Clasificación de las Normas
Dentro de la clasificación de las normas, se mencionan las siguientes:
Normas Legales
La norma legal o ley es toda disposición normativa emanada de un cuerpo legislativo estatal. Las leyes son generales, obligatorias y tienen sanciones en caso de incumplimiento.
Normas de Control Interno
Las organizaciones deben conocer las normas vigentes (leyes o reglamentos nacionales, locales o municipales) para la organización o que regulan la actividad que desarrollan y comprobar su cumplimiento.
Al diseñar un sistema de control interno, existen normas generales, comunes a todos los procesos de una organización, y propias de cada sistema en particular. Estas pautas de control interno deben ser ajustadas por las empresas de acuerdo a su modalidad operativa, el avance tecnológico y redefinirse cuando sea necesario.
Entre las normas generales a tener en cuenta se destacan:
- Separación de funciones.
- Niveles de autorización.
- Asignación de responsabilidades.
- Seguridad en el manejo de activos.
- Integridad de la información.
- Diseño de formularios, archivos y registros.
- Control de formularios y comprobantes.
Control Interno del Efectivo
- Toda operación de manejo de efectivo debe estar autorizada por la Gerencia.
- Los empleados que manejan el efectivo deben estar afianzados.
- Toda entrada de dinero se debe registrar diariamente y depositar al día siguiente en el banco destinado para tal efecto.
- Se deben archivar los comprobantes tanto de ingresos como de egresos.
- Los cheques no deben ser girados al portador y solo deben ser firmados por el Gerente General y por el Gerente del Centro de Distribución (no deben ser firmados en blanco).
- Se deben realizar conciliaciones bancarias, las cuales deben ser revisadas por el contador.
- No se deben utilizar los fondos de caja chica para cambiar cheques.
- Se deben realizar arqueos sorpresivos de caja chica.
- Se debe establecer un monto límite para los desembolsos de caja chica.
- Todo depósito debe tener anexo comprobante de ingreso.
Modificaciones y Reformas Estatutarias
Los estatutos de una compañía son el contrato que regula las relaciones internas en la compañía y de la compañía con terceros. En los estatutos se recoge la información fundamental de la empresa: nombre, objeto social, duración, tipo, propietarios, administración, dividendos, reservas, etc.
En atención al tipo que se elija, será más o menos necesario realizar modificaciones periódicas. Por ejemplo, la cesión de unas cuotas en una sociedad limitada (SL), por la naturaleza cerrada de este tipo social, comporta una reforma estatutaria. Es decir, cada vez que se transfiera una sola participación o ingrese un nuevo socio en SL, es necesario modificar los estatutos y cumplir con sus requisitos.
Por el contrario, si la transferencia se realiza en una Sociedad por Acciones Simplificada (SAS), no es necesario hacer modificación estatutaria y la propiedad sobre la compañía se cumple con el endoso de las acciones (en un 90% de oportunidades no existen) y con la inscripción en el libro de accionistas.
En nuestra experiencia trabajando con todo tipo de compañías comerciales, las modificaciones estatutarias más comunes son:
- Cesión de Cuotas
- Cambio de Nombre
- Cambio de Domicilio
- Extensión de la duración social
- Transformaciones
- Cambio de Representante Legal
- Aumento de Capital
- Reducción de Capital
- Modificación a las funciones del Gerente
Las modificaciones estatutarias deben hacerse de acuerdo con las normas que establezcan los estatutos de la compañía y la ley de cada tipo social, pero se pueden hacer las siguientes observaciones para cualquier tipo de compañía:
- Las modificaciones estatutarias siempre son materia exclusiva de la Junta de socios, ya que se trata de alteraciones al contrato social. La expresión volitiva del sujeto societario se da mediante las decisiones tomadas por los órganos sociales, suponiendo que la manifestación mayoritaria adoptada por la asamblea representa el “querer social”.
- En cualquier tipo, existen decisiones que son sometidas a mayorías especiales. Estos requerimientos se hacen para proteger los intereses de los asociados, en especial de los minoritarios que podrían verse afectados por las decisiones tomadas al interior del órgano.
- Se deben tomar entonces en juntas que pueden ser ordinarias o extraordinarias. Este tema será tratado en una nueva entrada.
- Si se trata de Sociedades de Responsabilidad Limitada, Sociedades Anónimas y Sociedades en Comandita, por regla general es necesario que las actas donde se aprueban las modificaciones sean llevadas a escritura pública y posteriormente inscritas en el Registro Mercantil.
- Para las SAS (Sociedades por Acciones Simplificadas), es necesario hacer la inscripción directa del acta en el Registro Mercantil.
Normas Estatutarias
- Son atribuciones y facultades del Presidente y los Directores:
- Cumplir y hacer cumplir los acuerdos y resoluciones de la Junta Directiva.
- Representar y obligar a la compañía.
- Ejecutar todos los actos de administración o disposición que fueren necesarios o convenientes al cumplimiento del objeto social de la compañía.
- Nombrar y remover los funcionarios, empleados, agentes y trabajadores de la compañía y fijar sus respectivas remuneraciones.
- Acordar los gastos generales y fijar el presupuesto de la sociedad para cada ejercicio económico, disponer el empleo que deba darse al fondo de la sociedad para cada ejercicio económico.
- Presidir las reuniones de las Asambleas y convocar las mismas.