1- Rutinas del Regidor Tras la Finalización del Espectáculo
Una vez finalizada la representación, después de que el público abandone la sala y ya con el telón abajo, el regidor ordena el encendido de la luz de trabajo del escenario.
Las distintas secciones realizan las tareas finales del espectáculo representado: Recogida de utilería, recogida de los elementos del vestuario para su lavado, limpieza del escenario en el caso de que sea necesario, etc.
En algunas producciones el regidor puede ser el encargado de ordenar la subida del telón una vez que el público haya abandonado la sala, de ordenar el apagado de la luz de sala y de ordenar la bajada del telón antiincendios. También es posible que deba asistir al desmontaje tras la última de las representaciones.
Tras la finalización es conveniente conversar con el ayudante de dirección (es la persona que se encarga habitualmente del seguimiento artístico de las representaciones) y comentar las posibles incidencias que se hayan podido producir.
Debe recoger todas las herramientas necesarias para su trabajo y junto al libro de regiduría y la documentación que haya manejado guardar todo en el pupitre de regiduría, en su taquilla o despacho. Siempre bajo llave.
Antes de abandonar el teatro debe acudir al tablón de anuncios y leer la tablilla para comprobar horarios de trabajo y tareas a realizar al día siguiente. Aunque normalmente la tablilla suele firmarla el ayudante de dirección, también puede ser firmada por el regidor.
2- Realización de Informes o Partes Diarios de la Función
El regidor debe redactar un informe o parte diario de la función tras la finalización de cada una de las representaciones. Es un documento sencillo, de una sola página, que debe recoger información del tipo:
- Nombre de la producción
- Nombre del teatro y/o de la sala (en el caso de que el teatro cuente con más de una sala)
- Fecha de actuación
- Hora de comienzo y hora de finalización
- Duración de los descansos
- Evaluación general de la representación
- Incidencias acerca del elenco
- Incidencias acerca del equipo técnico (se incluye regiduría)
- Incidencias técnicas
- Nombre y firma del regidor
Decidir qué incidencias se consideran reseñables para que figuren en el informe es decisión del regidor y de su equipo, aunque se puede hacer una tipología en función de su gravedad.
Incidencias Leves
Son las que no tienen repercusión en el resultado final y que no suponen una alteración en la representación (pequeñísimos retrasos en entradas o salidas a escena, pequeños desajustes en el cambio de decorados, que se funda alguna lámpara durante la función, olvidos de texto o “morcillas” por parte de los actores, etc. El regidor tiene que valorar si es conveniente reseñar o no la incidencia, en ocasiones basta hablarlo con los implicados, en otras ocasiones puede que la reiteración de una determinada conducta sí haga aconsejable su anotación por escrito.
Incidencias Graves
Son las que sí suponen una alteración importante en el desarrollo de la representación, aunque no provoquen la interrupción del espectáculo. Pueden ser olvidos de textos significativos, averías importantes, accidentes, etc. Deben ser reseñadas y hacer un seguimiento para saber que se van a resolver.
Incidencias Muy Graves
Son las que provocan la interrupción y/o la suspensión del espectáculo.
Lo habitual es que sea el ayudante de dirección la persona que reciba esta información una vez terminada la función, aunque el informe como tal tiene que llegar al responsable del departamento al que esté adscrito jerárquicamente el regidor, lo habitual es que sea la Dirección técnica o el Departamento de Producción.
3- Resolución de Incidencias
Resolución de Incidencias en el Ámbito Artístico
Accidentes o percances, dentro o fuera del escenario, indisposiciones por enfermedad o problemas personales pueden suponer la sustitución del intérprete. La decisión que se adopte hay que consensuarla con la Dirección artística y con la Dirección de producción.
Otra incidencia puede ser la falta de disciplina o comportamiento inadecuado de algunos de los intérpretes durante la representación. Aunque estas conductas no afecten al resultado artístico esperado, sí es necesaria una llamada de atención.
Resolución de Incidencias en el Ámbito Técnico
Una vez detectada la incidencia (ej. mal manejo de decorados y telones por parte del personal encargado) hay que comunicarla a la Dirección técnica para que se resuelva a la mayor brevedad.
En ocasiones esta incidencia responde a la necesidad de realizar nuevos ensayos técnicos. En este caso el regidor tiene que valorar si debe realizar convocatoria para los mismos aunque siempre con el consentimiento de la Dirección artística de Producción y de Dirección técnica.
Otro tipo de incidencias pueden ser las relacionadas con rotura de focos, proyectores, mal funcionamiento de plataformas, etc.
4- Elaboración del Libro de Regiduría Final
Esta etapa comprende tres aspectos:
1. Valorar la Rentabilidad del Proyecto
Valorar la correlación existente entre la inversión económica realizada en acciones comerciales y de promoción y los beneficios obtenidos.
La supervisión de los resultados parciales y totales de las representaciones del espectáculo permite detectar las contingencias aparecidas durante el proceso de comercialización y promoción de la obra y la adopción de medidas a aplicar durante el proceso o para aplicar a futuros proyectos.
Los resultados parciales y totales obtenidos en la venta de entradas y el funcionamiento del sistema informático empleado durante el periodo de explotación del espectáculo, se valoran para tomar medidas que optimicen el proceso de comercialización durante el curso de la representación, o para su consideración en la planificación de nuevos proyectos.
El seguimiento del cumplimiento de las condiciones reflejadas en las cláusulas de los contratos acordados con los espacios de representación se supervisa informando de sus resultados para la adopción de medidas que puedan aplicarse en el curso del proceso de representación, o para tenerlas en cuenta en la realización de contratos futuros.
Las acciones de promoción del espectáculo realizadas se contrastan con los resultados conseguidos en términos de asistencia de público a las representaciones, presencia mediática y repercusión social, entre otros, para valorar su eficacia en la rentabilidad económica y de imagen del espectáculo y de la compañía, con objeto de considerarlas en la optimización de futuros proyectos.
2. Organizar y Realizar el Cierre de la Producción
Organizar y realizar el cierre de los aspectos técnicos, logísticos, administrativos, económicos y fiscales de la producción, supervisando la finalización de todos los procesos.
El ordenamiento y almacenamiento del material artístico, decorados, figurines y atrezzo, se supervisa asegurándose de la comprobación de su estado y de la adopción de medidas para su conservación, procediendo, en su caso, a la devolución de los materiales alquilados a las empresas propietarias y a la recuperación de las fianzas depositadas.
El ordenamiento y almacenamiento del equipamiento técnico se supervisa asegurándose de la comprobación de su estado y de la realización de las tareas de mantenimiento y reparaciones pertinentes, procediendo, en su caso, a la devolución de los equipos alquilados a las empresas propietarias y a la recuperación de las fianzas depositadas.
El plan logístico de regreso a los lugares de origen del personal artístico y técnico se gestiona coordinando su cumplimiento en las condiciones establecidas.
El apoyo a la realización del cierre administrativo de la producción se lleva a cabo mediante: La transmisión al departamento contable y administrativo de las órdenes de pago a proveedores, artistas y técnicos contratados o autónomos, según contratos o acuerdos establecidos. La justificación de las subvenciones recibidas por organismos públicos o privados. La justificación de los ingresos de las representaciones realizadas: caché y/o porcentaje de taquilla. La entrega a cada trabajador de su finiquito, carta de finalización de contrato y certificado de retenciones.
El apoyo al cierre financiero de la producción se realiza mediante el control de: El pago de las deudas pendientes. La facturación de los cobros pendientes. La realización del balance de ingresos y gastos.
El apoyo al cierre fiscal y tributario de la producción se realiza mediante el control de: El pago del IVA retenido. El pago del I.R.P.F. La liquidación de la Seguridad Social de los trabajadores. La declaración, preparación y liquidación, si procede, de los beneficios empresariales.
3. Realizar la Valoración del Balance Final del Proyecto
Realizar la valoración del balance final del proyecto, recopilando y organizando la documentación generada durante la elaboración del espectáculo para su utilización como fuente documental y base de optimización del proyectos futuros.
La información documental generada y recibida a lo largo del proceso de preparación, montaje, ensayos, estreno y gira del espectáculo en vivo o evento, se recopila para su archivo, análisis y valoración.
6- Selección de Materiales para su Archivo y Catalogación
La información documental generada y recibida a lo largo del proceso de preparación, montaje, ensayos, estreno y gira del espectáculo en vivo o evento, se recopila para su archivo, análisis y valoración según criterios de unificación tales como:
Documentación Técnica
Libreto de dirección, libreto de regiduría, libreto de sonido, diseños y planos de luces, planos de decorados, listados de utilería, fichas técnicas de los espacios de representación, listado de recursos humanos, listado de proveedores, entre otros.
Documentación de Distribución
Listado de actuaciones, listado de programadores teatrales, entre otros.
Documentación de Promoción
Reportajes fotográficos, vídeos y otros materiales audiovisuales, críticas, reportajes y entrevistas aparecidos en distintos medios, fuentes y formatos, entre otros.
El dossier del espectáculo, realizado a partir de la recopilación de la documentación generada a lo largo del proceso de producción, facilita las acciones futuras de promoción de la compañía, incrementando su prestigio y notoriedad. Este dossier se entrega a producción para su archivo y para su uso en posteriores representaciones.