Gestión de la Producción de Eventos

Fases de Producción

Para gestionar eficientemente un evento, es crucial equilibrar el dinero, el personal y el tiempo. Las fases de producción incluyen:

• Fase Previa: Diseño del acto (definido por la agencia o empresa), recogida del briefing (documento del encargo), estimación de costes (basada en el presupuesto e idea), localización y diseño artístico (decoración, elementos y detalles).
• Guión y Estética: Considerar la presentación, iluminación y elementos diferenciadores. La mesa, por ejemplo, puede marcar la diferencia al contratar un profesional.
• Diseño de la Producción: Cronograma, presupuesto, producción artística, producción técnica, recursos humanos (talento, cualidades, habilidades), organigrama, descripción de puestos (funciones y cómo cubrirlas), comunicación y patrocinios.
• Producción: Producción artística, producción técnica, timing de montaje y desmontaje, plan de prevención de riesgos laborales, plan de emergencia, seguridad (pública y privada), control de acceso, compras (servicios, personal, materiales) y regiduría (control de tiempos y secuencia del evento).
• Ejecución: Montaje, pase técnico (música, luces, vídeos), ensayo, traslados, hospedaje, acompañamiento, recepción y acomodación de asistentes/invitados, realización del acto, despedida, desalojo y desmontaje.
• Cierre de Producción: Supervisión del desmontaje, cierre provisional de presupuesto, valoración general (individual o conjunta), agradecimientos, recepción y aprobación de facturas, cierre definitivo del presupuesto y cierre del proyecto.

El Presupuesto

El presupuesto debe ser lógico (si no se proporciona, debe crearse), detallado (especificar cada elemento: sillas, micrófonos, escenario, moqueta, etc.), preciso (con exactitud, indicando si es aproximado y puede variar) y argumentable (con explicación y datos).

Se compone de:

• Partida (ej. audiovisual)
• Cuenta de cargo (ej. sonido, luz, vídeo)
• Concepto
• Proveedor
• Unidades (ej. número de mesas)
• Coste unitario (sin IVA)
• Coste total
• Margen
• Precio de venta al público (coste + margen)
• Tipo de IVA
• Total (con IVA)

Recursos y Técnicas de Gestión I: Negociación y Resolución de Conflictos

Planteamiento de Negociación

• Reflexión y concreción previa
• Recopilación de información (datos, riesgos, posibilidades)
• Conocer el objetivo y los límites (propios, del cliente, de la situación y del contexto)
• Planteamiento de la relación humana
• Negociación (considerando las necesidades de ambas partes)

Resolución de Conflictos

• Sensibilidad (empatía)
• Rapidez
• Sinceridad y honestidad
• Asertividad (comunicar sentimientos/conocimientos de forma educada y correcta, sin personalizar, resolviendo el conflicto sin agravarlo)
• Pragmatismo (enfoque en el problema) y resolución (búsqueda de soluciones)

Oferta, Adjudicación y Contratación

• Concursos Públicos: Sistema de contratación de la administración pública. Se aprueban o desestiman en las mesas de contratación. Se preparan pliegos de condiciones con las necesidades, objetivos y tipo de contrato.
• Concursos Privados: La empresa realiza el briefing e invita a agencias. Hay más flexibilidad para modificar o entregar proyectos.

Recursos y Técnicas de Gestión II: Gestión de Proyectos

Identificación de Acciones

• Detallada (con precisión)
• Realista (acciones factibles)
• Asignación de responsables
• Conexiones con otras acciones
• Temporalización (cuándo ocurren las acciones)

Temporalización

• Realista (ubicación temporal precisa)
• Plazos mínimos y máximos (con margen de tiempo)
• Contrastada
• Contemplar la conexión entre acciones

Diagramas

Representan visualmente la información. Deben ser intuitivos, visuales, actualizables y entendibles.

• PERT (CPM): Fases con números en círculos, con rutas obligatorias o alternativas.
• CMV (Companys, Martí y Vergara): El tamaño de las flechas indica la duración de cada tarea y la finalización del proyecto. Permite la toma de decisiones.
• Diagrama de Gantt: Fácil de actualizar. Se puede organizar por meses, semanas, días, horas, combinando la coherencia con los detalles.

Gestión “Just in Time”

Se fabrica bajo pedido. Se utilizan servidores remotos (Google Drive, Dropbox), conferencias y videoconferencias (Skype), telefonía y WhatsApp.

Subfases de Diseño

• Recepción del encargo (briefing y propuesta de colaboración)
• Puesta en marcha del proyecto (entorno, objetivos y plazos)

Proyectores y pantallas de proyección: proyectores con LCD, DLP, LCOS, D-ILA.