La planificación de recursos humanos (RRHH) consiste en racionalizar y optimizar la estructura humana de la organización, para prevenir necesidades futuras mediante la aplicación de criterios de rentabilidad, y permitir a la organización contar con el número de personas necesarias en cada momento, con las calificaciones requeridas y en los puestos de trabajo adecuados. Para ello, la organización ha de proveer flujos de RRHH:
Flujos de RRHH
- Hacia dentro de la organización: reclutamiento, selección, incorporación, socialización, etc.
- Su desarrollo y evolución dentro de la misma: formación, desarrollo, crecimiento profesional, carrera, promociones, etc.
- Hacia el exterior de la misma: bajas, jubilaciones, etc.
Consecuencias de una mala planificación de RRHH
Si no se realiza una correcta planificación de RRHH, la organización tendrá problemas:
- Personal excedentario: que no tiene ocupación, por lo que genera costes sin contraprestación: pérdida de rentabilidad.
- Déficit de RRHH: provoca incapacidad y retraso en la actividad laboral, pérdida de beneficios económicos y sociales.
Planificación de RRHH (P.R.H.)
Antes de planificar es necesario tomar medidas de ajuste interno para proceder a la clarificación de necesidades:
- Optimización de plantilla o eficiencia administrativa.
- Analizar la estructura humana de la que se dispone.
2.A) Optimización de la Plantilla
- Tiempo básico de producción: tiempo necesario para obtener una unidad de producto o prestar un servicio si el diseño previo fuese correcto, el método de elaboración fuese el adecuado y se desarrollara sin ninguna pérdida de tiempo.
- Tiempo productivo directo
- Tiempo productivo indirecto
- Tiempo improductivo imputable a la organización
- Tiempo improductivo imputable al empleado
- Tiempo productivo directo: tiempo que dedica una persona a las tareas normalmente establecidas para un puesto.
- Tiempo productivo indirecto: tiempo que dedica una persona a las tareas necesarias para las funciones directas del puesto, pero que no son esenciales, ni constituyen la razón de ser de ese puesto.
- Tiempo improductivo imputable a la organización: Tiempo adicional por errores, deficiencias o defectos de diseño en el producto, en el proceso, por deficiencias en el método de prestación o elaboración, por una mala organización y planificación de la producción.
- Tiempo improductivo imputable al empleado: absentismo, faltas de puntualidad, ausencias injustificadas, lentitud en el trabajo.
¿Cómo mejorar la optimización de la plantilla?
- Reduciendo la importancia de tareas preparatorias:
- Orientar la actividad hacia los resultados.
- Diseñar sistemas de información y mejorar los procesos de trabajo, etc.
- Reduciendo tiempos improductivos:
- Mejorando los niveles de absentismo, índices de impuntualidad, etc.
- Eliminar errores, duplicidades, cuellos de botella, etc.
- Reducir tiempos muertos, etc.
2.B) Análisis de la Organización Humana
Se trata de analizar si la organización cuenta con la estructura humana óptima:
- Estructura socio-demográfica de la fuerza de trabajo:
- Edad, sexo, formación, experiencia profesional, antigüedad en el puesto, jornada laboral.
- Estructura de los puestos actuales:
- Denominación del puesto.
- Carácter instrumental o finalista.
- Régimen estatuario de los puestos:
- Funcionarial, laboral o eventual.
- Grupo y escala.
3. Previsión de las Necesidades de Recursos Humanos
- Se trata de calcular de modo aproximado la fuerza de trabajo que se necesitará en un futuro.
- Factores que influyen:
- Del entorno: variaciones en la demanda, cambios sociales, cambios políticos, cambios de legislación, etc.
- De la organización: objetivos a corto plazo (c/p) y a largo plazo (l/p): nuevos productos, cambios en la gestión, etc.
- Vegetativos: bajas por el transcurso del tiempo (jubilación), hechos fortuitos (fallecimientos, accidentes, maternidad), decisiones voluntarias del trabajador o la organización (excedencias, bajas voluntarias y despidos).
3.A) Previsión de las Necesidades de RRHH a Corto Plazo
- Es aquella que considera la evolución de la plantilla afectada exclusivamente por los determinantes de tipo vegetativo.
- Parte del conocimiento cuantificado de las variaciones normales de la plantilla.
- Etapas:
- Plantilla existente a principio de año.
- Reincorporaciones.
- Bajas: excedencias, jubilaciones, etc.
- Cálculo plantilla prevista a final de año.
- Plantilla teórica necesaria para el año.
- Necesidades de personal.
3.B) Previsión de las Necesidades de Recursos Humanos a Largo Plazo
- Permite establecer el marco en que se integrará el corto plazo previsión deslizante: las modificaciones a corto plazo permiten redefinir año a año las previsiones a medio plazo (m/p) y largo plazo.
- Existen dos grupos de técnicas:
- Cuantitativas: extrapolación de tendencias, métodos de regresión, programación lineal, etc.
- Cualitativas: técnica Delphi.
4. La Flexibilidad y su Planificación
- Es la capacidad que tienen las organizaciones para adaptarse con rapidez a los cambios que se producen en su entorno.
- Instrumentos de flexibilización en la jornada de trabajo:
- Horas extras.
- Trabajo a tiempo parcial.
- Jornada diaria/semanal flexible.
- Horas complementarias compensadas con tiempo libre.
- Cómputo anual de la jornada.
- Trabajo a turnos.
- Diseño del plan de vacaciones.
- Flexibilización del puesto de trabajo y de las competencias:
- Trabajo compartido: Job sharing y Jubilación a relevo.
- Flexibilización de competencias: empleados polivalentes, de sustitución, etc.
- Flexibilización en el contenido del trabajo: puestos multitarea, asignación a puestos temporales, etc.
- Flexibilización en el lugar de trabajo: teletrabajo, movilidad entre diferentes centros de trabajo.
- Planificación flexible de efectivos:
- Redistribución de efectivos.
- Bolsa de trabajo interna.
- Planificación flexible de la movilidad:
- Planificación flexible en las formas de gestión: automatización mediante cajeros automáticos, instancias y solicitudes mediante correo electrónico, etc.
- Externalización de servicios.