La Contabilidad como Herramienta para la Toma de Decisiones Empresariales

La información sobre la marcha de la empresa es necesaria tanto para quien la dirige y debe tomar decisiones como para terceras personas distintas de los administradores. De la misma forma que todos tenemos en nuestra vida cotidiana la necesidad de controlar nuestros gastos e ingresos, de saber cuáles son las necesidades a las que debemos hacer frente y de cuántos recursos disponemos para hacerlo, la empresa y las personas que la dirigen tienen esas mismas necesidades. En el caso de una empresa, esta tarea puede resultar muy compleja, debido a la multitud de operaciones que deben ser registradas.

Este registro no puede hacerse de cualquier forma, sino de una manera clara, ordenada y metódica para que el empresario, o cualquier otra persona, lo pueda consultar sin problemas. En este sentido, la contabilidad suministra una ayuda muy importante.

¿Qué es la Contabilidad?

La contabilidad es el instrumento o proceso que recoge información económico-financiera relevante, la interpreta, la cuantifica y la registra, mostrando como producto final unos informes que sirven para la toma de decisiones. En otras palabras, la contabilidad capta datos significativos de las operaciones económicas que la empresa va haciendo, les asigna una valoración, los registra a través de un método específico para presentarlos posteriormente en unos informes, sujetos a unas normas, denominados estados contables o cuentas anuales. Estas cuentas anuales informarán sobre el patrimonio de la empresa, sobre sus resultados y sobre su situación financiera.

Tipos de Contabilidad

En una empresa solo hay una contabilidad o sistema contable, aunque dentro de este sistema contable pueden distinguirse dos partes claramente diferenciadas:

• Contabilidad financiera o externa: Destinada a las personas o entidades ajenas a la empresa que necesitan saber los resultados de la misma porque tienen algún interés en ella.
• Contabilidad interna, de gestión o de costes: Destinada a los gestores de la empresa porque es la que ayuda a calcular con la máxima precisión posible el coste al que estamos produciendo nuestros artículos, de manera que se pueda fijar un precio correcto para los mismos.

Cuentas Anuales: Reflejo de la Situación Financiera

Las cuentas anuales son documentos anuales de resumen del patrimonio, de los resultados y de la situación financiera que las empresas deben presentar en el Registro Mercantil correspondiente a su domicilio. Su finalidad es informar a los distintos agentes interesados (accionistas, trabajadores, Estado, acreedores, etc.) sobre la marcha de la empresa. Para que cumplan esa función deben reflejar la imagen fiel, es decir, la verdadera situación del patrimonio, de los resultados y de la situación financiera. En definitiva, las cuentas anuales deben ser fiables y redactarse con claridad, de forma que la información suministrada sea comprensible y útil para los usuarios al tomar sus decisiones económicas.

Obligaciones Contables y Libros de Contabilidad

Todos los hechos y las transacciones económicas que realiza la empresa deben registrarse ordenadamente, bien directamente por los empresarios, bien por las personas que estos autoricen. El Código de Comercio recoge las disposiciones legales sobre la contabilidad de los empresarios y establece que se llevarán los siguientes libros:

• Libro de Inventarios y Cuentas Anuales: Figurarán el balance inicial detallado de la empresa, al menos trimestralmente los balances de comprobación de sumas y saldos, el inventario de cierre del ejercicio y las cuentas anuales.
• Libro Diario: Debe registrar día a día, por orden cronológico, todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa.
• Libro Mayor: Recoge todos los movimientos que ha registrado cada elemento patrimonial concreto (mercancías, la caja, el banco, etc.). No es obligatorio según el Código de Comercio, pero sí según la legislación tributaria.
• Libro de Actas (solo obligatorio para las sociedades mercantiles): Se constatan, al menos, todos los acuerdos tomados por los órganos colegiados de la sociedad, es decir, la Junta General y el Consejo de Administración si existe. No es propiamente un libro contable, pero tiene relación con la contabilidad porque en él se escribirá el acta de la reunión donde se aprueben las cuentas.

Todos los libros han de legalizarse antes o después de su utilización en el Registro Mercantil que corresponda al domicilio del empresario o sociedad mercantil. Asimismo, el Código de Comercio exige que los libros de contabilidad, correspondencia y documentos justificantes se conserven durante seis años a partir del último asiento realizado.

Hoy en día, la mayoría de las empresas llevan su contabilidad utilizando programas informáticos, con lo que el proceso de registro se simplifica sustancialmente. Además, esto reduce la probabilidad de cometer errores y se amplía la posibilidad de ofrecer un mayor detalle de información para el control de la gestión de la empresa.

El Balance: Estructura y Significado

El Balance es la primera de las cuentas anuales y tiene como función representar la composición del patrimonio en una fecha determinada, es decir, los bienes, derechos y obligaciones agrupados en las masas patrimoniales de Activo, Pasivo y Patrimonio Neto. Tiene forma horizontal, es decir, tiene una parte izquierda (el Activo) y una parte derecha (con la suma de Patrimonio Neto y Pasivo). Las dos partes suman siempre igual.

• Activo (Estructura Económica): Se ordena de menor a mayor liquidez (proximidad a convertirse en dinero). Primero está el activo no corriente y debajo el activo corriente, donde los elementos están ordenados con el mismo criterio: existencias, realizable y disponible.
• Patrimonio Neto y Pasivo (Estructura Financiera): Se ordena de menor a mayor exigibilidad (vencimiento). En la parte superior está el patrimonio neto (conceptos sin vencimiento, como el capital o las reservas). Debajo se encuentra el pasivo no corriente (exigible a largo plazo) y, finalmente, el pasivo corriente (deudas con vencimiento corto).

El balance aporta información fundamental para evaluar la situación financiera de la empresa: liquidez, solvencia, estructura de endeudamiento y equilibrio en la financiación de las inversiones.

Cuenta de Pérdidas y Ganancias

La Cuenta de Pérdidas y Ganancias es la segunda cuenta anual y refleja la composición del resultado del ejercicio, es decir, los ingresos y gastos concretos del año agrupados por su naturaleza, lo que permite evaluar la eficiencia de la empresa. Analiza más detalladamente la gestión económica de la empresa.