Tratamiento de la Correspondencia
Entrada de Documentos
Recepción y Clasificación: La correspondencia llega a través de servicios de reparto o recogida interna.
Apertura y Comprobación: Una persona designada abre y verifica el contenido.
Precauciones en la Apertura
- Entregar sobres cerrados si es necesario.
- Verificar anexos y contenido completo.
- Mantener anexos junto al documento principal.
- Confirmar datos del remitente y conservar solo el contenido.
Registro: Anotar datos relevantes en un libro de registro.
Contenido del Registro de Entrada
- Número de entrada: Orden de llegada.
- Fecha de entrada: Día y mes de recepción.
- Remitente: Nombre o razón social y localidad.
- Clase de envío: Carta, impreso, revista, etc.
- Anexos: Documentos adjuntos.
- Destinatario: Persona o departamento.
- Asunto: Resumen del contenido.
- Observaciones: Anotaciones adicionales.
Distribución Interna: Reparto a departamentos o destinatarios.
Preparación de la Correspondencia de Salida
Elaboración: Personal de cada sección prepara la correspondencia.
Copias: Mínimo dos ejemplares, original y copia para archivo.
Firma: Documentos finales se presentan para firma en portafirmas.
Expedición del Correo
Registro de Salida: Similar al de entrada, ordenado por fecha de salida.
Contenido del Registro de Salida
- Fecha de salida: Día y mes de envío.
- Destino: Nombre o razón social y localidad.
- Fecha del documento: Fecha del escrito.
- Clase de envío: Carta, impreso, telegrama, etc.
- Anexos: Documentos adjuntos.
- Asunto: Resumen del contenido.
- Origen: Departamento o sección que genera el documento.
- Observaciones: Anotaciones adicionales.
Plegado y Ensobrado: Preparación para el envío.
Franqueo y Envío: Entrega a través de Correos o empresa privada.
Comunicación mediante Fax
Los faxes de entrada y salida se registran similar a la correspondencia.
Correos y la Información Escrita
Correos como Servicio Público
Ofrece servicios básicos asequibles, llegando al 90% de hogares y empresas.
Servicios de Correos
Cartas y Documentos
- Carta ordinaria: Hasta 2kg, entrega no urgente.
- Carta urgente: Entrega en 1-3 días hábiles.
- Tarjeta postal: Sin sobre.
- Telegrama: Entrega el mismo día bajo firma.
- Carta certificada: Entrega bajo firma.
- Carta certificada urgente: Entrega en 24h bajo firma.
- Postal exprés: Entrega en 48h bajo firma.
- Fax: Envío desde oficinas de Correos.
- Burofax: Envío urgente con valor de prueba.
Otros Servicios
- Postal exprés: Paquetería en 48h bajo firma.
- Giro: Envío de dinero.
- Reembolso: Cobro a la entrega.
- Sobres prepagados: Para envío exprés.
- Apartado postal: Recepción en cajetín.
- Localizador de envíos: Seguimiento online.
- Calculador de tarifas: Consulta de costes.
Correo Digital
Envío de cartas postales desde el ordenador a través de la web de Correos.
El Código Postal Nacional
Codificación para identificación geográfica, agiliza el tratamiento de la correspondencia.
La Ley de las 3R y la Documentación
Reducir, Reutilizar, Reciclar para la gestión sostenible de recursos.
Beneficios de las 3R
- Mejora del medioambiente.
- Ahorro de energía y recursos.
- Reducción de desechos y contaminación.
Aplicación de las 3R en la Oficina
- Papel: Reducir impresión, reutilizar papel, usar reciclado.
- Tinta: Economizar tinta, imprimir solo lo necesario.
- Energía: Apagar luces y aparatos, controlar temperatura, evitar standby.
- Máquinas y Aparatos: Maximizar vida útil, reparar, reciclar al desechar.
Separar residuos para reciclaje.
Procedimientos de Seguridad y Confidencialidad
Cumplimiento de la Ley Orgánica 15/1999 de Protección de Datos Personales.
Políticas de Privacidad
- Recoger solo datos necesarios.
- Informar sobre la finalidad del fichero.
- Usar datos solo para el fin solicitado.
- Conservar datos el tiempo necesario.
- Garantizar acceso solo a personal autorizado.
- Permitir derechos de acceso, rectificación, oposición y cancelación.
- Obtener consentimiento inequívoco.
- No usar para comunicaciones no solicitadas.