CLASIFICAR Y ORDENAR.. ¿PARA QUÈ?:

Clasificar:

Agrupar elementos por clases.

Ordenar:

Colocar elementos de acuerdo a un orden establecido.

Archivo: (1)

Conjunto ordenado de documentos que una persona, una sociedad, una institución.. Producen en el ejercicio de sus funciones o actividades.

(2)

Lugar donde se custodian los documentos.

(3)

Espacio que se reserva en el dispositivo de memoria de ordenador para almacenar porciones de información que tienen la misma estructura y que pueden manejarse mediante una instrucción única. La clasificación y ordenación de los documentos son la base del funcionamiento de los archivos, que contienen información.*El criterio de clasificación y ordenación adoptado deberá: -Ser el más adecuado al tipo de documentos que se manejan. –Resultar sencillo y no presentar casos de ambigüedad. – Facilitar la localización rápida y eficiente de documentos. –Permitir ampliaciones futuras.

EL SISTEMA ALFABÉTICO

Es uno de los métodos más sencillos y de uso más garantizado. Consiste en clasificar y ordenar tomando referencias las letras de alfabeto, respetando la secuencia del mismo.

PALABRA ORDENATRIZ

Cuando el nombre se compone de varias palabras, hay que determinar cuál es la principal, o palabra ordenatriz.

NOMBRES DE PERSONAS FÍSICAS

Están compuestos por nombre y apellidos. El primer apellido es palabra ordenatriz que se toma como guía. Los nombres que tienen igual el primer apellido se ordenan por el segundo, y si este también coincide, por el nombre propio.

NOMBRES DE EMPRESAS ODE INSTITUCIONES.–
Cuando la denominación social incluye un nombre propio: Se sigue el mismo criterio que en el caso de los nombres de las personas físicas, tomando el primer apellido como palabra ordenatriz. -Palabra genérica como parte de la razón social: Los nombres incluyen alguna palabra genérica, que no debe tenerse en cuenta en la clasificación ya que aporta poca información otras empresas podrían contener esa misma palabra genérica en su denominación. –Nombre de organismos o de instrucciones: En estos casos sí toma como palabra ordenatriz el nombre genérico. –Empresas conocidas por las siglas: La regla general es clasificarlas por el nombre completo, muchas veces son más conocidas por las abreviaturas o siglas. –Nombre de empresas extranjeras: Se toma como palabra guía la primera que aparece en el nombre.

VENTAJAS E INCONVENIENTES DEL SISTEMA ALFABÉTICO

Las ventajas de este método se pueden resumir en las siguientes. -No requiere un aprendizaje especial, ya que el alfabeto es conocido de todos. – Es abierto y permite la ampliación, porque se pueden añadir e intercalar nuevas fichas o carpetas, sin necesidad de mover el resto. –Sencillez, ya que para clasificar se emplea un solo criterio, y no presenta subdivisiones. –Se adapta a todo tipo de documentos.
Inconvenientes de este método serían los siguientes: -Hay que determinar previamente la palabra clave o palabra ordenatriz. Los criterios para designar dicha palabra clave no son universales ni unánimes.

–Al extraer un documento de una carpeta, o una ficha de un fichero, hay que dejar una señal en un lugar. en caso contrario no se notaría su ausencia.

¿COMO SE REALIZA LA CLASIFICACION NUMERICA?:

Se realiza por orden de llegada, y no esta en relación con el contenido de la información. Este es un sistema indirecto que suele adoptarse conjuntamente con algún otro.

VENTAJAS E INCONVENIENTES QUE PRESENTA EL SISTEMA NUMERICO:

VENTAJAS: 1)

Es un método muy sencillo, solo hay que seguir la sucesión natural de los números.

2)

Es ilimitado, como lo son los propios números.
3).Una vez asignada la clave numérica a un documento o expediente, no es posible confundirlo

. 4)

Cuando se toma un documento, como van correlativos, su falta es evidente y nos es necesario dejar ninguna señal para advertirlo.

DESVENTAJAS: 1)

Si se desconoce el numero-clave de un documento, es muy difícil se localización.

2)

Este sistema obliga a tener índices o fichas adicionales a la propia documentación, para evitar el efecto descrito anteriormente

. 3)

No permite intercalar nuevos documentos.

4)

No todos los documentos se adaptan a este sistema. 

EL METODO ALFANUMERICO:

SE BASA EN: Es un sistema mixto, que se apoya en los alfanúmeros, claves compuestas de letras y números.

Permite muchas variantes

1)Letras seguidas de números. 2)Numeros seguidos de letras. 3)Una sola letra y varios números. 4)Varias letras y varios números, etc. 

El método de ordenación a seguir varia en función del alfanúmero:

1)En el caso de claves compuestas por letras y números, el primer criterio será el alfabetico, y el segundo el numérico.

2). En los casos en que aparece primero el numero y luego letras, el primer criterio para ordenar será el numérico y el segundo alfabetico.

CRITERIO CRONOLOGICO:FORMA DE CLASIFICAR:

El elemento base de la ordenación es la fecha de los documentos. Se comienza a ordenar por el año, después de un mes y finalmente el dia, en sentido ascendente o descendente.

VENTAJAS E INCONVENIENTES DEL SISTEMA CRONOLOGICO:

Ventajas:

1)Sencillez y rapidez. 2)No es cerrado y permite la ampliación e inclusión de nuevos documentos, sin que se altere el orden. 3)No requiere la utilización de índices ni fichas auxiliares.

Desventajas

1)Es imprescindible conocer la fecha del documento que se esta buscando. 2)Cuando se extrae documentación hay que dejar un testigo en el lugar correspondiente a la misma, pues en otro caso no sabremos que faltan documentos.

EL SISTEMA GEOGRAFICO:  FORMA DE CLASIFICACION:

Se ordena la documentación de acuerdo con los lugares geográficos asociados a la misma. Es otro de los sistemas compuestos, ya que implica varias clasificaciones sucesivas: país, región o zona geográfica, comunidad autónoma, provincia, localidad, calle, etc.

VENTAJAS; INCONVENIENTES DEL SISTEMA GEOGRAFICO:

Ventajas

: 1)Metodo sencillo, solo requiere conocer la población de referencia. 2)No necesita índices auxiliares ni fichas complementarias. 3)Indicado cuando se dispone de una organización geográfica, o por zonas para agrupar clientes o proveedores. 4) La documentación queda clasificada por grupos fácilmente identificables, de acuerdo con la población, provincia y comunidad.

5)Es un método abierto que permite la ampliación. 6)Puedeconvinarse con otros criterios como el numérico, el cronológico, etc.

Desventajas:

Como se deriva del método alfabetico, presenta algunas de sus desventajas. 1)Hay que designar la palabra ordenatriz para los nombres compuestos. 2)Requiere que se indique con una marca cuando se extraen documentos o expedientes. 3)No resulta adecuado para archivos muy voluminosos.

CLASIFICACION POR MATERIAS O ASUNTOS

SE BASA EN agrupar la documentación de acuerdo con la materia, y a continuación ordenar la documentación de cada grupo siguiendo alguno de los sistema como el alfabético, numérico…

VENTAJAS Y DESVENTAJAS QUE PRESENTA EL SISTEMA

Ventajas–
La localización de documentos es rápida, ya que se ubican por la materia de la que tratan. *Resulta un sistema abierto que permite intercalar nuevos asuntos.

Desventajas

Con frecuencia, un mismo documento se refiere a mas de un asunto; en ese caso habrá que duplicarlo y colocar una copia en cada uno se los asuntos que este relacionado. -Hay que determinar previamente los asuntos que presenten suficiente entidad para constituir un apartado del archivo.

BUENOS HABITOS QUE SIMPLIFICAN EL TRABAJO:

Con los papeles conviene adoptar costumbres:
La primera es evitar la acumulación de montañas de papel en la mesa de trabajo, para simplificarlo, se deberá -Clasificar siempre los documentos. -Archivar los documentos cuando no hay que manejerlos de forma continua, habrá que guardarlos en el lugar que corresponde , para que podamos encontrarlos cuando se necesite.

-Ser selectivos con los papeles, conservar solo los necesarios, los que aportan utilidad -Evitar hacer copias innecesarias.  ¡La segunda buena practica tiene que ver con el orden. Es fundamental no dejar papeles sueltos. Los papeles sueltos son muy peligrosos porque se pierden con facilidad, por eso conviene q cada papel tenga acomodo en su carpeta.
La tercera norma se refiere a los dispositivos de subjeccion. Si un grupo de documentos tiene que ir unido, no deben utilizarse elementos que puedan caerse.
La cuarta norma es fundamental para evitar el caos producto de la duplicidad: antes d abrir un nuevo expediente hay que asegurarse de que no existe.
La quinta pauta consiste en emplear códigos visuales para localizaciones rápidas •carpetas de diferente color para cada asunto. •Separadores •Etiquetas con anotaciones visibles.
La sexta norma consiste en marcar el lugar de un documento que se haya extraído, mediante testigos especialmente mas eficaces son los papeles adhesivos, de tamaños y colores variados, de un solo uso.
La séptima norma esta relacionada con la primera, hay que utilizar la técnica de expurgo, porque los papeles no se pueden conservar indefinidamente. Hay que eliminar todo lo que no sea útil cuando haya pasado el plazo que establece la ley.
Octava pauta hay que tener claro que archivar no es acumular. El archivo es un lugar en el que la documentación se guarda debidamente organizada y así debe permanecer hasta que se elimine.