer las necesidades sociales

-Se produce un aumento de flujo de información que hacen surgir nuevas ideas

-Desarrolla la cooperación entre los departamentos

Inconvenientes:

-Que tenga más fuerza que los sistemas formales, dando prioridad a las necesidades sociales

-Se puede relevar información significativa que dificulte lograr los objetivos fijados.

3. La comunicación en la empresa

3.1. Los elementos de comunicación

Emisor (directivo), receptor (empleado),mensaje(orden verbal),canal(aire),código(idioma español).Estos procesos se conocen como codificación y decodificación.

Para comprobar si la información ha llegado bien al receptor, está el término de retroalimentación. Esta es la diferencia entre información y comunicación

3.2 Tipos de comunicación

A) Según la ubicación

-comunicación interna: dentro de la empresa (ordenes)

-comunicación externa (se da entre la empresa y el exterior: clientes, proveedores) Relaciones publicas.

B) Según el canal

-comunicación verbal: Oral / Escrita

-comunicación no verbal: son las expresiones fáciles, gestos, con los que puedo reforzar o contradecir un mensaje verbal.

C) Según la dirección en que se transmite

-comunicación vertical: sigue la escala jerárquica de la empresa, y puede ir de los jefes a subordinados (descendente) o viceversa (ascendente)

-comunicación horizontal: se produce con dos personas del mismo nivel de jerarquía

-comunicación cruzada: se da con personas pertenecientes tanto a niveles jerárquicos distintos como a diferentes áreas de actividad.

3.3. Canales de comunicación

Reuniones de trabajo, buzones de sugerencias ,círculos de calidad, entrevistas ,circulares, eventos sociales ,tablones de anuncios ,comunicados internos..

3.4. Redes de comunicación

A) redes en cadena: ideal para comunicación vertical

B) redes en “Y”: iguales que la cadena, pero el nivel superior se desdobla

C) redes en estrella: una persona ocupa la posición central, mientras el resto se dispone a su alrededor

D) redes en círculo: la información pasa de una persona a otra hasta llegar al punto inicial

E) redes en multiconexión: todos se comunican con todos, es una de las más perfeccionadas

3.5. Barreras de comunicación

Barreras culturales, barreras, burocráticas, sobrecarga de información, barreras personales

5. Diseño de la estructura organizativa

Definición

Conjunto de relaciones entre los elementos que la constituyen, y que persiguen una finalidad o plan común. La estructura representa el modo en que la empresa ha decidido dividir las tareas y coordinar las actividades.

Tipos de estructura:

-estructura en línea: es la clásica donde cada persona recibe órdenes de un único superior

-estructura en línea y staff: ventaja-dispone de especialistas (la llamada tecnoestructura) que asesora a los directivos de línea sin estar sujetos a sus ordenes

-estructura de comité

Característica-la forma de repartir la autoridad y responsabilidades. Aquí se establece un sistema participativo de toma de decisiones.

La gran ventaja es su carácter motivador y enriquecedor. La desventaja es que es muy lento, desapareciendo la unidad de mando.

-estructura matricial

Combina la agrupación por funciones y por productos. Para lograr esto, se establece una doble línea de autoridad. La ventaja es su flexibilidad, ya que se puede configurar según la necesidad de la empresa.

El problema se deriva de la doble autoridad, ya que recibir órdenes de diferentes sitios llevan a la confusión

3.3. Canales de comunicación

Reuniones de trabajo, buzones de sugerencias ,círculos de calidad, entrevistas ,circulares, eventos sociales ,tablones de anuncios ,comunicados internos..

3.4. Redes de comunicación

a) redes en cadena: ideal para comunicación vertical.b) redes en “Y”: iguales que la cadena, pero el nivel superior se desdobla.c) redes en estrella: una persona ocupa la posición central, mientras el resto se dispone a su alrededor.d) redes en círculo: la información pasa de una persona a otra hasta llegar al punto inicial.e) redes en multiconexión: todos se comunican con todos, es una de las más perfeccionadas.

3.5. Barreras de comunicación

Barreras culturales, barreras, burocráticas, sobrecarga de información, barreras personales

5. Diseño de la estructura organizativa

Definición

Conjunto de relaciones entre los elementos que la constituyen, y que persiguen una finalidad o plan común. La estructura representa el modo en que la empresa ha decidido dividir las tareas y coordinar las actividades.

Tipos de estructura:

-estructura en línea: es la clásica donde cada persona recibe órdenes de un único superior-estructura en línea y staff: ventaja-dispone de especialistas (la llamada tecnoestructura) que asesora a los directivos de línea sin estar sujetos a sus ordenes-estructura de comité

Característica-la forma de repartir la autoridad y responsabilidades. Aquí se establece un sistema participativo de toma de decisiones.La gran ventaja es su carácter motivador y enriquecedor. La desventaja es que es muy lento, desapareciendo la unidad de mando.-estructura matricial.Combina la agrupación por funciones y por productos. Para lograr esto, se establece una doble línea de autoridad. La ventaja es su flexibilidad, ya que se puede configurar según la necesidad de la empresa.El problema se deriva de la doble autoridad, ya que recibir órdenes de diferentes sitios llevan a la confusión

                            Tema 12. El sistema de gestión de los recursos humanos

1.La gestión de recursos humanos y la gestión del conocimiento

Mediante la G.R.H, los empresarios pretenden encontrar los empleados más adecuados para cada puesto y para cada momento, que tengan la formación suficiente para desempeñar las tareas que les son encomendadas y desarrollan su trabajo de manera eficiente para alcanzar los objetivos de la organización

La gestión del conocimiento ->Gracias a esta, las empresas identifican, recopilan ,clasifican, procesan y evalúan la información relativa al saber acumulado por sus trabajadores, de modo que dichos conocimientos se pongan a disposición del conjunto de la organización.

2.La planificación de los recursos humanos

Fases:

a) Análisis de la situación: Recaba información de todo tipo que será muy útil para el resto de las fases, también se obtienen datos de otras áreas de organización, como los de la productividad de los trabajadores.

b) Previsión de las necesidades de personal: Teniendo en cuenta los planes de futuro, el empresario debe hacer una estimación del personal que deberá incorporar en los próximos años. En general, se trata de determinar las necesidades del futuro.

c) Análisis de puestos y diseño de carreras profesionales: una vez tenidos en cuenta la cantidad de puestos de trabajo, se establecen las características de los puestos ocupados por los nuevos trabajadores y la trayectoria que estos tendrán.

d) Estrategias de reclutamiento, selección y formación:
La empresa debe buscar los candidatos más adecuados en el mercado (reclutamiento); luego los más indicados (selección), y por ultimo tendrá que aumentar los medios

aumentar los medios para la capacitación y nuevas mejoras para el desempeño del trabajo (formación).

e) Control: Aquí se controlan y comprueban los resultados obtenidos por la empresa. Existen técnicas de valorización y evaluación del rendimiento, como entrevistas..La principal es el presupuesto.

3.Reclutamiento y selección

3.1. Reclutamiento

Aquí, los empresarios ejercen una labor de búsqueda para localizar candidatos que tengan los requisitos necesarios para desempeñar el puesto de trabajo ofrecido.

Es necesario encontrar un número suficiente de candidatos, de modo que haya elección.

Tipos:

A) Reclutamiento interno

Sencillo y barato. Se busca dentro de los propios trabajadores de la empresa a los más idóneos. Dejando una plaza vacante.

Ventajas:

El candidato ya conoce todo, esto ahorra más tiempo y dinero que se necesitaría para integrar a un trabajador de fuera.

La persona asciende de categoría influyendo en la motivación de la plantilla

Es muy rápido//Inconvenientes:Si la elección no ha sido correcta(enchufe),disminuye la motivación y se pierde la confianza en los directivosReduce mucho el número posible de candidatosb) Reclutamiento externo,Se divide en varias fuentes utilizando muchos métodos:Anuncios. Consiste en anunciarse por ejemplo en la prensa. Las empresas demandan trabajadores. Además de la prensa, el internet* y radio son otras fuentes.

Bolsas de empleo. Consisten en un registro que mantiene un organismo en el cual se incluyen los datos..

Agencias de colocación. Entidades que tienen como fin facilitar a las empresas la búsqueda de los trabajadores más adecuados. Una modalidad serian las empresas de trabajo temporal..

Competidores. Una forma muy directa es quitar empleados a la competencia; esto

 Se hace cuando el puesto es específico y requiere una gran cualificación y experiencia. Para que abandonen la otra empresa se les dan incentivos  económicos. El inconveniente principal es la posibilidad de entrar en una dinámica peligrosa (ya que la otra podría tentar a los suyos y haber conflicto, beneficiándose los trabajadores solo)

Recomendaciones. Preguntando a los trabajadores de la empresa y a los conocidos si saben de personas que cumplan el perfil requerido y estén disponibles para trabajar.

Solicitudes espontaneas. Los que buscan empleo efectúan una búsqueda activa. Lo más popular es el envió de curriculum. Si se organiza bien la documentación, la empresa puede disponer de una base de datos muy amplia.

(SAE). Órgano gestor de empleo andaluz. Sus funciones son fomentar el empleo y la formación, registrar demandas de trabajo y actuar de intermediario entre los demandantes y empresas.

3.2. La selección

Este procedimiento evalúa las características y circunstancias de los candidatos a un puesto de trabajo para elegir al personal que más se adecue al perfil profesional definido para ese puesto.

Fases:

A) Preselección

Muchos candidatos, se hace una criba, así proceso más corto y barato.B) Relación de pruebas.Los candidatos hacen unas pruebas, en ocasiones, lo primero es una entrevista para tener contacto personal.

Tipos de pruebas:

Test psicotécnicos, pruebas profesionales, de conocimiento, físicas, grafológicas.

C) Entrevistas.Una vez pasadas las pruebas anteriores, se hacen entrevistas profundas uno a uno a los candidatos restantes. Proporcionándole información del trabajo ,del puesto..

Tipos de entrevista: individual, en grupo, en panel, estructuradas y no estructuradas.D) Fase final:Examen médico, incorporación, periodo de prueba, acogida y adaptación.

4

. La política de formación

Engloba el conjunto de acciones que se programan para aumentar los conocimientos, las habilidades y las actitudes de los trabajadores de una empresa, con el objetivo de mejorar la productividad de los mismos.

La formación es una inversión en capital humano, equiparable a las inversiones en capital físico

Tipos de formación:
A) Formación interna.

La empresa suele elaborar un programa de actividades formativas a desarrollar en el horario de trabajo:

1-orientacion. Una persona le guía al trabajador, tanto en realizar su trabajo como la organización de la empresa (actúa como un tutor)2-Aprendizaje.Cuando las tareas con complejas, el empleado puede ser asignado a un trabajador con experiencia para que aprenda de él.3-Rotacion de puestos de trabajo. El cambio de puesto cada cierto tiempo hace que a medio plazo estos dominen un gran número de tareas distintas.

B) Formación externa

Diversas técnicas:

1-Cursos.Se emplean clases magistrales, que consisten en la exposición de una serie de conocimientos ante un auditorio formado por empleados. Inconveniente: los alumnos son demasiado pasivo. Actualmente, se aplican en los cursos las técnicas de trabajo en grupo y cursos interactivos  distancia.2-Simulaciones.Es más practica y se hace más amena. Consiste..

5.La política retributiva: el salario

Las empresas utilizan esta para compensar a los trabajadores por la labor realizada ,a través de aportaciones de todo tipo

5.1. El salario: concepto y componentes

El conjunto de aportaciones económicas, bien sea dinerarias o no dinerarias, que abona la empresa a sus empleados por los servicios prestados se denomina salario.

Los salarios están regulados. Además, el salario tiene un límite mínimo: el salario mínimo interprofesional (SMI).Por otro lado, los convenios suelen regular los salarios en distintas profesiones.

Componentes del salario:

a) Salario base: retribución que se fija por unidad de tiempo o por la realización de una obra o servicio determinado.

b) Complementos salariales: aportaciones a los trabajadores dependiendo de sus circunstancias relacionadas con el trabajo y con sus características profesionales (ej: antigüedad, nocturnidad, peligrosidad).c) Horas extraordinarias.d) Pagas extraordinarias (navidad y verano).e) Salarios en especie: aportación no dineraria pero valorable (ticket de compra, garrafas aceite)

5.2.La nomina

Es la justificación del salario, se especifica el salario bruto, deducciones de IRPF, seguridad social, así obteniendo el salario liquido, que es el que realmente se dispone.

6. Los contratos de trabajo: conceptos y tipos

El contrato de trabajadores es un cuerdo de voluntades entre el empresario y el trabajador. Este último se compromete a realizar determinados servicios bajo la dirección del primero, a cambio de una retribución

6.1. Tipos de contrato

A) Según la duración de la jornada:-contrato a tiempo completo (max 40h semanales)-contrato a tiempo parcial (20h semanales, media jornada)

B) Según la duración del contrato:-Contrato por tiempo indefinido (fijos)-Contratos de duración determinada:

Contrato en prácticas (destinadas a las personas con títulos universitarios o FP, obtenidas en los últimos 4 años Puede durar entre 6 y 2 años, tiene finalidad formativa.)

Contrato para la formación (dura entre 6 meses y 2 años ampliables, estando en torno a los 16 y 21 años. Objetivo: adquirir formación teórica y practica para el desempeño de un oficio).Contrato por obra y servicio determinado (duración incierta,hasta que finalice la obra).Contrato eventual por circunstancias de producción.Contrato de interinidad.Contrato de relevo