¿explica los tipos de correspondencia en las empresas y entidades?

-correspondencia de entrada es la que recibe la organización hay que recepcionarla clasificarla registrarla y distribuirla de un modo que garantice su puntual recepción y circulación interna

-correspondencia de salida es la que envía la empresa   hay que recogerla de los diferentes servicios  clasificarla, registrarla y enviarla en los plazos y formas requeridas.

-correspondencia internaes la que circula dentro de la propia organización es distribuida dentro de los mismos servicios departamentos o personas de la entidad

¿explica las etapas en el tratamiento de la correspondecia de entrada?

-recepción:es el momento en el que se recibe la correspondencia y otros tipos de envío postales verificar su estado e informar de posibles daños

-registro:la correspondencia y la paquetería se registran conforme a las normas internas de la empresa

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Clasificación

Hay que clasificar el correo y la paquetería recibida de acuerdo con los criterios establecidos

-distribución:el correo y la paquetería se reparten a los destinatarios en tiempo y forma precisos

¿explica las etapas en el tratamiento de la correspondecia de salida?

-elaboración:la elaboración de la correspondencia incluye la redacción firma y preparación de los anexos que puedan acompañarlas

-recogida:se recoge correspondencia que los diferentes departamentos de la empresa u organismos publico quieren enviar

registro:la correspondencia de salida a la igual que la de entrada se registra de acuerdo con la norma internas de la organización

-envío:la correspondencia se envía al servicio de correos o a la agenia de mensajería para que la remita al destinatario

el certificado digital y las normas de seguridad de la correspondencia?

-el certificado digital es la identificación digital de la persona es decir el medio electrónico de asegurar la identidad del usuario

-las normas de seguridad:la ley orgánica 16/1999 de protección de datos nos indica que debemos mantener en secreto la información recibida que debemos destruir los documentos confidenciales cuando ya no sean necesario

¿el archivo concepto razones y objetivos?

-al conjunto ordenado dedocumentos producido en el ejercicio y desarollo de unas funciones o actividades concretas

-al lugar donde se ordenan clasifican y guardan los documentos de interés para una persona o institución

-a la institución organismo o departamento encargado de conservar documentos de interés publico o privado

Razón

-se pueden recuperar documentos de vital importancia para la empresa

-el archivo debe adaptarse en todo momento a la empresa y al servicio de todos sus departamentos

-la empresa puede necesitar esta información para la toma de decisiones o los documentos pueden servir como elementos probatorio al defender un hecho ante un tercero

-la ley obliga a conservar determinadas documentación de la actividad empresarial

Objetivo

-los documentos deben ser guardados y ser conservados correctamente

-cualquier archivo debe garantizar la fácil y rápida localización de todo documento guardado en el

-mediante la labor de archivo la empresa puede controlar la información que entra y sale de la misma

tipos de archivos empresariales?

-activos:documentos ocupados frecuentemente por lo que deben localizare en un lugar accesible y cercano al puesto de trabajo para evitar perdidas de tiempo innecesarias

-semiactivos: se guardan documentos de poca actividad que han sido retirados del archivo activo por haber realizado la operación relacionada con ellos

-inactivos:contienen documentos que rara vez son consultados así como documentos sin utilidad en el dia a dia de la empresa con valor tan solo legal

¿la clasificación de documentos requisitos y sistemas?

-debe ser fácil comprender para que cualquier persona que no este familiarizado con el sistema pueda encontrar información sin problemas

-debe ser sencillo de aplicar reduciendo la posibilidad de una mala interpretación

-no debe ser ambiguo in sistema de clasificación siempre debe tener respuesta a una posibilidad clasificación y ordenación de documentos

-ha de permitir futuras ampliaciones derivadas de ka entrada de doocumentos nuevos tiene que posibilitar la localización rápida y eficiente de documento

¿sistema alfabético?

clasifica los documentos según el orden establecido por el alfabeto cada documento tiene una palabra clave que le sirve como referencia sobre la cual se establece la ordenación de modod descendente o ascendente

ventajas:esta muy extendida porque es muy sencilla de aplicar, al basarse en el alfabeto, permite una localización rápida y sencilla de la documentación

-inconvenientes: este método proviee de la dificultad que pueda surgir al localizar algunos documemtos porque tenga una palabra clave poco representativa

sistema numérico?

ordena los documentos según un numero naturaldeterminadoy siguiendo un orden ascendente o descendente

-ventajas: del sistema numérico que se evita duplicidades se puede archivar sin ningún tipo de problemas un numero ilimitado de documentos y si un documento se extravía e fácil localizar su falta

-inconvenientes: el sistema de ordenación numérica dificulta intercalar documentos y en algunos casos obliga a crear listados auxiliares sobre los cuales basar la localización de los mismos

sistema cronológico?

de clasificación de documentos orden y archiva en función de una determinada fecha puede ser el determinada fecha relacionada con ellos

-ventajas: su sencillez y rapidez en la colocación de documentos

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Inconveniente

Casos en que las fechas no sea un dato determinante para la localización de datos se hace necesario establecer un indice auxiliar

¿sistema geográfico?

permite ordenar la documentación en funcionde un lugar o una dirección que puede ser el domicilio  de la empresa o persona emisora o receptor del documento en el lugar desde que fue recibido  o bien donde se recibe la mercancía

-ventaja: de este siste se encuentra su flexibilidad ya que permite intercalar subdivisiones

-inconvenientes no es recomendable para archivos con mucha documentación

¿sistema temático?

clasificación de archivos por materias agrupa los documentos por temas o asuntos , necesita otro sistema de ordenación posterior para los documentos contenidos en cada uno de los grupos

-ventajas: de este sistema es su rapidez y en la flexibilidad para intercalar documentos

-inconvenientes hay que destacar un documentos puede puede tratar dos o mas temas preestablecidos por la clasificación