El Proceso Administrativo
1. ¿Qué es el Proceso Administrativo?
El proceso administrativo comprende las actividades que el administrador debe llevar a cabo para aprovechar los recursos humanos, técnicos y materiales de la empresa. Es el conjunto de etapas necesarias para realizar una actividad de manera eficiente.
2. ¿Qué es la Planeación?
Consiste en establecer anticipadamente los objetivos, políticas, reglas, procedimientos, programas, presupuestos y estrategias de una organización. En otras palabras, determina qué se va a hacer, cómo se hará y cuándo se hará. Implica pensar con antelación en las metas y las acciones necesarias para alcanzarlas.
3. ¿Qué es la Organización?
La organización agrupa y ordena las actividades necesarias para lograr los objetivos. Esto implica crear unidades administrativas, asignar funciones, delegar autoridad y responsabilidad, establecer jerarquías y definir las relaciones de coordinación entre las diferentes áreas de la empresa.
4. ¿Qué es la Dirección?
Esta etapa del proceso administrativo se centra en la influencia del administrador para la ejecución de los planes. Busca obtener una respuesta positiva de los empleados mediante:
- Comunicación
- Supervisión
- Motivación
- Guía o conducción de los esfuerzos de los subordinados
El objetivo principal de la dirección es alcanzar las metas de la organización.
5. ¿Qué es el Control?
El control establece sistemas para medir los resultados y corregir las desviaciones que se presenten. Su finalidad es asegurar que los objetivos planeados se logren. Esto implica:
- Establecimiento de estándares
- Medición de la ejecución
- Interpretación de resultados
- Acciones correctivas
6. ¿Qué es la Misión?
La misión es la razón de ser de la empresa, el motivo por el cual existe. Define las funciones básicas que la empresa desempeñará en un entorno determinado para lograr su propósito. En la misión se define:
- La necesidad a satisfacer
- Los clientes a alcanzar
- Los productos y servicios a ofertar
7. ¿Qué es la Visión?
La visión se refiere a lo que la empresa quiere crear en el futuro, la imagen a largo plazo de la organización. Representa las aspiraciones y metas que se buscan alcanzar.
8. ¿Qué es la División del Trabajo?
La división del trabajo se basa en la especialización y cooperación de la fuerza laboral en tareas y roles específicos. Su objetivo es mejorar la eficiencia. Cuando un trabajador realiza todas las tareas para fabricar un producto, el rendimiento es menor. Por ello, es necesario repartir las tareas para optimizar el proceso productivo.
9. ¿Qué es la Jerarquización?
La jerarquización establece el orden de los elementos de una serie según su valor o importancia. Es la disposición de personas en orden ascendente o descendente, según criterios de clase, poder, oficio, categoría, autoridad o cualquier otro factor relevante para la estructura organizacional.
10. ¿Qué es la Motivación?
La motivación se refiere a los estímulos que impulsan a los empleados a realizar determinadas acciones y persistir en ellas hasta su culminación. Es un factor clave para el éxito de la empresa, ya que influye directamente en el desempeño y la productividad de los trabajadores.
11. ¿Qué es la Comunicación?
La comunicación efectiva en la empresa debe basarse en un lenguaje claro, simple y comprensible para el receptor. Debe ser oportuna, es decir, el mensaje debe llegar al receptor en el momento adecuado. Además, debe ser precisa, evitando adornos lingüísticos e información innecesaria.
12. ¿Qué es Establecer Estándares?
Establecer estándares implica definir el requisito mínimo que debe cumplir un procedimiento, de acuerdo con la definición y objetivo propuestos por la empresa. En la práctica, significa lograr que todo el personal realice el mismo procedimiento de la misma manera para obtener el mismo resultado.
13. ¿Qué es la Medición del Desempeño?
La medición del desempeño es el proceso mediante el cual las organizaciones evalúan la calidad de sus actividades y servicios. Puede parecer simple, pero a menudo es un proceso complejo que requiere un pensamiento estratégico profundo y una evaluación exhaustiva.
Tipos de Planeación
14. ¿Qué es la Planeación Estratégica?
La planeación estratégica es un tipo de planeación general que se enfoca en el logro de los objetivos institucionales de la empresa. Su finalidad es establecer las guías generales de acción. Se concibe como el proceso de decidir sobre los objetivos de la organización, los recursos que se utilizarán y las políticas que orientarán la adquisición y administración de dichos recursos, considerando a la empresa como una entidad total.
15. ¿Qué es la Planeación Táctica?
La planeación táctica parte de los lineamientos de la planeación estratégica y se refiere a las cuestiones de cada área de actividad de la empresa. Busca el uso efectivo de los recursos para el logro de objetivos específicos. La diferencia entre la planeación estratégica y la táctica radica en el tiempo: mientras más largo sea el plazo, más estratégica será la planeación.
16. ¿Qué es la Planeación Operativa?
La planeación operativa se centra en la asignación de tareas específicas que deben realizar las personas en cada unidad de operaciones. Se enfoca en el corto plazo y en la ejecución eficiente de las actividades diarias.
Importancia de las Etapas del Proceso Administrativo
17. Importancia de la Planeación
Para un gerente y un grupo de empleados, es fundamental identificar los objetivos a alcanzar. El siguiente paso es definir cómo lograrlos. Esto implica preguntas como: ¿Qué trabajo debe hacerse? ¿Cuándo y cómo se hará? ¿Cuáles serán los recursos necesarios? La planeación implica formular un patrón integrando las futuras actividades, lo que requiere la capacidad de prever y visualizar el propósito.
Beneficios de la planeación:
- Clarificar, ampliar y determinar los objetivos
- Pronosticar
- Establecer las condiciones para el trabajo
- Seleccionar y declarar las tareas para lograr los objetivos
18. Importancia de la Organización
La organización define las actividades de trabajo entre los miembros del grupo e indica la participación de cada uno. Esta distribución del trabajo se guía por factores como la naturaleza de las actividades, las personas del grupo y las instalaciones disponibles.
Beneficios de la organización:
- Subdividir el trabajo en unidades operativas (departamentos)
- Agrupar las obligaciones operativas en puestos
- Reunir los puestos en unidades manejables
- Clarificar los requisitos del puesto
19. Importancia de la Dirección
La dirección es la parte central de la administración, a la cual se subordinan los demás elementos. Si se prevé, planea, organiza, integra y controla, es para dirigir de manera efectiva. La dirección implica guiar, motivar y supervisar a los empleados para alcanzar los objetivos.
20. Importancia del Control
El control se enfoca en evaluar y corregir el desempeño de las actividades para asegurar que los objetivos y planes se cumplan. Permite identificar desviaciones y tomar medidas correctivas para garantizar el éxito de la organización.