Organización de Eventos Corporativos
La planificación y organización de eventos corporativos es una de las tareas inherentes a la función de secretariado. La empresa se relaciona con el mundo exterior y para ello celebra una serie de eventos que utiliza con distintos fines: informativos, promocionales,…y que requieren una planificación y organización por parte del personal del área de secretariado. Estos eventos corporativos sirven a la empresa como vehículo de comunicación social. El conocimiento de estas reglas, el sentido común y la experiencia adquirida con el tiempo son los 3 elementos que facilitarán la tarea de la organización de dichos eventos.
Tipos de Eventos y su Organización
Atendiendo al objetivo o la finalidad que se pretende cubrir se pueden clasificar en:
- Asamblea: se utiliza cuando un grupo numeroso de personas tienen que tomar decisiones, formular una determinada resolución o proceder a una elección de cargos. En una asociación la asamblea (o la junta) es la reunión de todos sus miembros debidamente convocados para tratar un tema de interés colectivo.
- Conferencia: consiste en la exposición oral de una o varias personas acerca o sobre un tema que puede ser seguida de un coloquio con el público. El objetivo fundamental es proporcionar información o transmitir conocimientos a muchas personas en poco tiempo.
- Jornadas: se trata de un conjunto de reuniones de estudio y de trabajo en las que participan un nº relativamente grande de personas, a las que reúne una problemática común. Las jornadas se suelen realizar en uno o varios días pero de una manera intensiva. Su objetivo fundamental es impartir conocimientos, identificar y analizar problemas, estudiar soluciones, etc.
- Congreso: es una reunión en la que participan muchas personas. Se desarrolla en torno a una idea, un tema, un problema o una cuestión especificados de antemano y se caracteriza por la diferente procedencia de las personas que integran el congreso. Su objetivo gira en torno a la resolución de problemas, a la adopción o toma de acuerdos y al intercambio de información.
- Simposio: consiste en la exposición oral y por parte de varios expertos, que van desarrollando uno tras otro los diferentes aspectos de un mismo tema o problema. No se trata de diferentes opiniones o puntos de vista sino de diferentes opiniones que son complementarias entre sí. Su objetivo es proporcionar información actualizada y ordenada sobre las diferentes partes de un mismo problema.
Organización y Planificación de los Eventos
Para realizar alguno de los actos o eventos que acabamos de exponer, se necesita planificar con tiempo las operaciones para prepararlos eficazmente. Los puntos principales a tener en cuenta son:
- El lugar de realización física del evento. La fecha. La elección de los conferenciantes y ponentes.
- Determinar quiénes serán los responsables de los trabajos de organización para buscar alojamiento, comidas, inscripción, preparar la documentación y conducción del evento.
- Determinar con antelación el listado de asistentes.
- Determinar los gestos de organización y la posibilidad de obtener financiación mediante acuerdos de organismos y merchanderismos.
- Determinar el horario del evento, teniendo en cuenta que deberá ser razonable y realista en cuanto al tiempo.
- Elaboración de un programa de desarrollo del evento. Este programa se elaborará con un mínimo de antelación con el objeto de realizar la difusión entre los futuros participantes.
Eventos Promocionales
Ferias y Exposiciones
Eventos protagonizados por empresas y/o asociaciones comerciales, con el objetivo de conseguir un incremento en sus ventas y lograr su expansión en el mercado nacional e internacional. IFEMA (Madrid). Según sus características estas ferias se pueden clasificar en:
- Permanentes: aquellas que se instalan en la propia sede de la empresa, esto permite una constante adaptación de la exposición a los clientes y a los cambios.
- Temporales: aquellas que permiten a las empresas mostrar sus productos con ocasión de algún acontecimiento en un tiempo determinado. Su organización se realiza en stand de ferias comerciales.
Inauguraciones y Aniversarios
La inauguración es la apertura de una mera sede, filial, delegación, etc. Una inauguración conlleva una progresión económica, técnica y social para la empresa. El aniversario es un acto convocado por la empresa para resaltar los éxitos logrados y fomentar las relaciones internas. Los objetivos que persiguen estos actos se pueden citar en:
- Refinar el nombre de la empresa en su entorno.
- Establecer un contacto personal entre el público y los trabajadores.
- Opiniones erróneas respecto a la empresa. Debatir.
Otros Eventos: De Comunicación con la Empresa
Es una información que por sus características puede ser de interés para la opinión pública, para que sea creíble y que sea noticia. La empresa es una fuente identificada oficial y autorizada y que sea susceptible de ser recogida, elaborada y difundida por medio de comunicación social. La noticia puede recogerse por 2 medios:
- Rueda de prensa: modalidad de entrevista en la que una persona se somete a las preguntas de varios periodistas con el fin de dar a conocer un hecho relevante.
- La conferencia de prensa: conjunto de periodistas especializados reunidos con un personaje y realizan una exposición del tema.
- Comidas de trabajo (prensa): surgen de la necesidad de concertar reuniones con carácter laboral, que deben celebrarse en horarios fuera de oficina.
Técnicas de Dirección de Grupos
No es habitual que la secretaria tenga como cometido el dirigir y motivar un grupo de trabajo. Tanto en una reunión de trabajo como en una celebración corporativa, el objetivo principal o primario es el establecimiento de una comunicación entre los participantes. Toda reunión debería llevar a una generación de ideas; por lo que existe una serie de técnicas que motivan la participación y producen el resultado deseado, estas técnicas son:
- Foro: es una reunión orientada a promover la participación de todos los asistentes. Se utiliza como complemento a una actividad previa.
- Debate: puede ser por participación individual, por parejas o grupos se defienden distintos criterios.
- Tormenta de ideas o “Brainstorm”. Todos los participantes expresan sus ideas acerca del tema de la reunión, sin importar su lógica o adecuación al contexto en el que se den. Es muy útil para introducir nuevos conceptos, búsqueda de soluciones, etc.
- Comisión: una comisión está compuesta por un grupo de personas, en las que se delega, para desarrollar un cometido específico. Los componentes de una comisión deberán tener conocimiento sobre el tema y deberá existir entendimiento entre los miembros del grupo.
Documentación en los Eventos
En la organización de eventos la documentación escrita es esencial, tanto para el inicio, como para su desarrollo y su conclusión:
- La convocatoria del evento: un acto empresarial puede convocarse de diversas maneras. Pero siempre la formalidad y el producto nos indican la necesidad de convocar los actos por escrito.
- El saluda: es un documento externo de la empresa con el que se comunica alguna información breve. Suele ser usado de forma habitual por directores de empresas y personas que desempeñan algún cargo como público.
- Transmite una información breve.
- Se suele redactar en 3ª persona.
- Es un documento muy formal. No se firma.
- El programa. Es un documento que se utiliza para convocar a un evento de cierta duración, o con un temario que hace necesario un documento más extenso. Es frecuente en congresos, seminarios y cursos. El programa ha de contener la siguiente información:
- El tema que se tratara y los ponentes para cada tema que vayan a intervenir.
- Lugar de su celebración.
- Fecha de comienzo y finalización; así como el horario y descansos.
- El plazo y cuota de inscripción; así como el domicilio de inscripción.
- La credencial (o acreditaciones): es un documento escrito que se utiliza en muchos eventos. Su finalidad es acreditar a 1 persona como participante de un acto. Son documentos de carácter individual. La credencial por un lado identifica a la entidad organizadora, y por otro a la persona que participa.
Organización de Viajes Nacionales e Internacionales
Servicios y Productos de las Agencias de Viajes
Concepto
Agencias de viajes: Son empresas mercantiles que venden todo tipo de soluciones para viajes o desplazamientos y las correspondientes estancias en los lugares de destino. Legalmente las agencias de viajes, son empresas constituidas en forma de sociedad mercantil. Solo pueden ser SA y SL que en posesión de la correspondiente licencia se dedican profesional y comercialmente al ejercicio de actividades de mediación u organización de servicios turísticos, pudiendo utilizar medios propios en la prestación de los servicios. La sociedad mercantil realiza 3 actividades fundamentales:
- Mediación entre los demandantes de servicios turísticos y las empresas que los ofrecen.
- Organización y venta del conjunto de servicios turísticos: paquete turístico.
- Actuación como representante de otras agencias nacionales o extranjeras prestando los servicios que requieran los clientes de las representadas.
Clases de Agencias de Viajes
Se clasifican en 3 grupos:
- Mayoristas: son aquellas que proyectan, elaboran y organizan toda clase de servicios y/o paquetes turísticos, para su ofrecimiento a las agencias minoristas, no pudiendo ofrecer sus productos directamente al consumidor.
- Minoristas:
- Comercializan el producto de las agencias mayoristas directamente al consumidor.
- Proyectan, elaboran, organizan y venden toda clase de servicios y paquetes turísticos directamente al usuario. Pero no pueden vender a otras agencias.
- Mixtas: son aquellas que pueden simultanear las actividades de los 2 grupos anteriores. P.E. El Corte Inglés.
Las Tarifas: Concepto y Tipos
Tarifa: precio de un servicio público fijado por la administración. Los servicios públicos atienden necesidades de todas las personas y los precios no pueden depender de la oferta y la demanda. La autoridad administrativa fija los precios. La tarifa es el precio fijado por la autoridad administrativa que cubre o engloba el traslado del viajero junto con su equipaje desde la estación de embarque hasta la estación de destino.
Tipos de Tarifas
- En función de la administración que establece las tarifas:
- Tarifas locales: aquellas que rigen para los transportes de mercancías y viajeros dentro de la misma provincia.
- Tarifas nacionales: en estas, los precios son fijados por la administración central, mediante el ministerio de fomento y transportes para las compañías aéreas, terrestres y marítimas que realizan sus actividades dentro del territorio nacional.
- Tarifas internacionales: son aquellas que discurren o realizan rutas internacionales para distintos países y se establecen mediante conciertos multilaterales.
- En función del medio de transporte que se utilice:
- Tarifas aéreas: (International Traffic Association: I.A.T.A.). Tiene la tarea de establecer los itinerarios internacionales y proponer las tarifas de transportes.
- Tarifas de trenes: varían en función del tren que se vaya a utilizar y del recorrido.
- En función de los servicios a los que da derecho:
- Tarifa normal: clase turista o normal.
- Tarifa especial: puede ser la tarifa VIP, dentro: Tarifa reducida y Tarifa por residentes en Canarias.
- En función de los grupos sociales que utilizan los transportes: Tarifas para niños, 3ª Edad, Familias Numerosas, etc.