La Dirección de la Empresa y sus Funciones

Dirección

Coordina e integra el conjunto de recursos materiales y humanos que configuran la empresa. Consiste en conseguir una actuación conjunta de personas y medios que componen la organización, dando objetivos y valores comunes.

Niveles de Dirección

Una única persona no puede ocuparse de todas las tareas de dirección que requiere una empresa, el trabajo directivo se ha especializado por la creación de puestos directivos intermedios.

3 Niveles Directivos

1. Alta Dirección: Integrada por el presidente y directivos de alto nivel de la empresa. Es el más alto de la pirámide y es la encargada de dirigir la empresa, fijar objetivos y grandes líneas estratégicas. Sus decisiones son a largo plazo.
2. Dirección Operativa: Directivos que tienen contacto directo con los trabajadores. Es el nivel más bajo de la pirámide, asignan tareas a los trabajadores y supervisan los resultados. Ej: el jefe de almacén.
3. Dirección Intermedia: Entre la alta dirección y los directivos operativos, están los directivos de nivel medio que se encargan de mantener contacto y su función es traducir y concretar las directrices fijadas por la alta dirección en objetivos y planes específicos para cada uno de los niveles subordinados. Ej: fijar cómo evaluar la productividad de los empleados.

Funciones de la Dirección

1. Planificación: Determinar por anticipado qué se quiere para el futuro, cómo se va a lograr y cuáles son los recursos utilizados.
2. Organización: Definir las actividades y tareas que se van a desarrollar, dividir y distribuir el trabajo entre las personas que las van a realizar y determinar las relaciones entre ellas para cumplir los objetivos de forma eficaz.
3. Dirección o Gestión de Recursos Humanos: Selecciona, forma y asigna a las personas de los distintos puestos de trabajo, diseña sistemas de recompensas e incentivos que sirvan para motivar.
4. Control: Compara resultados previstos con los reales e identifica desviaciones si las hubiera y establece las formas de corregirlas.

Función de Planificación

La planificación proyecta el futuro deseado para la empresa (fines) y los recursos necesarios para ser efectivo (medios). Se distingue:

1. Según su horizonte temporal: Los planes pueden ser a largo plazo (3 y 5 años aunque varía dependiendo del futuro…) o corto plazo (1 o 2 años).
2. Según la amplitud del enfoque o nivel: Están los planes estratégicos (la consideran como un todo) y los planes tácticos y operativos (desarrollan planes estratégicos y los concretan con objetivos fijados al detalle).

Fases de la Planificación Estratégica

1. Diagnóstico de la situación: (Análisis externo). Definición de problemas actuales y futuros, interrelaciones y análisis de oportunidades y amenazas del entorno. (Análisis interno): Posicionamiento de la empresa en el mercado y competidores a los que se enfrenta, los puntos fuertes y débiles de la empresa.
2. ¿Dónde queremos llegar? A partir del diagnóstico se establece:
   • Visión que tiene del futuro que se quiere para la empresa.
   • Misión o propósitos: el por qué y para qué de su existencia.
   • Objetivos y metas: Concretan la misión de forma más operativa. Estos objetivos fijan una primera aproximación sobre la situación futura que se desea que habrá que concretar más en los planes parciales. EJ: Fijación de niveles de beneficios.
3. ¿Por dónde queremos ir? Habrá que elegir la estrategia competitiva de la empresa. Aquí se investigan y determinan las posibles líneas de acción alternativas, se valoran sus ventajas e inconvenientes de manera que se pueda elegir la mejor alternativa.
4. Del plan estratégico a los planes parciales: Especialización de objetivos y la formulación de planes parciales que concreten y desarrollen las directrices establecidas en el plan estratégico.
5. ¿Cómo llegar, cuándo y con qué recursos? Una vez definida la estrategia hay que implantarla por planes parciales para alcanzar los objetivos. Estos planes incluyen objetivos operativos (resultados), políticas, procedimientos y reglas que los orientan y los recursos que se destinan (presupuestos) y las responsabilidades (quiénes lo ejecutan).
   • Objetivos operativos: Resultado final que se quiere conseguir con el plan. Para ser eficaces, específicos, medibles, alcanzables, realistas y deben fijarse temporalmente. Unos objetivos claros facilitan a los directivos establecer propiedades y disponer de referencias estándares. Los objetivos centran y unifican esfuerzos de todos los miembros de la organización.
   • Las políticas: Orientaciones o guías para tomar decisiones. EJ: Política de incentivos en recursos humanos basada en la productividad.
   • Los procedimientos: Detallan la forma en que la actividad ha de realizarse a través de una secuencia cronológica de acciones. EJ: Selección-contratación de recursos humanos: primero el perfil del trabajador a fijar y después seleccionar los currículos que más se acerquen al perfil y realizar las pruebas y por último la entrevista personal con los directivos de la empresa.
   • Las reglas: Indican lo que ha de hacerse ante determinadas situaciones y no admiten interpretación. EJ: Seguir las medidas de seguridad en el trabajo.
   • Presupuestos: Expresan en cifras los resultados y representan el mayor grado de concentración de planes. Se elaboran en términos reales o monetarios.
6. Controlar cómo vamos: Durante el proceso de implantación de la estrategia, hay que determinar la forma de evaluación-control de la ejecución de planes de manera que se adapten a los cambios.

Dirección Participativa por Objetivos (DPO)

DPO: Sistema de dirección en el que los objetivos específicos se planifican de forma conjunta entre trabajadores y directivos y se revisan periódicamente para observar el progreso.

3 Etapas:

1. Fijación de objetivos: El superior se reúne con sus subordinados para establecer los objetivos del periodo (1 año o 6 meses).
2. Aplicación: El subordinado es el responsable del logro de los objetivos, es el que determina el procedimiento, lo que otorga una gran autonomía para decidir cómo alcanzarlos.
3. Evaluación: Al final del periodo establecido, superior y subordinados determinan el grado en que se cumplen los objetivos y analizan las causas que impiden su logro con el fin de evitarlas en el futuro.

Ventajas

• Favorece la motivación de los trabajadores al ser los responsables de qué conseguir y cómo hacerlo.
• Mejora el compromiso personal al comprender cómo contribuye su esfuerzo a los objetivos generales de la organización.
• Clarifica la organización, las personas saben qué van a desarrollar y con qué objetivos, entonces miden sus progresos.
• Facilita la dirección, aumenta la comunicación entre subordinados y superiores y así facilita las relaciones mutuas.
• Decisiones de remuneración y promoción son más objetivas.

Inconvenientes

• Desconocimiento por parte de los directivos de la DPO y las pautas que hay que seguir.
• Dificultad en la fijación de objetivos para que sean verificables.
• Al centrarse en el corto plazo se pueden descuidar objetivos a medio y largo plazo.
• La negociación de objetivos puede ocasionar conflictos. EJ: La dirección querrá reducir costes y los trabajadores subir sueldos.

La Función de Control

Regula o ajusta la actividad empresarial y por eso se comprueba y observa cómo responde la empresa a los objetivos planificados, después se detectan posibles desviaciones y se analizan las causas para corregir las desviaciones o suprimir factores que obstaculicen el funcionamiento de la empresa.

Fases

1. Establecimiento de estándares de resultados relativos a un periodo de tiempo. Deben fijar metas evaluables y recoger aspectos vitales para la empresa.
2. Medición de resultados reales: Para obtener datos hay procedimientos dependiendo del tipo de información tratado.
3. Comparación de resultados con estándares: Entre lo que es y debería ser.
4. Análisis de las diferencias: Los motivos de las desviaciones pueden ser diversos: por dificultades de organización o porque las decisiones no se han tomado según lo previsto…
5. Corrección de las desviaciones: Cuando las desviaciones son positivas respecto a lo previsto todo va bien y si son negativas y superan los límites admisibles se toman medidas y se pueden introducir más.

Función de Organización

La tarea de organización requiere: identificación y clasificación de actividades y tareas necesarias para los objetivos, proceso de división de trabajo (cada persona hace una actividad), diseño de la estructura de la organización (quién realiza cada tarea y sus responsabilidades, cuáles son, quiénes son los directivos de cada grupo, cuáles son las relaciones de coordinación y comunicación entre puestos e integrantes de la organización).

Organización

Definir las tareas que se van a hacer, dividir el trabajo entre las personas que las van a realizar, determinar las relaciones entre ellas y fijar responsabilidades con tal de cumplir los objetivos de forma eficaz.

Principio de División del Trabajo y Especialización

La división técnica del trabajo es una forma de organizar la producción por la que se descompone el trabajo global en distintas actividades en las que los trabajadores se especializan. Esto es porque la división de trabajo aumenta la eficacia y, entonces, la productividad. Un principio es la necesidad de coordinación.

Principios Organizativos

1. Principio de autoridad y jerarquía: Autoridad (poder legítimo que se da para dirigir un grupo de personas), este poder deriva de los propietarios del capital ejercido por los administradores, quienes delegan. La consecuencia de la autoridad es la organización jerárquica establecida en diferentes niveles (va unida a la responsabilidad porque quienes la ejercen responden ante sus superiores) y en esta jerarquía hay una línea clara de autoridad formada por una cadena: directivos intermedios, operativos, empleados. EJ: Director general, director de marketing, jefe de ventas y agente comercial.
2. Principio de unidad de mando: Derivado de la autoridad y jerarquía, cada persona dependerá de un jefe. Esto se trata de la asignación clara y definida de órdenes y funciones, evitando interferencias y órdenes que se puedan cruzar.
3. Principio de delegación de autoridad: Asignar una tarea a un subordinado con libertad y autoridad.
4. Centralización y descentralización: Cuando el poder de tomar decisiones se concentra en un punto, la estructura es esencialmente centralizada y cuando el poder se reparte a lo largo de la pirámide jerárquica es descentralizada.
5. Principio de alcance o ámbito de control: Número de personas que tiene un jefe bajo su supervisión para un control eficaz.
6. Principio de motivación y participación: La participación de los trabajadores en las decisiones de la empresa, la información y comunicación y la creación de grupos son factores que favorecen la motivación y el compromiso con la empresa.

Antecedentes y Evolución del Pensamiento Organizativo

La Escuela Clásica: Organización Científica del Trabajo

Empieza con los estudios de Frederick W. Taylor. Su teoría supuso un cambio en la forma de trabajar.

Los principios de la dirección científica del trabajo o taylorismo son:

1. Aplicación de métodos científicos a la organización: Basados en la descomposición y racionalización de tareas para determinar el modo más eficiente de hacerlas. Para eso hay que hacer un estudio para establecer la forma estándar de hacerlo.
2. Separación radical entre dirección y trabajo: La dirección se ocupa de dirigir, los operarios de trabajar.
3. Organización funcional: Cada obrero recibe órdenes de jefes especialistas en su tarea.
4. Selección del personal más idóneo: Para cada tarea y adiestramiento para hacer el trabajo bien.
5. Remuneración que incentive el esfuerzo: Hay que proporcionar una remuneración que premie el cumplimiento de la norma establecida por la dirección y penalice a quien se aparte de ella.
6. Control del rendimiento: Del trabajador para asegurar que se siguen los procedimientos y se han conseguido los resultados.

El taylorismo fue criticado por trabajadores y sindicatos por la excesiva especialización y control de tareas.

Otro precursor es Henri Fayol (ingeniero). Ambos constituyen la escuela clásica y muchas aportaciones siguen vigentes. Fayol, en su obra Administración general e industrial, analiza la empresa en su conjunto y elabora una teoría de la administración empresarial. Defendió una organización jerárquica basada en los principios de unidad de dirección y unidad de mando.

Características:

• Persona como máquina que cumple órdenes.
• Persona como”homo economicu” que solo trabaja por incentivos.
• Organización basada en el individuo aislado y resalta la competencia individual.
• Única autoridad es la establecida por la dirección.
• Niega la existencia de conflictos entre el individuo y la empresa.
• División del trabajo y entre los que piensan y ejecutan.

Escuela de Relaciones Humanas

Las teorías de Taylor aumentaron la productividad a corto plazo, pero generaron críticas entre trabajadores y sindicatos. Se suma en 1924-1932 Elton Mayo, que realizó experimentos introduciendo en una fábrica música ambiental, cambios de iluminación, descansos… Elton llegó a la conclusión de que el espíritu de colaboración era el responsable del incremento, no se había dado importancia al factor humano en las empresas.

Características:

• Las personas no son programables como máquinas, tienen motivaciones complejas, además de incentivos económicos existen motivaciones de carácter social.
• Organización en función del grupo, se plantea la existencia de grupos informales.
• El conflicto es algo natural, se puede solucionar por las relaciones humanas.
• La especialización al máximo no aumenta la productividad.

Aportaciones de la Psicología y Sociología

Las experiencias de Elton Mayo son un enfoque de la organización basada en la satisfacción y motivación. Las aplicaciones de la psicología a la producción y el trabajo se llaman psicología industrial, quienes se preocupan de la motivación del trabajo. La sociología industrial estudia los conflictos de intereses en la formación de grupos y el trabajo cooperativo.

Criterios de Departamentalización

Departamentalización

Proceso de división y agrupamiento de actividades y trabajadores en unidades específicas.

Hay:

1. Funcional: Agrupar actividades según las funciones de la empresa: producción, marketing, financiación y recursos humanos.
2. Geográfica: La división geográfica es conveniente en grandes empresas cuyas actividades están dispersas físicamente, aplicadas a actividades de producción y marketing.
3. Por productos o servicios: Forma de agrupación para empresas que elaboran líneas de productos con características diferentes. Estas empresas se dividen creando un departamento para cada línea de productos. (EJ: Electrodomésticos, informática).
4. Por clientes y canales de distribución: Se da en empresas que tienen clientes diferentes (mayoristas, minoristas…).
5. Por procesos: Las actividades se agrupan en torno a las etapas del proceso productivo, como el sector textil, automovilístico…