Gestión de Costos del Proyecto

Estimación de Costos

Estima los costos de los recursos necesarios para completar las actividades del proyecto.

Preparación del Presupuesto del Costo

Asigna el costo total estimado a paquetes de trabajos individuales.

Control del Costo

Controla cambios en el presupuesto del proyecto.

Plan de Gestión de Costos

Describe cómo las variaciones del costo serán manejadas (respuestas diferentes a problemas mayores y a menores).

Puede ser formal o informal, altamente detallado o con generalidades enmarcadas en las necesidades del proyecto.

Es un elemento subsidiario del plan de gestión del proyecto.

El Plan de Gestión de Costos debe establecer:

• Nivel de precisión, tipos de estimación y redondeos.
• Unidades de medida (horas, días).
• Enlaces con procedimientos de la organización y cuentas de control (CA).
• Umbrales de control, variaciones permitidas.
• Reglas de valor ganado, fórmulas y criterios.
• Formatos de informe.
• Descripciones de proceso.

Estimación de Costos

• La estimación de costos de las actividades del cronograma implica desarrollar una aproximación de los recursos necesarios para completar cada actividad, incluyendo la identificación y consideración de diversas alternativas.
• Generalmente se expresan en unidades monetarias, como soles, dólares, etc.
• Estas estimaciones son mejoradas a través de refinamientos durante el transcurso del proyecto, para reflejar detalles adicionales disponibles.
• Los costos de las actividades del cronograma se estiman para todos los recursos que se cargarán al proyecto incluyendo mano de obra, materiales, equipos, servicios, instalaciones y categorías especiales tales como asignación por inflación o un costo por contingencia.
• Si la organización ejecutante no tiene estimadores de costos de proyecto con experiencia, el equipo de proyecto debe proporcionar los recursos y la experiencia requerida.

Estimación de Costos – Entradas

Factores ambientales de la empresa

Activos de los procesos de la organización

• Políticas de estimación de costos.
• Plantillas de estimación de recursos.
• Información histórica.
• Archivos del proyecto.
• Conocimientos del equipo de proyecto.
• Lecciones aprendidas.

Entradas Adicionales

Enunciado del alcance del proyecto

• Necesidad del negocio.
• Justificación.
• Requerimientos.
• Límites.
• Restricciones y asunciones.
• Entregables y criterios de aceptación.

Estructura detallada de trabajo (EDT)

Suministra relación entre todos los componentes del proyecto y los entregables.

Entradas Clave

Diccionario de la EDT

• Identificación de productos entregables.
• Descripción del trabajo en cada componente del EDT.

Plan de gestión del proyecto

• Plan de gestión del cronograma.
• Plan de gestión de personal.
• Registro de riesgos

Herramientas y Técnicas

Estimación por Analogía

• Implica usar el costo real de proyectos anteriores similares.
• Se utiliza cuando la cantidad de información detallada es limitada.
• Utiliza el juicio de expertos.
• Es menos costosa que otras técnicas pero también menos exacta.
• Es fiable cuando los proyectos anteriores son similares de hecho y no de apariencia y cuando las personas que preparan las estimaciones tienen la experiencia necesaria.

Determinación de Tarifas de Costos de Recursos

• Se deben conocer las tarifas de costos unitarios de cada recurso.
• Se usan cotizaciones, tarifas estándar con factores de escalamiento, bases de datos comerciales y listas de precios de los vendedores.

Estimación Ascendente

• Estimación del costo de las actividades individuales o paquetes de trabajo y su acumulación para obtener el costo total del proyecto.
• El costo y precisión depende del tamaño y complejidad de la actividad individual o paquete de trabajo: serán mayores en la medida que estas actividades sean mayores o más pequeñas.
• El equipo de gerencia del proyecto debe decidir si vale la pena el costo adicional de la exactitud adicional.

Estimación Paramétrica

• Técnica que utiliza relación entre datos históricos y otras variables para calcular una estimación de costos.
• Puede producir niveles superiores de exactitud dependiendo de la complejidad y la información de costos y recursos. Los modelos pueden ser simples (la construcción de casas residenciales costará cierta cantidad de dinero por m
• Los modelos paramétricos pueden ser altamente confiables cuando: los proyectos involucrados de hecho, son similares; la información histórica usada para desarrollar el modelo fue precisa; y el modelo es escalable (trabaja bien para un gran proyecto así como para uno pequeño).

Software de Gestión de Proyectos

• Software de estimación de costos, hojas de cálculo y herramientas de simulación y estadística.
• Dichos productos pueden simplificar el uso de las herramientas descritas anteriormente y de tal modo, facilitar la rápida consideración de varias alternativas de costos.

Análisis de Propuestas para Licitaciones

Cuando los proyectos se ganan mediante procesos competitivos el equipo de proyecto puede realizar un trabajo de estimación de costos adicional para examinar el precio de los productos entregables individuales y obtener un costo que respalde el costo total del proyecto.

Análisis de Reserva

• Reservas o asignaciones para contingencias son costos estimados que utilizará el Gerente de Proyecto para gestionar eventos previstos, pero no ciertos.
• Problema de posible exageración de estimación de costos.
• Reservas forman parte de la línea base de costos.

Costo de la Calidad (COQ)

Costos totales incurridos en inversiones para prevenir el incumplimiento de los requisitos, evaluar la conformidad del producto o servicio con los requisitos y por no cumplir con los requisitos.

Resultados

Estimación de Costos

• Son valorizaciones cuantitativas de los costos probables de los recursos requeridos para completar las actividades del proyecto.
• Son presentados en forma de resumen o en detalle.
• Deben cubrir todas las categorías de recursos que serán cargados al proyecto (mano de obra, materiales, suministros, más categorías especiales tales como la variación por inflación o reserva de contingencias de costos).
• Los estimados de costos son ajustados frecuentemente durante el curso del proyecto para reflejar el detalle adicional disponible respecto al producto del proyecto.
• Tipos de Estimaciones: Orden de Magnitud y Estimación Definitiva.

Estimación de Costos (Tipos de Estimaciones)

• Estimado del Orden de Magnitud (-50, +100 por ciento). Este es un estimado aproximado sin datos detallados, que es utilizado durante la evaluación inicial del proyecto.
• Estimado Definitivo (-10, +15 por ciento). Un estimado definitivo es preparado de datos bien definidos, especificaciones, planos, etc. Estos estimados son usados para licitaciones, evaluaciones de ofertas, cambios contractuales, trabajos adicionales, reclamos legales, permisos, y aprobaciones de gobierno.

Información de Respaldo

• El monto y tipo de detalles adicionales varía por área de aplicación.
• Debe proporcionar imagen clara, profesional y completa de cómo se obtuvo la estimación.
• Debe incluir:
  • Descripción del alcance del trabajo.
  • Fundamentos de la estimación.
  • Asunciones y restricciones.
  • Rango de estimaciones.

Cambios Solicitados

• Se pueden generar cambios que afecten al plan de gestión de costos o requerimientos de recursos u otros planes componentes del plan de gestión del proyecto.
• Se procesan a través del control integrado de cambios.

Plan de gestión de costos (actualizaciones)

Si las solicitudes de cambio son aprobadas y causan un impacto sobre la gestión de costos se actualiza el plan de gestión de costos