Fundamentos de la Contabilidad
¿Qué es la Contabilidad?
La contabilidad es la disciplina que estudia el patrimonio de una unidad económica y las variaciones que se producen en el mismo a causa de su actividad. Su principal función es el registro de los hechos económicos, sirviendo así como medio de prueba frente a terceros.
Objetivos de la Contabilidad
- Determinar el resultado de la gestión mediante la cuenta de pérdidas y ganancias.
- Determinar la situación patrimonial, es decir, la composición de los activos y pasivos.
- Servir de base para analizar financiera y económicamente la gestión de la empresa durante el ejercicio.
- Permitir la comparación de la situación financiera y económica de la empresa con ejercicios anteriores, o con otras empresas de la misma actividad.
Documentos Contables: Inventario y Balance de Situación
- Inventario: Es un estado contable en el que se detallan cada uno de los elementos patrimoniales, indicando sus características y composición. En este documento contable, los bienes y derechos se colocan en el Activo y las obligaciones en el Pasivo. Por diferencia, se calcula el Neto. La información para confeccionar el Inventario se obtiene del recuento físico de cada uno de los elementos que lo componen (extracontablemente).
- Balance de Situación: Es un estado contable en el que los elementos patrimoniales se agrupan por masas patrimoniales sin detalle de su composición ni características. En este documento contable, con dos columnas, los bienes y derechos se colocan en el Activo (lado izquierdo, estructura económica de la empresa).
Libros Contables Obligatorios
Para poder realizar una representación adecuada de su patrimonio, la empresa debe llevar una serie de libros o registros contables que le permitan organizar el tratamiento de sus datos. Los empresarios están obligados a llevar los siguientes libros:
- Libro Diario
- Libro de Inventario y Cuentas Anuales
- Libro de Actas
Libro Diario
El Libro Diario es el libro destinado a registrar día a día todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa, cuyas anotaciones se denominan asientos. Todo lo escrito en las hojas del libro diario por orden cronológico, día a día, debe trasladarse inmediatamente a otras hojas, cada una de las cuales está dedicada a un elemento patrimonial distinto, es decir, en cada hoja se representa una cuenta. El conjunto de esas hojas constituye el Libro Mayor.
Libro de Inventarios y Cuentas Anuales
El Libro de Inventarios y Cuentas Anuales es un libro que recoge, por una parte, los inventarios y balances que se realizan en la empresa, y por otra, las Cuentas Anuales, que son estados contables realizados al final del ejercicio económico para informar de la situación económico-financiera de la empresa y del resultado de las actividades realizadas en el año.
Cuentas Anuales
Las Cuentas Anuales pueden comprender, a su vez, cuatro o cinco documentos:
- El Balance
- La cuenta de pérdidas y ganancias
- El estado de cambios en el patrimonio neto
- El estado de flujos de efectivo (solo para grandes empresas)
Principios Contables
Los principios contables son normas de obligado cumplimiento que garantizan la fiabilidad y comparabilidad de la información financiera. A continuación, se detallan los más relevantes:
- Principio de Empresa en Funcionamiento (o Gestión Continuada): Se considera que la gestión de la empresa tiene duración ilimitada. En consecuencia, la aplicación de los principios contables no irá encaminada a determinar el valor del patrimonio a efectos de su enajenación (venta) ni el importe resultante en caso de liquidación.
- Principio del Devengo: La imputación de ingresos y gastos deberá hacerse en función de la corriente real de bienes y servicios que los mismos representan, con independencia de la fecha de su pago o cobro.
- Principio de Uniformidad: Una vez adoptado un criterio de valoración dentro de las alternativas que se permiten, deberá mantenerse en el tiempo mientras no se alteren los supuestos que motivaron la elección de dicho criterio. En caso de modificación, se hará constar en la memoria.
- Principio de Prudencia: Únicamente se contabilizarán los beneficios realizados a la fecha de cierre del ejercicio. Por el contrario, los riesgos previsibles y las pérdidas eventuales con origen en el ejercicio o en otro anterior, deberán contabilizarse tan pronto como sean conocidas. Se debe ser prudente en las estimaciones y valoraciones en condiciones de incertidumbre. Se contabilizarán amortizaciones y correcciones de valor por deterioro de Activos.
- Principio de No Compensación: No podrán compensarse las partidas del activo y del pasivo del balance, ni las partidas de ingresos y gastos que integran la cuenta de pérdidas y ganancias de los modelos de las cuentas anuales.
- Principio de Importancia Relativa: Podrá admitirse la no aplicación estricta de algunos de los principios contables siempre y cuando la importancia relativa en términos cuantitativos de la variación que tal hecho produzca sea escasamente significativa y, en consecuencia, no altere la imagen fiel de la empresa.
Conservación y Legalización de los Libros Contables
Los libros contables deben conservarse durante seis años a partir de la última anotación realizada, según la normativa mercantil. Para Hacienda, el plazo es de cuatro años. Además, de acuerdo con el Código de Comercio, los libros contables obligatorios deben legalizarse, es decir, presentarse en el Registro Mercantil.