¿Qué es la Contabilidad?
La contabilidad es la ciencia social que se encarga de estudiar, medir y analizar el patrimonio, la situación económica y financiera de una empresa u organización. Su fin es facilitar la toma de decisiones internas y el control externo, presentando la información de manera sistemática y útil para las distintas partes interesadas. Es una ciencia y técnica que aporta información crucial para la toma de decisiones económicas, estudiando el patrimonio y presentando los resultados a través de estados contables o financieros. Esto implica analizar todas las variables relevantes y llevar un registro sistemático y cronológico de las operaciones financieras.
La contabilidad registra y resume las operaciones mercantiles de un negocio para interpretar sus resultados. Así, los gerentes o directores pueden orientarse sobre el curso de sus negocios mediante datos contables y estadísticos, conociendo la estabilidad, solvencia, corriente de cobros y pagos, tendencias de ventas, costos y gastos, entre otros. Esto permite conocer la capacidad financiera de la empresa.
La finalidad de la contabilidad es suministrar información en un momento dado sobre los resultados obtenidos durante un período de tiempo. Esta información es útil para la toma de decisiones, tanto para el control de la gestión pasada como para la estimación de resultados futuros, dotando a las decisiones de racionalidad y eficiencia.1
Utilidad del Registro Contable
La contabilidad permite hacer planes para el futuro, proponerse objetivos y metas concretas para el desarrollo de la empresa, buscando elevar los niveles de competitividad y obtener mayores utilidades, siempre con un enfoque en la Responsabilidad Social Empresarial, que es fundamental para el desarrollo empresarial actual.
La contabilidad muestra la historia completa del quehacer de la empresa en cada una de sus actividades, permitiendo a sus dueños realizar planes en función de cumplir sus metas y objetivos.
Por eso, definimos la contabilidad como la ciencia que enseña a analizar, clasificar, registrar y procesar las operaciones contables que se realizan en la empresa. Crea un sistema de información que permite medir, controlar e informar sobre la situación financiera, expresada en términos monetarios.
Ejemplos de aplicación:
- Determinación de la Participación en las Utilidades.
- Incidencia Tributaria.
- Tratamiento Contable.
Cálculo de la Participación de los Trabajadores en las Utilidades
Ejemplo numérico:
- Base de Cálculo (Utilidad del Balance de Comprobación): 110.400.107,00
- (+) Adiciones: 41.230,00
- (-) Deducciones: (1.870.400,00)
- Subtotal: 108.570.937,00
- Gasto por Participación de los Trabajadores en las Utilidades (108.570.937,00 x 10%): 10.857.093,70
- Renta Neta Imponible: 97.713.843,30
El Patrimonio de una Empresa
El patrimonio de una empresa es el conjunto de bienes, derechos y obligaciones que constituyen los medios económicos y financieros a través de los cuales puede cumplir sus objetivos.6
Está formado por elementos de carácter dispar. Se denomina elemento patrimonial a cada uno de los bienes, derechos y obligaciones que lo conforman.
A efectos de su valoración, el patrimonio se compone de:
- Activo (parte positiva): Constituido por los bienes (elementos materiales) y derechos (elementos intangibles), derivados de relaciones jurídicas de la empresa.
- Pasivo (parte negativa): Formado por las obligaciones.
La suma algebraica del valor positivo de los bienes y derechos, y del valor negativo de las obligaciones, da como resultado el valor del patrimonio neto.
La ecuación fundamental del patrimonio establece que la suma del valor de los activos (bienes y derechos) es igual a la suma del valor de los pasivos y del patrimonio neto.3
Estructura del Balance
| Activo | Pasivo y PN |
|---|---|
| Activo no Corriente | Pasivo no Corriente |
| Activo Corriente | Pasivo Corriente |
| Patrimonio Neto |
Activo
El activo es el conjunto de bienes (elementos materiales) y derechos (elementos intangibles) controlados económicamente por la empresa, derivados de relaciones jurídicas (propiedad, posesión, uso, crédito, etc.). Se divide en:
- Activo Circulante (o Corriente): Activo líquido a la fecha de cierre del ejercicio, o convertible en dinero dentro de los doce meses siguientes. Incluye activos aplicados para cancelar un pasivo corriente o que evitan erogaciones durante el ejercicio. Son recursos con alta rotación o movilidad, como existencias, deudores, inversiones financieras a corto plazo y tesorería.
- Activo Fijo (o No Corriente): Bienes que no varían durante el ciclo de explotación de la empresa (o el año fiscal). Por ejemplo, el edificio de una fábrica es un activo fijo. La naturaleza de un bien depende de la empresa; un ordenador es activo fijo para un banco, pero mercancía para una empresa de informática.
- Activo Diferido: Gastos pagados por anticipado sobre los cuales se tiene derecho a recibir un servicio aprovechable en el mismo ejercicio o en posteriores.
Pasivo y Neto Patrimonial
El pasivo está formado por las obligaciones hacia terceros, originadas por responsabilidades jurídicas de dar, hacer o consentir. Se divide en pasivo corriente y no corriente.
Los fondos propios (también llamados capital o neto patrimonial) son la diferencia entre el activo y el pasivo exigible. Representan el valor contable neto de la empresa, es decir, el valor de los bienes y derechos que la empresa no debe a nadie. Son las fuentes de financiación propias, incluyendo aportaciones de los propietarios.
Se calcula como: Activo total – Pasivo total = Patrimonio neto. O bien: Activo total – Pasivo corriente – Pasivo no corriente = Patrimonio neto contable.3 También se puede calcular sumando directamente sus componentes: capital + reservas + resultados del ejercicio.
Libros de Contabilidad
Los libros de contabilidad son los documentos que soportan y reflejan los hechos con trascendencia económica de la empresa a lo largo de un período. La legislación mercantil establece los libros obligatorios. Los principales son:
Clases de Libros
Libro Diario
Es el principal libro contable, donde se registran cronológicamente todas las operaciones de la actividad empresarial.8 La anotación de un hecho económico se denomina “asiento”, que debe reflejar la información completa y estar compuesto por al menos dos anotaciones en cuentas diferentes. Los asientos deben estar “cuadrados”: la suma del debe debe ser igual a la suma del haber.
Libro Mayor
Recoge la información del diario, reordenada por cuentas. Para cada cuenta, registra todos los cargos y abonos, siguiendo el principio de partida doble.8
Libro de Inventario o de Balances
Refleja la situación del patrimonio de la empresa en una fecha determinada. Se crean a partir de la información del libro mayor.
Conservación
La ley establece el plazo durante el cual los empresarios deben conservar sus libros obligatorios (diario, inventarios y cuentas anuales) y no obligatorios (mayor, registros de IVA, auxiliares, etc.), así como la documentación y justificantes. En España, este plazo es de seis años.9 Los libros obligatorios deben conservarse en papel y encuadernados.
Hojas del libro mayor de un comerciante de Leipzig, 1876-1885.
Las Normas Contables
El funcionamiento de la contabilidad es regulado por las normas contables, que varían entre países debido a diferencias fiscales, culturales, económicas y políticas. Esto dificulta la comparabilidad de la información. Estas normas pueden ser legales o reguladas por entidades profesionales privadas. Incluyen los principios, reglas y prácticas para preparar los estados financieros.10
Estados Financieros – Cuentas Anuales
Los estados financieros (o cuentas anuales) son informes que sintetizan los datos fundamentales del proceso contable de un ejercicio. Se formulan una vez al año, al finalizar el ejercicio económico. Deben ser claros y expresar la imagen fiel del patrimonio, la situación financiera y los resultados de la empresa.
Aunque cada país regula su contenido, suelen incluir:
- Balance (Estado de Situación Financiera o Patrimonial): Refleja el patrimonio de la empresa en una fecha determinada.
- Estado de Resultados (Cuenta de Pérdidas y Ganancias): Descompone los beneficios o pérdidas de la empresa durante un ejercicio.
- Estado de Cambios en el Patrimonio Neto (Estado de Evolución del Patrimonio Neto): Informa sobre la cuantía del patrimonio neto.
- Estado de Flujo de Efectivo.
- Memoria (Información Complementaria o Notas): Amplía y detalla la información de los documentos anteriores.
Los estados financieros proporcionan informes útiles para la administración, gestores, reguladores y otros interesados (accionistas, acreedores, propietarios).7