Estructura Organizativa
La estructura organizativa es la asignación a cada miembro de la empresa de la tarea para la que está más capacitado y el establecimiento de las relaciones que permitan la consecución de los objetivos marcados por la dirección, fijando responsabilidades y delimitando la autoridad delegada.
Elementos de la Estructura Organizativa
- Alta dirección: Formada por aquellas personas con responsabilidades generales en la organización.
- Dirección intermedia: Formada por el personal ejecutivo que tiene a su cargo un número determinado de trabajadores.
- Base operativa: Formada por el conjunto de personas directamente relacionadas con la producción, venta y prestación de servicios.
- Tecnoestructura: Formada por personas expertas en las distintas funciones de la dirección y explotación.
- Estructura de apoyo o staff: Formada por personal de asesoramiento a los directivos.
Relaciones Formales e Informales
Relaciones formales: Son aquellas que han sido previamente definidas por la dirección y comunicadas al resto de los miembros de la organización, configurando la organización formal.
Relaciones informales: Son aquellas que surgen espontáneamente como consecuencia de las comunicaciones interpersonales entre las personas que integran la empresa y configuran la organización informal, la cual estaría fuera del control de la dirección.
Principios de la Organización
Principio de Autoridad y Jerarquía
Deben existir diferentes niveles de autoridad en la empresa, ordenados de forma jerárquica según el grado de responsabilidad y control.
Principio de Delegación
Una persona asigna autoridad y responsabilidad a otra persona para que esta última desempeñe unas funciones determinadas. El superior que delega determinadas tareas en un subordinado no queda exonerado de la responsabilidad de estas.
Principio de Departamentalización
Consiste en agrupar diferentes funciones en departamentos.
Principio de Coordinación
Debe existir coordinación entre los departamentos de un mismo nivel jerárquico o de distintos niveles jerárquicos relacionados.
Principio de Motivación y Participación
En la empresa deben existir métodos para motivar a las personas que trabajan en esta y fomentar el grado de participación.
Principio de Comunicación
Debe darse un sistema de comunicación en varios sentidos:
- Descendente: De superior a subordinado.
- Horizontal: De superior a superior o de subordinado a subordinado.
- Ascendente: De subordinado a superior.
Organigramas
Es la representación gráfica de la estructura interna de la empresa o de cualquier otro tipo de organización.
Para que un organigrama sea de utilidad debe:
- Ajustarse a la realidad que representa.
- Ser claro, preciso y comprensible.
- Estar actualizado.
Clasificación de Organigramas
- Finalidad: Informativos y analíticos.
- Amplitud: General y parcial.
- Extensión: De unidad y de grupo.
- Información que proporcionan: De estructura, funcional y de personal.
- Forma: Remificada (vertical y horizontal) y circular.
Áreas Funcionales
Las áreas funcionales conforman los departamentos, que son la agrupación de personas relacionadas con una misma tarea de la empresa.
Formas Organizativas
Simples
- Modelo Lineal: Es de diseño piramidal vertical, situándose la dirección en la cúspide, los mandos intermedios en la zona central y los trabajadores en la base. Es una forma organizativa muy utilizada en las pymes, donde la información fluye en sentido descendente. Su principal inconveniente es la concentración de autoridad, que impide una respuesta adecuada a los cambios del entorno.
- Modelo Funcional: Es de diseño vertical, organizado por funciones que están a cargo de especialistas con autoridad delegada. Los subordinados dependen de más de una unidad de mando, lo cual genera conflictos de autoridad.
Complejas
- Modelo Lineo-Funcional: Es una combinación del modelo lineal y funcional, ya que se mantiene el diseño piramidal vertical, complementando con unidades de apoyo (staff).
- Modelo Divisional: Se basa en una estructuración en divisiones que funcionan de forma independiente, sometidas a una autoridad. Es muy utilizada por empresas multinacionales.
- Modelo Matricial: Es una combinación del modelo funcional y divisional, ya que organiza las funciones como si fueran independientes. Es un modelo utilizado por grandes empresas con diversidad de productos y mercados.
Criterios de Departamentalización
- Según los procesos productivos: Se formarían los departamentos atendiendo a los distintos procesos productivos existentes en la empresa. Es propio de las empresas industriales.
- Según las funciones: Se formarían los departamentos atendiendo a las distintas funciones existentes en la empresa.
- Según los clientes: Se formarían los departamentos atendiendo a los distintos tipos de clientes existentes en la empresa. Es muy usual en entidades financieras.
- Según las zonas geográficas: Se formarían los departamentos atendiendo a las distintas áreas geográficas de actuación de la empresa. Es muy usual en empresas multinacionales.
- Según los productos o servicios: Se formarían los departamentos atendiendo a los productos y servicios comercializados por la empresa. Es propio de grandes almacenes.
Descripción de las Áreas Funcionales
- Área de Producción: Controla los procesos, métodos y tecnologías que permiten la obtención de productos y/o servicios.
- Área Comercial o Marketing: Su principal función es incrementar las ventas de la empresa.
- Área Económica-Financiera: Gestiona la inversión y financiación de la empresa.
- Área de Recursos Humanos: Se ocupa de la gestión del personal de la empresa.
- Área de Administración: Ejerce el control de la empresa a través de la documentación.
Relación Interdepartamental
- Autoridad: Relaciones jerárquicas entre departamentos porque no se encuentran al mismo nivel jerárquico dentro de la estructura organizativa.
- Funcional: Relaciones entre departamentos al mismo nivel jerárquico. Es lo usual:
- Información: Flujos de información entre departamentos.
- Coordinación: Coordinación de objetivos para la consecución de los objetivos principales de la empresa.
- Decisión: Implicación de varios departamentos en un objetivo que implica toma de decisiones conjunta.
La Secretaría en la Empresa
La secretaría en la empresa se organiza en base a dos aspectos fundamentales:
- Necesidad de la información documental: Todos los documentos, impresos y comunicaciones que realiza la empresa constituyen su vida empresarial y son fuentes de información necesaria.
- Normativa legal: El artículo 30 del Código de Comercio establece que los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante 5 años a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales.
Por tanto, las funciones de la secretaría son:
- Formalización y tramitación de la documentación interna y externa de la empresa.
- Registro de correspondencia.
- Conservación de la documentación.