Organización Empresarial: Pilares y Funcionamiento
Una organización, en el contexto empresarial, se define como la combinación de medios técnicos, humanos y financieros que componen una empresa. Esto incluye elementos como edificios, materiales, personas y máquinas. El objetivo principal es la consecución de un fin específico.
Pasos para Constituir una Empresa
- Definición y descripción de puestos de trabajo.
- Definición de responsabilidades.
- Establecimiento de relaciones de coordinación.
Importancia del Organigrama
Un organigrama es esencial para:
- Evitar problemas organizacionales.
- Asegurar que cada individuo conozca su rol y el de los demás.
- Proporcionar una visión global de la organización.
Elementos Clave de Toda Organización
- Reglas de trabajo.
- Política de trabajo.
- Manuales de instrucción y capacitación.
- Conocimiento de la cultura de la empresa, tanto explícita como implícitamente.
Misión, Visión y Valores
Misión: Define el negocio al que se dedica la organización, las necesidades que cubren sus productos y servicios, y el mercado en el que se desarrolla la empresa. Responde a la pregunta: ¿Por qué existe la organización?
Visión: Describe la visión futura de la empresa. Su propósito es guiar, controlar y alentar a la organización en su conjunto. Responde a la pregunta: ¿Qué queremos que sea la organización? (a dónde queremos llegar).
Valores: Definen el conjunto de principios, creencias y reglas que regulan la gestión de la organización. Constituyen la filosofía institucional y proporcionan el soporte cultural.
Áreas Funcionales de un Organigrama
Departamento Financiero: Estudia la financiación (recursos económicos que necesita la empresa y cómo se gestionan), realiza presupuestos de tesorería (dinero en metálico) y controla las inversiones.
Departamento de Producción: Planifica y programa el aprovisionamiento.
Función Comercial: Incluye el equipo de ventas y la administración comercial.
Marketing: Diseña estrategias orientadas a la comercialización de productos o servicios.
Departamento de Recursos Humanos: Se encarga de la planificación del personal, la selección, las contrataciones y la prevención de riesgos laborales (administración de personas).
Departamento I+D: Se enfoca en nuevas técnicas y desarrollo.
Logística: Organiza la entrada y salida de transportes.
Departamento de Calidad: Certifica que el producto o servicio se ajusta a la norma.
Departamento de Operaciones: Organiza las operaciones internas de la empresa.
La Ventana de Johari: Herramienta para el Autoconocimiento
La Ventana de Johari es una herramienta que ayuda a comprender nuestros comportamientos y ofrece soluciones para mejorar las relaciones interpersonales. Se compone de cuatro áreas:
Área Libre: Incluye experiencias y datos conocidos por la propia persona y por quienes la rodean. Se caracteriza por un intercambio libre y abierto de información. Crece con la confianza y el intercambio de información personal relevante.
Área Ciega: Información sobre nosotros que ignoramos, pero que es conocida por los demás.
Área Oculta: Información que uno mismo conoce, pero que es desconocida por el grupo. Se mantiene oculta por miedo al rechazo.
Área Desconocida: Factores de nuestra personalidad de los que no somos conscientes y que también son desconocidos para quienes se relacionan con nosotros.
El objetivo de la Ventana de Johari es mejorar las relaciones interpersonales a través del conocimiento de uno mismo y de los demás.
Feedback Efectivo: Claves para una Comunicación Constructiva
El feedback es una herramienta fundamental para la mejora continua. Para que sea efectivo, debe ser:
Aplicable: Dirigido a un comportamiento modificable, identificando el punto de fallo y el esfuerzo necesario para corregirlo. Ejemplo: “Estás hablando demasiado alto y resulta desagradable”.
Neutro: Descriptivo en lugar de valorativo. Evitar el tono de censura o reprobación. Evitar la “interpretacionitis”, es decir, anticipar las causas del hecho sin limitarse a registrarlo.
Oportuno: Ofrecer el feedback en el momento adecuado, preferiblemente en privado y poco después del hecho o conducta en cuestión.
Solicitado: Es más útil y efectivo cuando la persona interesada ha solicitado la observación.
Objetivo: Claro, focalizado en el problema y con ejemplos concretos. Evitar rodeos y evasiones.
Directo: Ofrecido personal y directamente, especialmente cuando es negativo.
Específico: Evitar abstracciones que dificulten la comprensión y utilización del feedback.
Comprobado: Verificar la comprensión del feedback, por ejemplo, pidiendo a la persona que lo repita con sus propias palabras.
Principios para Escuchar Activamente
- Tener un objetivo al escuchar.
- Suspender todo juicio inicial.
- Centrarse en el interlocutor, resistiendo distracciones.
- Repetir lo que el interlocutor está diciendo.
- Esperar antes de responder.
- Reformular con sus propias palabras el contenido y la emoción del mensaje.
- Percibir el núcleo del mensaje.
- Utilizar el tiempo diferencial para pensar y responder.