Gestión del Transporte en Ventas
Para la entrega de mercancía al cliente, el departamento de ventas debe gestionar las operaciones de transporte. La empresa puede optar por:
- Utilizar vehículos propios.
- Contratar a un transportista externo.
- En algunos casos, el propio comprador se encarga del transporte.
Determinación del Precio de Venta
El precio de venta se calcula sumando el margen de beneficio deseado al precio de coste. Es importante considerar los precios de la competencia para mantener la competitividad.
Margen de Beneficio
Se expresa generalmente como un porcentaje sobre el precio de coste del producto.
Importancia de la Comunicación en el Departamento de Ventas
El correo electrónico es el medio de comunicación más utilizado con los clientes. La carta comercial se utiliza para una comunicación más formal.
Fases del Proceso Comercial
- Información al cliente: Presentar la oferta de productos y sus condiciones.
- Aceptación del pedido: Confirmación del pedido por parte del cliente.
- Gestión de falta de existencias: Disculparse si no se puede atender un pedido por falta de existencias o si no se fabrica el modelo solicitado.
- Comunicación del envío de factura: Informar al cliente sobre el envío de la factura, ya sea por correo postal o electrónico.
- Atención de reclamaciones:
- Analizar las causas de la reclamación para determinar su validez.
- Ofrecer una solución al cliente si la reclamación está justificada.
- Si la reclamación no está justificada, enviar una carta explicando los motivos y asegurando al cliente que su queja ha sido atendida.
- Reclamación del pago de facturas:
- Tesorería informa a ventas si un cliente no ha pagado en la fecha acordada.
- Es importante reclamar el pago sin perder al cliente.
- El tono de la comunicación debe adaptarse al historial de pago del cliente.
Servicio de Atención al Cliente
Este servicio se encarga de:
- Informar a los clientes sobre los productos, servicios y condiciones de la empresa.
- Realizar un seguimiento de las ventas y posibles devoluciones.
Un buen servicio de atención al cliente mejora la imagen corporativa de la empresa.
Calidad en el Servicio al Cliente
La calidad en el servicio al cliente es crucial para la competitividad de una empresa y su objetivo de satisfacción del cliente. Algunas claves para lograrlo son:
- Mantener un contacto continuo con los clientes para conocer sus necesidades y expectativas.
- Informar a todo el personal sobre los procedimientos a seguir en cada proceso.
- Concienciar al personal sobre la importancia del seguimiento y control del trabajo.
- Realizar análisis periódicos de los resultados obtenidos.
- Realizar encuestas de satisfacción al cliente para conocer su valoración del producto o servicio.
Expedición de Facturas
El departamento de ventas emite las facturas a los clientes para formalizar la venta. Una vez que el cliente recibe la mercancía, se emite la factura con la información del precio, forma de pago y plazo acordado.
Factura Rectificativa
Se emite una factura rectificativa para corregir errores en la factura original, como descuentos omitidos, errores en la cantidad o el precio.
Emisión de Presupuesto
Cuando se recibe una solicitud de presupuesto, se siguen estos pasos:
- Realizar el presupuesto por duplicado.
- Enviar una copia al cliente.
- Archivar una copia en”Presupuestos pendientes de confirma”.
Recepción de Pedidos de Clientes
Al recibir un pedido de un cliente, se realizan las siguientes tareas:
- Dar de alta al cliente en el sistema.
- Registrar el pedido en el sistema de gestión (FactuSol).
- Registrar el pedido en el control de pedidos.
- Enviar el pedido al almacén.
Expedición de Facturas (al recibir el albarán de venta)
Al recibir el albarán de venta, se realizan las siguientes tareas:
- Localizar el albarán y el pedido en”Albaranes pendientes de factura”.
- Emitir la factura por duplicado.
- Registrar la factura en el registro de facturas expedidas.
- Completar la información en el control de pedidos.
- Adjuntar una copia de la factura al albarán y a la recepción de salida.
- Entregar la otra copia de la factura al departamento de contabilidad.
- Archivar el albarán y el pedido en la carpeta de ventas.
Aprobación de Presupuestos
Cuando un cliente aprueba un presupuesto, se realizan las siguientes tareas:
- Dar de alta al cliente en el sistema (si no se hizo previamente).
- Registrar el pedido en el sistema de gestión (FactuSol).
- Registrar el pedido en el control de pedidos.
- Enviar el pedido al almacén.