Administración
Definición
Es la ciencia que realiza el estudio del comportamiento de las organizaciones, así como el desarrollo de técnicas y métodos para su conducción. El concepto de administrar incluye necesariamente establecer objetivos, organizar y disponer de los recursos, así como dirigir y orientar los esfuerzos de los individuos, haciendo coincidir las necesidades individuales y colectivas.
Funciones Principales de la Administración
- Planificar: Es la acción de tomar decisiones para el futuro. No es un acto aislado, sino un proceso continuo mediante el cual las organizaciones tratan de adaptarse al medio, sin un principio ni un final definidos.
- Organizar: Implica establecer relaciones de autoridad y medidas para coordinar esfuerzos. Supone decidir quién tiene autoridad (quién puede mandar) y quién no.
- Dirigir: Tiene por fin motivar y conducir al factor humano, orientándolo al logro de los fines sociales de la organización.
- Controlar: Las organizaciones utilizan procedimientos de control para asegurarse de que avanzan en la dirección correcta hacia sus objetivos y de que están utilizando sus recursos de manera eficiente y eficaz.
Empresa
Definición
Se considera empresa a toda unidad productiva que combina capital y trabajo para producir un resultado económico, intermediando para ello en la circulación de bienes o en la prestación de servicios.
Obligaciones Contables (Referencia Código de Comercio)
- Artículo 54: Obligación de llevar libros contables.
- Artículo 55: Libros indispensables: 1) Libro Diario, 2) Libro de Inventarios y Balances, 3) Aquellos que correspondan a una adecuada integración de un sistema de contabilidad y que exija la importancia y naturaleza de las actividades (anteriormente Copiador de Cartas).
- Artículo 56: Los registros deben realizarse mediante asientos contables bajo el método de la partida doble, dejando claros el deudor y el acreedor. Deben seguir un orden cronológico (en el Libro Diario). Los gastos generales (ej. luz, agua) pueden registrarse de forma englobada.
- Artículo 57: Los comerciantes por menor pueden llevar un libro único que resuma sus operaciones. Los comerciantes por mayor deben llevar varios libros, incluyendo usualmente uno específico para movimientos de caja.
- Artículo 58: Se permite registrar un asiento global al final del día para las operaciones al contado y a crédito, simplificando el registro cuando hay muchas transacciones pequeñas.
- Artículo 59: El Inventario y Balance General debe realizarse anualmente, dentro de los 180 días posteriores al cierre del ejercicio económico (frecuentemente finaliza en abril).
- Artículo 60: El inventario debe detallar el activo y pasivo del comerciante (patrimonio de la empresa). No es obligatorio detallar la fortuna personal no afectada a la actividad comercial.
- Artículo 61: En el caso de sociedades, se debe registrar el aporte individual de cada socio.
- Artículo 63: (Referencia histórica al Copiador de Cartas) Se transcribían íntegramente las cartas comerciales enviadas.
Organización
Definición
Son grupos de personas, a veces muy numerosas, que se conforman para obtener resultados utilitarios específicos. Todo grupo tiene una estructura, es decir, cada integrante ocupa una posición (status) que conlleva derechos y obligaciones, y desempeña un rol (papel a cumplir) que implica el ejercicio de esos derechos y obligaciones.
Elementos de una Organización
- Un número de participantes o integrantes.
- Uno o más objetivos básicos.
- Metas específicas derivadas de los objetivos básicos.
- El ejercicio de una actividad que conduzca al logro de los objetivos y metas.
- Recursos que permitan desarrollar la actividad mencionada.
Clasificación de las Organizaciones
-
Según los fines:
- Organizaciones de producción: Su fin principal es la obtención de ganancias. Su propósito básico es el lucro.
- Organizaciones de erogación (o sin fines de lucro): Su fin no es obtener ganancias (ej. ONGs, entidades gubernamentales).
-
Según la condición jurídica del sujeto:
- Organizaciones privadas: El sujeto es una persona natural o una unión de personas asociadas que pueden separarse según las condiciones pactadas.
- Organizaciones públicas: El sujeto es una entidad de derecho público, reconocida y regulada por leyes especiales.
-
Según la composición de los órganos volitivos y directivos:
- Organizaciones autónomas o independientes: El órgano volitivo (define las políticas generales) y el directivo (dirige la empresa según esas políticas) residen en la misma persona o grupo.
- Organizaciones dependientes o con separación de órganos: El órgano volitivo y el directivo son personas o grupos distintos.
-
Según la extensión y división del trabajo administrativo:
- Organizaciones simples: Sus integrantes realizan todas las tareas de administración, asumiendo el triple rol de órgano volitivo, directivo y ejecutivo.
- Organizaciones complejas: La acción ejecutiva está confiada a personas distintas de las que componen los otros órganos, existiendo una marcada división del trabajo.
Contabilidad
Definición
Es una disciplina técnica que, a partir del procesamiento de datos sobre la composición y evolución del patrimonio de un ente, los bienes de propiedad de terceros en su poder y ciertas contingencias, produce información útil para la toma de decisiones de administradores y terceros interesados, así como para la vigilancia sobre los recursos y obligaciones de dicho ente.
Funciones de la Contabilidad
- Crear un sistema de registración: Consiste en las anotaciones sistemáticas de las actividades económicas que se realizan y ejecutan en los libros denominados registros contables o libros de comercio.
- Proporcionar información: Gracias a la registración, el empresario dispondrá de datos necesarios relativos a su negocio. La contabilidad proporciona métodos para analizar esa información y facilitar la toma de decisiones.
- Facilitar el control: En la empresa, suele haber más de una persona a cargo de tareas administrativas. Una adecuada organización y el análisis de los hechos registrados permiten a la contabilidad fiscalizar el cumplimiento de reglamentos y normas internas.
- Permitir realizar previsiones: Con base en la información histórica y las tendencias, la contabilidad ayuda a anticipar posibles resultados futuros de la gestión económica y a planificar.