¿Por Qué Fracasan los Proyectos?

Los proyectos pueden fracasar por diversas razones, entre las que destacan:

• Falta de comprensión del problema y visión del alcance superficial.
• Problemas de comunicación y trabajo en equipo.
• Deficiencias metodológicas y falta de un proceso de dirección de proyectos sólido.
• Problemas de liderazgo.
• Inconvenientes tecnológicos y con proveedores.

Conceptos Fundamentales

¿Qué es un Proyecto?

Un proyecto es un esfuerzo temporal emprendido para crear un producto, servicio o resultado único. (PMBOK® Guide)

Características de un Proyecto:

• Tiene un principio y un final definidos.
• Posee un conjunto específico de objetivos.
• Establece criterios de calidad medibles.
• Involucra muchas actividades interrelacionadas.
• Utiliza recursos limitados.
• Tiene un costo y tiempo definidos.

¿Qué es un Programa?

Un programa es un grupo de proyectos gestionados de forma coordinada para obtener beneficios que no se obtendrían si se gestionaran individualmente. Muchos programas también incluyen elementos de operaciones continuas.

¿Qué es un Portafolio?

Un portafolio es un conjunto de proyectos, programas y otras iniciativas que se agrupan para facilitar la gestión efectiva del trabajo, a fin de cumplir con los objetivos estratégicos del negocio” (PMBOK® Guide).

Ejemplos Prácticos de Portafolios:

• Portafolio de Proyectos de TI
• Portafolio de Proyectos de Gestión del Riesgo

La Oficina de Dirección de Proyectos (PMO)

¿Qué es una Oficina de Dirección de Proyectos?

Una PMO es una unidad funcional de la organización responsable de la coordinación del trabajo de los proyectos y de proveer los recursos y competencias necesarios para la gestión de múltiples proyectos.

Funciones de la PMO:

• Monitorear el rendimiento de los proyectos (eficiencia).
• Alinear los proyectos con los objetivos del negocio (eficacia).
• Desarrollar las capacidades de la organización en la Gestión Corporativa de Proyectos.

Gestión Corporativa de Proyectos

La gestión corporativa de proyectos es la gestión sistemática de proyectos, programas y portafolios, y su integración con la infraestructura de gestión de una organización para alcanzar sus objetivos estratégicos y operacionales. (OPM CoP, PMI, 2009)

Dirección de Proyectos

¿Qué es la Dirección de Proyectos?

Es la aplicación de conocimiento, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto para alcanzar sus requerimientos. (PMBOK Guide)

Interesados del Proyecto

Los Verdaderos Interesados

Son uno o más individuos que pueden afectar, ser afectados o percibir ser afectado por una decisión, actividad o resultado de un proyecto.

Los Interesados Clave

• Director de Proyecto (Líder de Proyectos, Gerente de Proyectos, Jefe de Proyectos)
• Patrocinador (Sponsor)
• Miembros del equipo de proyecto
• Clientes/usuarios

El Director de Proyecto

¿Quién es el Director de Proyecto?

Es la persona con la autoridad y responsabilidad de un proyecto exitoso. Visualízale como un “director de orquesta” que permite articular a los demás miembros del equipo.

Responsabilidades del Director de Proyecto:

• Entregar el producto o servicio con los recursos disponibles, considerando las restricciones de tiempo, costo, calidad, tecnología y desempeño.
• Gestionar el equipo de trabajo (desarrollar un equipo técnicamente capaz y productivo).
• Tomar todas las decisiones requeridas (alternativas, terminación, cancelación, etc.).
• Actuar como el punto principal de comunicación entre el cliente, el Sponsor y la alta gerencia.
• Negociar.
• Resolver todos los conflictos (si es posible).

Aptitudes del Director de Proyecto:

• Liderazgo
• Trabajo en equipo
• Motivación
• Comunicación
• Influencia
• Toma de decisiones
• Conocimientos de política y cultura
• Negociación
• Generar confianza
• Gestión de Conflictos
• Proporcionar orientación

En Otras Palabras…

• Habilidades “Blandas”.
• Conocimientos y Habilidades de Dirección General.
• Comprensión del Entorno del Proyecto.
• Conocimientos, normas, regulaciones del área de aplicación.

Procesos de un Proyecto

Tipos de Procesos:

• Procesos de la dirección del proyecto: Descripción, organización y administración de los trabajos desarrollados por el equipo de administración del proyecto.
• Procesos orientados al producto: Especificación y creación del producto del proyecto desarrollados por el equipo de producción o ejecución, proveedores, contratistas, etc.

Ambos grupos de procesos interactúan a lo largo del proyecto.

Grupos de Procesos:

• Inicio: Definir un nuevo proyecto o nueva fase de un proyecto existente, obteniendo autorización para partir el proyecto o fase.
• Planificación: Establecer el alcance del proyecto, refinar sus objetivos y definir el curso de acción requerido para lograr los objetivos para los cuales el proyecto fue concebido.
• Ejecución: Completar el trabajo definido en el plan de gestión del proyecto para satisfacer las especificaciones de éste.

Puntos Clave a Recordar

• La Planificación es el más importante de todos los grupos de procesos.
• La Planificación es una actividad continua que parte con los conceptos iniciales hasta la entrega del producto. Los planes deben ser revisados regularmente a medida que se cuenta con más información.
• La ejecución se lleva la mayor parte del presupuesto.
• El proyecto debe ser monitoreado permanentemente, sobre una base regular.
• El control no se basa en un enfoque para el ejercicio del poder, se trata de comparar el estado actual respecto de lo planificado para tomar acciones correctivas a tiempo.
• El inicio y el cierre son reconocimientos “formales” y oficiales.