Concepto de Puesto en la Organización
El concepto de puesto en la estructura organizacional define el nivel jerárquico, la relación de subordinación y el departamento o división donde se ubica. Por esta razón, los puestos se representan mediante rectángulos en el organigrama, cada uno con dos terminales de comunicación: la parte superior, que conecta al puesto con su superior y establece la subordinación, y la inferior, que conecta con los puestos subordinados. Desde una perspectiva horizontal, cada puesto se corresponde con otros del mismo nivel, que generalmente reciben una denominación equivalente (por ejemplo, directores, gerentes, jefes, operadores, etc.). Desde una perspectiva vertical, cada puesto está incluido en un área específica del departamento, división o negocio. Así, el organigrama se compone de puestos que están diseñados intencionalmente, definidos y establecidos bajo una cierta racionalidad: la búsqueda de la eficiencia de la organización. De hecho, los puestos son los medios por los que la empresa asigna y utiliza sus recursos para lograr los objetivos organizacionales a través de ciertas estrategias. Por otro lado, los puestos son los medios por los cuales las personas realizan sus tareas dentro de la organización para lograr ciertos objetivos individuales. En resumen, los puestos son el vínculo entre la organización y las personas que trabajan en ella.
Diseño de Puestos
El diseño de puestos es la especificación del contenido, los métodos de trabajo y las relaciones con otros puestos con el fin de cumplir con los requisitos tecnológicos, organizativos y sociales.
Enriquecimiento de Puestos
Por enriquecimiento de puestos se entiende la reorganización y la ampliación del puesto para proporcionar una mejor adaptación a los ocupantes, con el fin de aumentar la satisfacción del cliente, mediante la adición de variedad, autonomía, importancia e identidad de las tareas. El enriquecimiento del trabajo puede ser horizontal o vertical.
Enriquecimiento Vertical
El enriquecimiento vertical agrega tareas más complejas o tareas administrativas al puesto, tales como la planificación, organización y control, al mismo tiempo que transfiere a otro puesto tareas de bajo nivel más simples.
Enriquecimiento Horizontal
El enriquecimiento horizontal o lateral, añade variedad de tareas, con la misma complejidad de las tareas actuales, mientras que transfiere a otras posiciones en el mismo nivel algunas de las tareas actuales.
Las tareas de enriquecimiento vertical buscan mayor complejidad y mayores responsabilidades, mientras que las tareas de enriquecimiento horizontal buscan un rango de igual complejidad y responsabilidad.
Ventajas del Enriquecimiento de Puestos
El enriquecimiento de los puestos ofrece las siguientes ventajas:
- Alta motivación en el trabajo.
- Rendimiento de alta calidad.
- Satisfacción con el trabajo.
- Reducción del absentismo y la rotación de personal.
Descripción y Análisis de Puestos
La descripción y análisis de puestos son responsabilidad de línea y función del personal. En otras palabras, la responsabilidad de la información sobre los puestos es de los gerentes de línea, mientras que la prestación de servicios de consultoría interna es responsabilidad de los especialistas en Recursos Humanos.
Descripción del Puesto
Define lo que el ocupante hace, cuándo lo hace, dónde lo hace y por qué lo hace. El formato común de una descripción del trabajo incluye el título del puesto, un breve resumen de las actividades a realizar y las responsabilidades principales. A menudo, también incluye las relaciones de comunicación con otros puestos.
Análisis de Puestos
Una vez hecha la descripción, se realiza el análisis de puestos. Este cubre los aspectos del trabajo, es decir, cuáles son los requisitos que el ocupante debe poseer para realizar la tarea. El análisis de puestos detalla lo que el trabajo requiere de su ocupante en términos de conocimientos, destrezas y habilidades para que pueda realizarlo correctamente. El análisis se realiza a partir de la descripción del puesto.
Aunque están estrechamente relacionados, la diferencia es que mientras que las descripciones de trabajo se centran en el contenido del puesto (lo que hace el ocupante, cuándo lo hace, cómo lo hace y por qué lo hace), el análisis del trabajo tiene por objeto determinar los requisitos físicos y mentales que el ocupante debe tener, las responsabilidades que el trabajo le requiere y las condiciones en que debe hacerse el trabajo.
Métodos de Recolección de Datos sobre Puestos de Trabajo
Hay tres métodos para la obtención de datos sobre el trabajo: entrevistas, cuestionarios y observación.
Método de Entrevista
- Entrevistas individuales: con cada empleado.
- Entrevistas a grupos de empleados: con grupos de empleados que ocupen el mismo puesto. Se utiliza cuando hay un gran número de ocupantes en la misma posición (cajeros, operadores de máquinas similares, empleados, vendedores, etc.).
- Entrevistas con el supervisor: quien conoce los puestos a analizar.
Método del Cuestionario
En la práctica, el cuestionario sigue el guion de la entrevista, con la diferencia de que se completa con el ocupante del puesto, o con su supervisor, o con ambos. La ventaja principal del cuestionario es que puede proporcionar una manera rápida y eficaz de recopilar información de un gran número de empleados. Su costo operativo es menor que el de la entrevista. Por el contrario, la planificación y el tiempo de montaje requieren de pruebas preliminares.
Método de Observación
La observación directa de lo que el titular está haciendo se aplica a los cargos simples, rutinarios y repetitivos, como los operadores de la cadena de montaje, operadores de máquinas, empleados, etc. Es común que el método de observación utilice un cuestionario para ser completado por el observador, con el fin de garantizar la cobertura de toda la información necesaria.
Pasos del Proceso de Análisis de Puestos
El proceso de análisis de puestos consta de seis pasos o fases:
- Examinar la organización y la estructura general de cada posición.
- Definir la información requerida por el análisis de puestos.
- Seleccionar los puestos que se van a analizar.
- Recoger los datos necesarios para el análisis de las posiciones.
- Preparar las descripciones de puestos.
- Preparar las especificaciones del trabajo.
Utilizar la información de los pasos 1 a 6 para:
- Planificación de recursos humanos.
- Diseño de puestos.
- Reclutamiento y selección.
- Formación.
- Evaluación del desempeño.
- Compensación y beneficios.
- Evaluación de resultados.
El proceso debe tener en cuenta que la organización no es una entidad estática, sino que está en constante cambio y es dinámica. Los puestos deben ser constantemente descritos, analizados y rediseñados para mantenerse al día con los cambios en la organización y su contenido.