1. Etapas finales del proceso de selección
El proceso de selección no finaliza con la elección de la persona adecuada para el puesto, sino que aún quedan por cumplir varias etapas: petición de referencias, comprobación de documentación, ofrecimiento del puesto a la persona seleccionada, reconocimiento médico, contratación e incorporación.
1.1. Solicitud de referencias
Las referencias son informes del candidato o candidata que provienen de empresas en las que se ha trabajado anteriormente. Las referencias son una forma de comprobar la veracidad de la información que el candidato o candidata ha facilitado durante el proceso de selección y resultan muy útiles cuando se ha tenido alguna experiencia laboral. La forma más adecuada de actuar es pedir permiso a las personas entrevistadas para solicitar referencias, de manera confidencial, en anteriores empresas. Las referencias se pueden solicitar por Internet, por teléfono, por escrito o mediante una visita personal.
Problemas que surgen en las peticiones de referencias
Las referencias son un tema delicado y es dificil conseguir información objetiva debido a que, o bien la persona a la que se solicitan las referencias no desea comprometerse y emite un informe aséptico, o bien, para ayudar a la candidata o candidato, exagera las cualidades de este. Si la candidata o candidato tuvo algún problema en la empresa anterior, probablemente el informe sea negativo; aunque, en ocasiones, la verdadera causa del problema podría no estar en él o ella, sino en factores ajenos, como una deficiente organización de la empresa.
1.2. Análisis de la información y toma de decisiones
Cuando en los procesos de selección se han realizado una o varias entrevistas y se han aplicado diferentes pruebas, hay que integrar la información sobre cada persona que opta a un puesto de trabajo. Tanto si el proceso de selección ha sido externo como interno, siempre se realiza una última entrevista para valorar a la terna final de personas que optan al puesto de trabajo.
Selección mediante empresa consultora
Se elabora el informe de valoración final, con la actuación y el rendimiento de las candidatas y candidatos, sus puntos fuertes y débiles, y un resumen de datos personales, académicos y profesionales. Normalmente se presenta a la empresa cliente una terna final de candidaturas. Se realizan recomendaciones para que la empresa cliente tome la decisión final.
Selección mediante departamento de recursos humanos
Se elabora un informe con las candidaturas que se consideran válidas. Se presenta una terna final de candidaturas a su cliente interno, que tendrá que decidir en último lugar, asesorado por el departamento de recursos humanos.
1.3. Oferta del puesto a la persona seleccionada
La oferta se suele realizar en una entrevista en la que se informará al candidato o candidata sobre las características del puesto: funciones y tareas, duración del contrato y periodo de prueba, horario, vacaciones, retribución, beneficios sociales e incentivos. Si ambas partes están de acuerdo, firmarán un contrato de trabajo y se comunicará la contratación on-line al SEPE a través de la aplicación Contrat@.
1.4. El reconocimiento médico
Antes de comenzar la relación laboral, es posible que se solicite a la persona elegida un reconocimiento médico para comprobar que reúne las condiciones físicas y psíquicas necesarias para desempeñar el puesto de trabajo. Para realizar el reconocimiento médico, es necesario el consentimiento previo de la persona elegida (es aconsejable que este consentimiento se realice por escrito). Estos quedarán dentro del secreto profesional del médico. El resultado del examen médico que se entregará a la empresa será «apto» o «no apto». La empresa será informada de las conclusiones que se deriven de los reconocimientos efectuados en relación con la aptitud del candidato o candidata para el desempeño del puesto de trabajo.
1.5. El periodo de prueba
El periodo de prueba puede concertarse por escrito con los límites de duración que se establezcan en los convenios colectivos. En defecto de pacto en el convenio, la duración del periodo de prueba no podrá exceder de:
- Seis meses máximo para quienes cuentan con titulación técnica.
- Dos meses máximo para el resto de personal.
- Tres meses máximo, en las empresas de menos de veinticinco personas contratadas, para quienes no tienen una titulación técnica.
En el periodo de prueba, cualquiera de las partes podrá dar por finalizado el contrato sin necesidad de preaviso y no se tiene derecho a percibir indemnización alguna. Durante este periodo, se tendrá los mismos derechos y obligaciones que el resto de la plantilla.
1.6. Incorporación
El proceso de selección no finaliza cuando se ha contratado a la persona adecuada, sino que continúa con su incorporación y su adecuada integración en la empresa.
A. Plan de acogida
Los planes de acogida son una práctica que se suele realizar, principalmente, en empresas con grandes plantillas, para facilitar la integración laboral y emocional en la empresa. No existen unas pautas uniformes para la realización del plan de acogida, que puede ser tan completo como se desee.
Elementos del plan de acogida
- Acogida por la persona responsable del departamento de recursos humanos o del departamento al que se incorpora el nuevo empleado o empleada.
- Información oral sobre la empresa.
- Entrega del manual de acogida.
- Presentación a la dirección.
- Visita al centro de trabajo.
- Presentación a la persona que dirige el departamento al que se incorpora.
- Presentación a los compañeros y compañeras.
- Comunicación al resto de la plantilla de la incorporación mediante un correo electrónico o reseña en la intranet.
- Información de riesgos laborales y normas de seguridad.
- Designación de una persona responsable o que tutele la integración.
- Formación inicial.
2. Tratamiento de la documentación laboral
La documentación generada durante el proceso de selección y durante el tiempo que dure el contrato necesita ser tratada correctamente, teniendo en cuenta, sobre todo, las normas establecidas en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales.
2.1. Expediente personal
El expediente es el conjunto de documentos, ordenados cronológicamente, que refleja el historial laboral de cada trabajador o trabajadora: formación, puestos de trabajo desempeñados, funciones, tipos de contratos laborales que ha tenido, etc. El expediente personal puede conservarse en papel o tener formato digital. Las empresas suelen digitalizar el expediente personal de su plantilla con programas informáticos diseñados para ello o bien mediante bases de datos adaptadas a sus necesidades.
A. Documentación del expediente
En el expediente se puede encontrar documentación aportada por el personal, documentos generados en la empresa, documentación procedente de las administraciones públicas, de otras empresas y de instituciones públicas o privadas.
B. Actualización de los expedientes
Los expedientes sufren variaciones: prórrogas, finalizaciones o modificaciones de contratos, ascensos, excedencias, cambios de tareas, formación continua o cambios familiares. La comunicación de las variaciones en algunos datos puede tener importantes consecuencias; por ejemplo, la notificación del nacimiento de un descendiente o la discapacidad de un ascendiente con el que se conviva pueden acarrear una disminución en la retención a cuenta del impuesto sobre la renta de las personas físicas (IRPF) o generar beneficios sociales como guarderías, residencias de vacaciones, ayudas para estudios, etc.
Documentación relativa a la incorporación
- Carta de presentación de la candidatura.
- Currículo y ficha con los datos personales.
- Resultados de las pruebas de selección.
- Resultado del examen médico (apto o no apto para el puesto).
Documentación relativa a la formación y el desarrollo
- Cursos de formación permanente realizados en la empresa.
- Cursos de formación permanente realizados en instituciones públicas y privadas.
- Informes de los mandos sobre el desempeño de las tareas.
- Amonestaciones y sanciones.
3. Protección de datos personales
Para proteger los datos personales y la intimidad de las personas, se aprobó la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales, en la que se reconoce a la ciudadanía el derecho fundamental a la protección de datos, la facultad de controlar sus datos personales y la capacidad para disponer y decidir sobre ellos. El nombre, los apellidos, la fecha de nacimiento, la dirección postal o la dirección de correo electrónico, el número de teléfono, el número de identificación fiscal, la matrícula del coche, el DNI, el número de Seguridad Social, etc., son datos que identifican a una persona, ya sea directa o indirectamente.
4.1. Responsabilidades del personal que gestiona la documentación de carácter laboral
En el ámbito de la gestión de la documentación y de la protección de datos, es especialmente relevante el trabajo del personal administrativo, puesto que son quienes recogen y tratan datos personales de la plantilla de las empresas y deben guardar la confidencialidad y el secreto profesional de dichos datos.
A. Deber de confidencialidad
El personal que recoja y trate datos personales deberá guardar la confidencialidad de los que gestiona. Por ello, en muchas ocasiones, debe firmar una cláusula de confidencialidad en el contrato de trabajo. Se trata del compromiso de guardar para sí cierta información a la que tendrá acceso en su trabajo. Quien incumpla la cláusula podría recibir una sanción y ser responsable de todas las consecuencias que sus actos de divulgación pudieran tener, tanto para esta persona como para la empresa o para quien facilitó la información.
B. Deber de secreto profesional
La Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales establece que «el responsable del fichero y quienes intervengan en cualquier fase del tratamiento de los datos de carácter personal están obligados al secreto profesional respecto de los mismos y al deber de guardarlos, obligaciones que subsistirán aun después de finalizar sus relaciones con el titular del fichero o, en su caso, con el responsable del mismo».
3.1. La protección de datos en la empresa
La plantilla facilita a las empresas documentación y datos personales desde que son reclutados en un proceso selectivo más los que faciliten durante la relación laboral. Todos estos documentos pasan a formar parte del expediente personal y deben ser protegidos para garantizar el derecho al honor y a la intimidad. Las empresas en las que se recogen y tratan datos de carácter personal (plantilla, clientela, proveedores) deben tener a un delegado de protección de datos, a quien corresponde velar por el cumplimiento de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD). Este puesto de responsable, que habitualmente será el personal administrativo dentro del departamento de recursos humanos, tiene, entre otras, las obligaciones:
- Informar a las personas afectadas: Cualquier persona tiene derecho a conocer si sus datos personales van a ser incluidos en un fichero y el tratamiento que se realiza con esos datos. Las personas responsables de los ficheros tienen obligación de informar sobre la recogida de datos y su utilización.
- Pedir el consentimiento: Como regla general, la inclusión de datos de carácter personal en un fichero supone un tratamiento que requerirá el consentimiento de la persona afectada.
- Calidad de los datos: Los datos que se recaben han de ser adecuados a la finalidad que motiva su recogida.
- Garantizar los derechos de las personas afectadas: La persona responsable del fichero debe facilitar y garantizar el ejercicio de los derechos de oposición, acceso, rectificación, supresión, limitación del tratamiento y portabilidad.
- Deber de guardar secreto profesional: Quienes intervienen en cualquier fase del tratamiento de los datos deben guardar el secreto profesional sobre estos, aun después de finalizar su relación con quien se responsabiliza del fichero.
- Adopción de medidas de seguridad: La persona responsable del tratamiento establecerá medidas técnicas y organizativas para garantizar un nivel de seguridad adecuado en función de los riesgos detectados en un análisis previo.
Medidas de seguridad
Medidas técnicas
- Identificación de usuarios: Cuando un ordenador se utilice para el tratamiento de datos personales y para otros fines, se recomienda disponer de varios perfiles o usuarios distintos para cada una de las finalidades.
- Se garantizará la existencia de contraseñas para el acceso a los datos personales almacenados.
Medidas de salvaguarda:
- Los ordenadores y dispositivos usados para el almacenamiento y el tratamiento de los datos personales deberán mantenerse actualizados.
- Se dispondrá de un sistema de antivirus que deberá actualizarse periódicamente.
- Existirá un firewall activado para evitar accesos remotos indebidos.
- Se efectuará una copia de seguridad de forma periódica.
- En caso de que sea necesario sacar los datos personales fuera del recinto donde se realiza su tratamiento, se deberá valorar la posibilidad de usar un proceso de encriptación para garantizar la confidencialidad.
Deber de confidencialidad y secreto:
- Debe impedirse el acceso a datos personales a personas no autorizadas.
- No se comunicarán datos personales o cualquier información personal a terceras personas.
- Los documentos en papel y soportes electrónicos se almacenarán en lugar seguro.
- No se desecharán documentos o soportes electrónicos sin garantizar su destrucción.
- El deber de secreto y confidencialidad persiste incluso cuando finaliza la relación laboral de la persona con la empresa.
4. Gestión de la documentación del personal
Las empresas tienen establecidos procedimientos para gestionar los expedientes de la plantilla.
A. Ordenación de los expedientes
Aunque los procedimientos que se utilizan para la gestión de la documentación dependen de diferentes factores, lo habitual consiste, primero, en ordenar los expedientes por departamento; dentro de cada departamento, o sección del departamento, se ordenan alfabéticamente; y finalmente, los documentos de cada expediente se ordenan cronológicamente.
B. Ciclo vital de los documentos
La vida de los documentos en las empresas pasa por tres etapas: primero permanecerán en el archivo del departamento, después pasarán al archivo intermedio y, por último, al archivo histórico. Las características de cada uno de estos archivos son:
- Archivo del departamento: Contiene la documentación actual que se utiliza frecuentemente. Los documentos permanecerán en este archivo mientras la persona permanezca en la empresa o su uso sea frecuente.
- Archivo intermedio: Recibe la documentación del personal que ha finalizado su relación con la empresa, la que ha perdido la vigencia jurídica y administrativa o cuando las necesidades de consulta son esporádicas.
- Archivo histórico: A él se transfiere la documentación que se consulta raramente y que constituye la memoria histórica de la empresa. Lo normal es digitalizar los documentos.