Etapas de la función de organización

1. Determinar los niveles de organización y la jerarquía de mandos: definir quién controla y ejecuta las tareas dentro de la empresa.
2. Definir las funciones destinadas a cada nivel de mando y a cada persona de forma clara y concreta.
3. Establecer canales de autoridad y responsabilidad bien delimitados para que cada persona sepa qué tiene que hacer y a quién debe obedecer.
4. Establecer vías de comunicación en todos los sentidos: entre departamentos, con cargos superiores o inferiores de la misma empresa y hacia el exterior.

La motivación en el trabajo

Las personas tienen necesidades que producen insatisfacción si no se consiguen. El empuje que les hace falta para cubrir estas necesidades es la motivación. Para motivar, hace falta conocer sus necesidades. Cada empresa debe aplicar unos incentivos, como:

• Dinero: Sirve para satisfacer necesidades de consumo y también para cubrir la necesidad de estatus.
• Expectativas de futuro: Cuando el trabajador tiene posibilidades de mejorar y ascender en su lugar de trabajo, y sus esfuerzos tienen algún tipo de repercusión profesional, está más motivado.
• Reconocimiento del trabajo: Se debe tener en cuenta el esfuerzo que hace cada persona en su puesto de trabajo y es necesario recompensarlo de alguna manera.
• Colaboración en el trabajo: La empresa tiene que intentar que subordinados y trabajadores colaboren lo más posible en las decisiones de la empresa y demás actividades importantes, de modo que los trabajadores se sientan parte de la empresa y noten que su colaboración es necesaria para el funcionamiento de esta.

Teoría de Maslow

Maslow fue el autor más destacado de la teoría humanista. Clasificó las necesidades humanas en 5 niveles que se han de satisfacer de manera progresiva:

• Necesidades fisiológicas: necesidades básicas (comer, beber).
• Necesidades de seguridad: sirven para consolidar lo que se ha obtenido hasta ahora (contrato indefinido, un seguro, la jubilación).
• Necesidades sociales o de estatus: necesidades de amor y afecto y de sentirse aceptado por la comunidad. Sentirse considerado, respetado e integrado.
• Necesidades de la propia estima: confianza en uno mismo, fama, prestigio. Que se valore la capacidad de trabajo de la persona.
• Necesidad de autorrealización: significa el deseo de ser más y llegar hasta donde la persona sea capaz. Conseguir el objetivo que el trabajador se hubiera propuesto.

Función de control

Controlar: Verificar que todo salga como se había previsto al hacer la planificación, tanto en objetivos generales como en los subobjetivos más concretos. La finalidad del control es detectar las desviaciones con respecto a las previsiones, con la intención de corregirlas antes de que se produzcan consecuencias negativas.

Etapas de control

• Se marcan unos estándares: unas medidas que se consideren normales.
• Se miden las actividades: se mide o analiza lo que se ha obtenido realmente. Hay que examinar paso a paso las fases de la actividad. Una vez analizadas, se comparan con los estándares marcados y se determinan las desviaciones producidas.
• Se corrigen las desviaciones obtenidas: se ha de analizar y determinar los motivos que las han originado (o no se han ejecutado los planes como se había previsto, o los planes no eran los correctos y se habían marcado unos objetivos que no se podían conseguir).

Técnicas de control

• La auditoría: verifica la planificación tanto en relación a la contabilidad como a la rentabilidad de los recursos o la gestión global de la empresa. Auditoría interna, que se lleva a cabo dentro de la empresa como mecanismo propio de control; auditoría externa, que realizan personas ajenas a la empresa, profesionales independientes.
• Control del presupuesto: controlar que la relación numérica de la planificación se cumpla.
• Estadísticas: permite tratar los datos históricos de un problema, sacar conclusiones y realizar pronósticos.

Los organigramas

Representación gráfica de la estructura de la organización empresarial de una forma sintética y simplificada, y dan a conocer las características principales de dicha estructura. Debe cumplir los siguientes requisitos:

• Diferenciar los elementos que componen la empresa.
• Diferenciar los niveles y posiciones de autoridad.
• Ser de fácil comprensión.
• Ser sencillo.

Descripciones de posición: Se ofrece toda la información sobre las responsabilidades y relaciones entre los diferentes jefes de la organización y todos los procedimientos de decisión.

Clasificación según la forma

• Organigramas verticales: Destacan la jerarquía de mando. Las posiciones con más autoridad se sitúan en los lugares más elevados y, por debajo, las subordinadas. Destacan las relaciones de subordinación directas e indirectas.
• Organigramas horizontales: Mismos elementos que los verticales. Las unidades de mando se sitúan a la izquierda, y a su derecha, las subordinadas. El objetivo es destacar la importancia de las funciones de jerarquía de mando.
• Organigramas radiales: Intentan crear un impacto visual para destacar los niveles más altos de dirección. Dan sensación de coordinación.

La organización informal

Organización informal: Conjunto de relaciones personales y sociales que no están preestablecidas por la dirección u organización de la empresa. Surgen espontáneamente cuando las personas se asocian entre sí. No nace de forma predeterminada, es consecuencia de una serie de circunstancias. Nace cuando los trabajadores se relacionan con personas que no pertenecen a su departamento y se forman grupos de trabajo que no están predeterminados. Se transmite información no oficial. En las empresas surge una organización informal como necesidad de que haya una organización real.

Función de gestión

Gestionar: Intentar que las personas que forman la empresa realicen las tareas necesarias para que se consigan los objetivos marcados. Para gestionar la empresa hay niveles de dirección que se representan en forma de pirámide y son tres:

• Alta dirección: Ubicados los altos cargos que planifican a largo plazo y son responsables del cumplimiento de los objetivos. Supervisan el funcionamiento global de la empresa.
• Nivel intermedio: Se encargan de la ejecución y el control de la planificación general y realización de planes más concretos. Jefes de departamentos.
• Nivel de gestión: Directivos que tienen la responsabilidad directa sobre la ejecución de los planes, son los que asignan las tareas a los trabajadores. Ejecutan y controlan todos los procedimientos que se han de seguir.

Criterios de toma de decisiones

• Criterio optimista: Elegir la estrategia que le proporcionase el mejor resultado. Maxi-max valor máximo entre los máximos. Mini-min valor mínimo entre los mínimos.
• Criterio de Laplace: Se asigna a cada estado de naturaleza la misma probabilidad. Después, se calcula el valor monetario esperado de cada estrategia, y se elige aquella que ofrezca un valor esperado más alto.
• Criterio de Hurwicz: Este criterio es una combinación entre el criterio pesimista y el optimista basado en definir un coeficiente de optimismo ð, referente al desenlace, que debe estar entre 0 y 1. También se necesita un coeficiente de pesimismo, que será 1- ð, (ð). Sólo interesan los valores máximos y mínimos. Se suma el mejor resultado de cada estrategia -multiplicado con el coeficiente de optimismo- con el peor resultado de cada estrategia -multiplicado con el coeficiente de pesimismo-.
• Criterio de Savage: Se crea una nueva matriz de desenlaces en términos de oportunidad. Esta matriz de oportunidad muestra lo que se deja de ganar por escoger una estrategia equivocada. Para la matriz de oportunidad se toman los valores máximos posibles de cada estado de la naturaleza y se les asigna el valor 0; después se le resta el valor de cada desenlace.