¿Qué es un Proveedor?

Un proveedor es aquella entidad que provee o abastece a otra persona o empresa de lo necesario o conveniente para un fin determinado.

En un intercambio de consumos, participan tres entidades: cliente, la empresa y el proveedor.

Importancia de la Relación con los Proveedores

Es crucial establecer relaciones a mediano y largo plazo con los proveedores para el crecimiento del negocio. Al contratar un nuevo proveedor o repensar la relación con uno existente, es fundamental:

• Evaluar la importancia del insumo para el negocio. La importancia del insumo determinará en gran parte los requisitos hacia el proveedor.

Análisis del Perfil del Proveedor

Es importante analizar el perfil general del proveedor. Considerar:

• ¿Es reconocido?
• ¿Cuál es su trayectoria?
• ¿Cuál es su capacidad de respuesta?

Esto incluye considerar su ubicación geográfica, su tamaño, su experiencia en el rubro y su cumplimiento con estándares de calidad. Este análisis puede realizarse para preseleccionar algunos proveedores, incluso antes de ponerse en contacto.

Referencias y Clientes

En los negocios, la reputación es crucial. Siempre conviene investigar con clientes actuales o previos del candidato a proveedor y buscar referencias específicas.

Tecnología e Infraestructura

Es importante evaluar la infraestructura del proveedor. Por ejemplo:

• ¿El proveedor de computadoras es un revendedor que opera a pedido desde su oficina móvil o cuenta con un local dedicado?
• ¿El proveedor de frutas para mermelada cuenta con vehículos propios?

Estos datos, en ciertos insumos, pueden afectar los costos, la gestión y la calidad final. En el caso de proveedores estratégicos, esta evaluación puede resultar valiosa.

Filosofía Empresarial

Resulta difícil trabajar en red con empresas con las que no se comparte la filosofía del trabajo. Es importante analizar aspectos como:

• La orientación al cliente.
• La importancia de la calidad.
• El cumplimiento de plazos.
• La flexibilidad ante nuevos requerimientos.
• El grado de formalidad.

Servicio Postventa

El servicio posterior a la venta dice mucho sobre la seriedad del proveedor. En los rubros tecnológicos, las garantías extendidas, el servicio técnico y la atención de consultas las 24 horas son factores de extrema importancia y, en general, ameritan un gasto extra. En otros casos, puede ser relevante el asesoramiento productivo (como en el caso de materias primas) o la opción fluida de cambio o devolución de mercadería.

Precio y Cuestiones Financieras

El precio no es un factor menor, pero la importancia de los demás puntos puede ser más relevante a mediano y largo plazo. Además del precio, hay que evaluar las posibilidades de pago y no olvidarse de comparar los requisitos de cobranza del proveedor con el propio ciclo de ventas. Por ejemplo, para una parrilla, la posibilidad de comprar carne algo más cara con pago a 30 días puede ser mucho más atractiva que comprar carne más económica pero tener que pagar al contado.

Tipos de Proveedores

Proveedor de Bienes

Empresa o persona física cuya actividad se refiere a la comercialización o fabricación de algún producto, los cuales tienen un valor monetario en el mercado. Su característica principal es satisfacer una necesidad tangible del mercado. Ejemplos: muebles, artículos de oficina, transformación y fabricación de objetos cuya finalidad sea la comercialización.

Proveedor de Servicios

Empresa o persona física cuya actividad busca responder las necesidades del cliente. Su característica principal es que el servicio es intangible, es decir, que no se puede tocar, pero así mismo el servicio está apoyado por bienes tangibles para lograr dicha actividad. Ejemplos: compañías telefónicas de internet, transporte de mercancías y personal, luz. Es de vital importancia para las empresas establecer relaciones comerciales con este tipo de proveedores, ya que una adecuada selección significará un beneficio en el funcionamiento y operación de la empresa.

Proveedor de Recursos

Empresa o persona física cuya finalidad es satisfacer las necesidades de la empresa de recursos del tipo económico como lo son los créditos, capital para la empresa, socios, etc. Ejemplos: bancos, financieras, cooperativas, prestamistas, gobierno, socios capitalistas.

Clasificación de Proveedores Según el Proceso de Adquisición

Toda adquisición debe ser realizada mediante un estudio de 3 cotizaciones, en donde se elige mediante criterios, determinando esto cuál es la mejor opción. Sin embargo, existen proveedores los cuales se excluyen de esto por motivos determinantes. Por eso, se creó una clasificación:

Proveedores Normales

Son proveedores los cuales no están registrados en el registro de proveedores. Se deben realizar 3 cotizaciones, una por cada proveedor, en donde se determina, según los criterios estipulados, a cuál de ellos se realizará la compra.

Proveedores Confiables

Son aquellos que, según la evaluación, es importante mantener ya que reúnen características que consideramos claves para nuestro trabajo, como son los criterios de evaluación. Por esto, solo es necesario realizar una cotización.

Proveedores Específicos

Son proveedores cuyos productos, por su nivel de especialización, se hace difícil encontrar alternativas. Por eso, solo es necesario realizar una cotización.

Proveedores Convenio

Son aquellos con los cuales se mantiene un convenio de prestación de servicios. Por esto, no es necesario realizar cotizaciones, pero solo mientras estén prestando el servicio.