El archivo

Donde se encuentran  ordenados y clasificados ls documentos, tanto públicos como privados,con el objetivo d asegurar su custodia y garantizar una rápida localización. Comprende 2 aspectos. 1º referencia al lugar físico donde se almacenan ls documentos y adonde acudíéramos a buscar la documentación, y el 2º engloba ls elementos, clases y sistemas.

Necesidades de conservar: –
Propio interés d la organización. -Exigencias legales (La ley nos obliga a tener un control d documentación)

Archivo d documentos:

Para q d ls datos se obtenga información tenemos q analizarlos y organizarlos. Debemos captarlos y registrarlos para proceder a su elaboración, consiguiendo transformar ls datos en información.

Fases d elaboración d datos. -Registro/anotación

Se origina cuando se toma nota del dato  –

Clasificación/ordenación:

El dato ha de ser identificado y clasificado.

-Codificación/ denominación

Se trata d asignar a cada dato o conjunto d datos un nombre. -Tratamiento/manipulación: Consiste en la elaboración una vez q el dato tiene nombre sabremos cómo manejarlo. –

Cálculo/estadística

Ls datos son sometidos a una serie d cálculos u operaciones con lo q se obtiene una información final. –

Archivo/custodia

Ls datos han d guardarse para q obtengamos d ellos información d forma sencilla y rápida.

Pasos para obtener la factura

Datos-Fichas clientes-Artículos- Albarán- Factura/Albarán- Fichero- Fichero clientes-Cobro.

Clases d archivo:

públicos y privados Sistemas d archivo:
Conjunto d medios materiales para llevar a cabo ls tareas d guarda o custodia, y localización y recuperación d la documentación, tanto recibida como emitida.

X antigüedad del documento se dividen: Activos, Semiactivos e Inactivos

Principales sistemas en tareas archivísticas:

-Convencionales

–

Carpetas

(-C. Clasificadoras -C. Simples -C. Colgantes)  –
C. Archivadoras (-Tipo A-Z -Con anillas)
-Mobiliario (-Estanterías -E. Modulares -Armarios con carpeta suspendidas -A. Multicajón  -A. Sobre raíles -D seguridad)

-Microfilme:

C

onsiste en realizar fotografías a ls documentos a través d la microfilmación, reduce el tamaño del documento. Carácterística principal es el poco espacio q necesita para su almacenamiento.

-Informáticos

Mejoró la productividad al guardar o almacenar ls datos q son necesarios para la obtención d información. Esta capacidad se consigue x medio d la bases d datos.

Clasificación y org. D información:

Punto d vista archivístico:

 Llevar una clasificación para posteriormente distribuirla en el archivo asignándola una ordenación adecuada.

Punto d vista actividad empresarial:

Respecto a su clasificación: –

X el grado d utilización (-

Activo:

Utilización frecuente. 

-Semi-activos;

Forma muy esporádica. 

-Inactivos

Rara vez van a ser solicitados.) En cuanto a su organización.

-X el grado d autonomía (-

Centralizado

La documentación se encuentra en un mismo lugar.

Ventajs

El espacio está mejor aprovechado. Elimina posibles pérdidas o extravíos d ls papeles, al haber un responsable.

Inconven

Pérdida d tiempo. Aumenta ls gastos en ls presupuestos.

-Descentralizado:

su número dependerá d ls departamentos, secciones o servicios q tenga la organización, dependiendo d la empresa y su tamaño.

Ventajs

Mayor rapidez a la hora de archivar. Rapidez a la hora d localizar la documentación. Menor coste d mantenimiento.

Inconven:

Se reduce espacio a ls departamentos. Diferentes criterios en ls normas d clasificación. No hay ningún responsable q controle las tareas.
Proceso d archivo:–

Funcionamiento habitual del archivo(Cmprobaremos q la documentación haya finalizado su recorrido, y pasaremos a guardar ese documento.)  -Normas prácticas d utilización (-Comprobar q el recorrido ha finalizado -No retrasar el archivo -Iniciar el tiempo d permanencia d ls documentos -Si ls documentos archivados son extraídos se debe dejar en el departamento y a la persona q lo llevó) -Control del archivo

Presentación d informes d archivo

El informe

Conjunto d información recabada x la empresa referente a un hecho o situación expuesta d forma ordenada, objetiva e imparcial. El archivo forma parte d la memoria d la empresa. Ls informes,se puede hallar en el exterior d la empresa (fuentes externas) o dentro (fuentes internas). –

Encabezamiento:

(-Portada -Introducción)
-Contenido -Final (-Anexos -Extracto -Índice).

Conficencialidad d la información

-Niveles d  medidas d seguridad (-N.Alto: -medio: -básico) -Documento d Seguridad. -Principales procedimientos d seguridad d ls empleados (-Todo el personal q acceda a ls datos está obligado a conocer las medidas, normas, procedimientos, reglas. -Ls personas deberán guardar el debido secreto y confidencialidad sobre datos personals. -Cuando haya personal ajeno, queda prohibido acceder a ls datos personales).

Ls ficheros: –

Simple

Clásicos cajones-ficheros q permiten fácil manipulación d ls fichas clasificadas. –

Rotativos

Se dividen en ficheros d arrastre, y ficheros d tambor, en ls q ls fichas se desplazan dentro del mueble en sentido circular.

Clasificación d clientes: –
Cliente interno: Personal d una empresa q ha de satisfacer sus necesidades para poder realizar su trabajo.-Cliente externo: Persona física, q adquiere un producto o servicio final.

Diferentes tipos de clientes:

-Cliente participativo: La relación se desarrolla d un modo normal y no supone ningún problema. –Cliente agresivo: Dscute por todo, no está de acuerdo con nada ni nadie -Cliente ofensivo: Irrespetuoso, q intenta hacer daño con sus palabras. -Cliente enfadado: Acude enojado, pensando que tiene razón. -Cliente conservador: Dejarle hablar, tener paciencia y demostrar atención. No darle demasiada confianza. -Cliente insatisfecho: Supone q no vamos a solucionar su problema. -Cliente q coquetea: Ser profesional en todo momento. Satisfacer la información, y desearle buen día. -Cliente autoritario: Solicita una rápida atención.

Ls modelos d comportamiento d clientes se basan en factores o elementos: -Elementos culturales: Hacen referencia a ls valores,conocimientos,creencias y costumbres. -Elementos sociales: La influencia q ejercen en el comportamiento d compra d un cliente.

Grupo de referencia:
Conjunto d personas q toman parte d normas, valores y creencias, con el objetivo d alcanzar un fin. Para la empresa, ese fin es q comprende o contraten sus servicios.

Principales Gru :

Primarios:

Grupos peqños. Ls personas q pertenecen a este grupo mantienen una relación permanente entre sí. –

Secundarios

Grupos + grandes. La relación entre ls individuos es personal y profesional.

Gru d no pertenencia:

Grupo d aspiración o d logro: No se pertenece pero nos gustaría pertenecer y tenemos posibilidades (club social) -Simbólico o icono: Grupos q llegan a producir fascinación pero sin posibilidad d acceder a ellos. (Lujo, poder y dinero)

Gru d rechazo o disociativos

Nos gustaría pertenecer; q no sean afines a nuestras creencias, ideas o aficiones.

Elementos personales: –
Clase o puesto de trabajo -Niveles de renta o ingresos -Personalidad -Autoimagen -Estilo de vida -Edad

Elementos psicológicos

-Percepción: -Motivación -Actitud -Aprendizaje

Elements d atención al cliente:–
El entorno -La organización -Ls empleados.

Consejos para una comunicación de atención al cliente:

Factores asociados al lenguaje: –

El tono -El volumen -La rapidez al hablar -La pronunciación -Realizar pausas en el momento adecuado -El ritmo o fluidez

Factores comportamentales: –
La apariencia personal -La mirada -La expresión facial -Ls gestos -La postura -La proximidad y el contacto físico

Atención telefónica:

-Acogida: 1era toma d contacto. -Seguimiento: Centrarnos en escuchar -Gestión: Procederemos a solucionar el problema mediante la toma d datos necesarios para su solución. -Despedida: Resumiremos ls puntos + importantes d la conversación y nos despediremos de forma amable.